Política de despesas: características e exemplo - Ciência - 2023

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UMA política de despesas É um formato que tem a função de servir de prova física de uma operação de saída de dinheiro de uma empresa ou negócio. É utilizado na contabilidade com o objetivo de descrever detalhadamente o movimento e geralmente vem acompanhado de outros comprovantes da operação.

Contabilidade é uma disciplina que visa controlar todas as transações que ocorrem em uma empresa ou negócio na entrada ou saída de dinheiro.

Isso significa que cada vez que uma despesa é feita, um investimento, salários ou outro tipo de despesas são pagas, ou ao contrário, recebam-se fundos para pagamentos de clientes e outras receitas, o departamento de administração da empresa deve deixar essas operações registradas em seu sistema de contabilidade.

Assim como uma pessoa deve pagar pelo que compra, uma empresa deve fazer o mesmo, embora de forma um pouco mais complexa, e por isso utiliza sistemas contábeis.

Para cada tipo de operação existe um formato de registo específico e as políticas de saída, explicadas no início, servem como comprovativo dos pagamentos efectuados.

Os referidos pagamentos são emitidos para os diferentes fornecedores de bens e serviços da empresa. Por exemplo, toda empresa requer serviços básicos, como eletricidade, conexão à Internet, água, etc.

Também é necessário comprar insumos para poder realizar seu trabalho: papelaria, material de escritório, veículos, etc., e no caso de empresas manufatureiras, é preciso adquirir a matéria-prima para fabricar seus produtos.

São muitos os pagamentos que uma empresa deve fazer para cumprir seu objetivo e cada um deles deve ser registrado. Além disso, cada pagamento ou retirada de dinheiro deve ser autorizado pelo (s) departamento (s) correspondente (s).

Características de uma política de despesas

As informações que devem ser incluídas em uma política de saída típica são as seguintes:

Cópia do cheque ou transferência eletrônica com que é feito o pagamento.
O conceito de pagamento, isto é, qual serviço, entrada, imposto, etc., está sendo cancelado.
Assinatura de aprovação do pagamento pelo departamento responsável.
Data em que o pagamento foi feito.
Valor ou valor total do pagamento.
Identificação do provedor.
A assinatura do provedor ou da pessoa que recebeu o pagamento.

É necessário anexar ao formato da política de saída outras provas, como:

A fatura do fornecedor (ou seu equivalente no caso de pagamento de impostos, pagamentos de salários e outros que não tenham fatura por sua natureza)
o ordem de compra, que é outro formato em que a solicitação é feita ao fornecedor para os suprimentos ou itens que são necessários. Por exemplo, se uma empresa precisa de folhas de papel, ela emite um pedido de compra para seu fornecedor de papelaria, solicitando um número específico de resmas ou pacotes de folhas.

Ao incluir esses documentos, fica mais fácil justificar os gastos e encontrar informações úteis em caso de erro na entrega dos itens adquiridos ou qualquer outro transtorno posterior.

Além disso, é conveniente manter os documentos relacionados em um único pacote, como uma forma eficiente de organizar os arquivos contábeis para facilitar a consulta futura e seu devido controle.

Exemplo

Abaixo está um exemplo de política de despesas ou política de cheques, como também é chamada em alguns casos:

Conceitos relacionados

Os campos localizados abaixo das caixas "conceito de pagamento" e "recebido por" são preenchidos com as informações correspondentes de acordo com cada uma das seguintes definições:

1. Conta

São códigos numéricos que identificam o tipo de movimento e sua classificação. Por exemplo, existem contas associadas a vendas, custos de produção, bancos, etc. As contas de ativos e passivos são geralmente classificadas.

2. Sub conta

São contas discriminadas, ou seja, mais específicas e detalhadas. Um exemplo seria:

Conta: 110 - Bancos

Subconta 1: 110.1 - Banco X

Subconta 2: 110,2 - Banco Y

3. Nome

Refere-se ao nome da conta como tal, e não ao seu código. No exemplo acima, seria “bancos”.

4. Parcial

É o valor detalhado correspondente a cada uma das subcontas incluídas na apólice. Se houver apenas uma subconta, não é necessário especificar esse valor.

5. Débito e crédito

Toda conta contábil é representada por escrito como um “T”, ou seja, como uma tabela com duas colunas, na qual o nome da conta e seu valor correspondente são registrados em uma ou outra coluna (direita ou esquerda).

A coluna à esquerda é rotulada "Dívida" e a coluna à direita é rotulada "Crédito".

Conforme afirmado acima. Existem contas de ativos e passivos.

Os ativos são basicamente os ativos da empresa, tudo o que pode ser considerado sua propriedade. Os passivos são as dívidas.

As contas do ativo aumentam de valor pelos montantes inscritos na coluna "Dívida" e diminuem em "Crédito". O oposto ocorre com contas de passivo.

6. Total

Também é chamado de "Equilíbrio". É o resultado da subtração do valor do débito menos o crédito.

No que diz respeito aos quadros “Realizada por”, “Revisada por” e Autorizada por ”, são colocados os nomes ou assinaturas das pessoas envolvidas na emissão e aprovação da apólice. Isso pode variar de acordo com os critérios de cada empresa.

As caixas “Auxiliar e“ Diário ”indicam os nomes das pessoas que repassaram as informações aos Livros Assistente Y Diário, que são outros tipos de registros que fazem parte de todo o sistema contábil.

O Número da Apólice é uma forma de identificar o documento para que esteja relacionado às políticas anteriores, ou seja, são números consecutivos. Cada empresa pode criar sua própria nomenclatura a respeito desse aspecto.

Atualmente, existem sistemas informatizados de contabilidade que facilitam o registo das operações realizadas pelas empresas.

É importante que cumpram os requisitos estabelecidos pelas autoridades fiscais de cada país.

Referências

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O que é o Crédito em Contabilidade? Recuperado de: reviso.com
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O que é um voucher? Recuperado de: accountingtools.com
Qual é a diferença entre uma fatura e um voucher? Recuperado de: accountingtools.com