Escritório no mundo dos negócios: funções, equipamentos e materiais - Ciência - 2023

Contente

o escritório no mundo dos negócios representa a parte da empresa onde são processados os dados recebidos e emitidos, de forma a fornecer as informações exigidas pela organização para o normal desenvolvimento das suas operações ou atividades.

Sua importância se dá porque toda empresa que produz bens ou serviços, seja qual for o ramo em que se especialize, necessita de um conjunto de pessoas para dirigir a operação e cuidar das demais funções administrativas. A maioria dessas pessoas trabalha em escritórios.

O número de funcionários em um escritório pode variar, mas todas as organizações, independentemente do tipo ou tamanho, exigem que os funcionários de escritório lidem com as tarefas do dia a dia. Os trabalhadores de escritório administram muitos aspectos diferentes de uma empresa.

Esses aspectos incluem contabilidade, processamento de texto e dados, telecomunicações e outras atividades. Eles são necessários em todos os setores da economia, da manufatura ao transporte.

A tecnologia dá uma contribuição fundamental para o escritório: permite que uma maior quantidade de trabalho seja realizada em um menor período de tempo.

Características

- Os serviços importantes prestados pelo escritório incluem os serviços administrativos e outros serviços aos outros departamentos da organização, que não podem funcionar sem o escritório.

- O escritório é tão importante em uma organização quanto o cérebro do corpo humano. Portanto, o escritório é o cérebro da empresa. Ele coleta informações de diferentes fontes internas e externas, registra, organiza e analisa para disponibilizá-las à gestão. Todos os tipos de informações, passadas e presentes, estão disponíveis no escritório.

- O escritório também atua como intermediário. Ele conecta o mundo externo com os diferentes departamentos e vice-versa. Todos os pedidos de vendas são recebidos através do escritório. Conecta a organização com clientes, fornecedores, governo e público em geral. As relações públicas são muito importantes em escritórios modernos.

- É o coração de todas as atividades empresariais; é como um centro nervoso administrativo. Informações sobre compras, vendas, finanças e comunicações são distribuídas a partir do escritório.

- É um centro de controle; é o meio pelo qual as políticas da empresa são executadas. Conforme a empresa cresce, cada líder tem autonomia para tomar suas próprias decisões e ações. Assim, cada departamento terá seu próprio escritório, para facilitar a gestão do delineamento de seus planos e políticas.

Algumas das principais ações realizadas nos escritórios são:

Encontros.
Chame atenção.
Combine a estratégia da empresa.
Combine os objetivos.
Organização de arquivos físicos e informáticos.
Suporte ao cliente.
Impressão e cópia de documentos.

Equipamentos e suprimentos

O equipamento de escritório evoluiu para permitir uma maior automação. Automação de escritório significa usar máquinas para fazer tarefas repetitivas e tediosas que as pessoas costumavam fazer. Os computadores também ajudam os trabalhadores a realizar seus trabalhos com mais rapidez e eficiência.

Entre os equipamentos que podemos encontrar em um escritório estão:

Sistema de telefone comercial e telefones fixos

São os principais meios de comunicação direta com clientes e fornecedores.

Computadores

Para processar informações, que atualmente são a força vital de qualquer escritório. Eles também são essenciais para a comunicação, graças ao e-mail.

Rede de computadores e conexão à Internet

Se as informações são a força vital da empresa, as redes de computadores são as artérias que canalizam essas informações por todas as áreas da empresa. Cabeamento Ethernet, roteadores e um modem são necessários para conectar a rede local à Internet.

Impressoras multifuncionais

Quando a informação é digital, queremos imprimi-la e, se for impressa, queremos digitalizá-la. Por outro lado, queremos recebê-lo ou enviá-lo por fax. Essas equipes fazem tudo.

Trituradores de papel

Ao gerar papel impresso, muitas vezes ele precisa ser destruído. O escritório é responsável pelas informações que detém.

Fotocopiadoras

Essencial para fazer cópias de documentos.

Projetores de vídeo e telas

Usado para apresentações na sala de reuniões.

Equipamento para comerciantes

Máquinas de ponto de venda e caixas registradoras.

Mobília

Dentro dos móveis de um escritório, podemos encontrar o seguinte:

Cadeiras
Mesas
Cubículos
Armários
Tapetes
Mesas de reunião

Material e material de escritório

Alguns dos materiais e suprimentos necessários para o funcionamento de um escritório são:

- Folhas de papel branco: usadas para impressão e fotocópia, para escrever notas curtas e para apresentações de flip chart.

- Papel em rolo: papel térmico para fax, fita adesiva, papel para ponto de venda.

- Formulários pré-impressos: faturas, declarações de impostos, recibos de pagamento, calendários de mesa.

- Etiquetas e papel adesivo: etiquetas para pastas, etiquetas de preços e post-its.

- Consumíveis para impressão: cartuchos de tinta e cartuchos de toner.

- Mídia de armazenamento portátil: pen drives e cartões de memória.

- Fixadores mecânicos: clipes de papel e tipo borboleta, grampos.

- Fixadores químicos: fita transparente, cola.

- Materiais de limpeza: esfregonas, lixeiras, lixeiras para reciclagem, vassouras, sabonete, ambientadores, desinfetantes, toalhas de papel e papel higiênico.

- Máquinas pequenas: perfuradores de papel, grampeadores, removedores de grampos, carimbos de borracha, numeradores e apontadores de lápis.

- Armazenamento físico: pastas, envelopes, caixas, estantes e organizadores de mesa.

- Materiais de escrita e correção: lápis, canetas, marcadores, fita corretiva, líquido corretivo e borrachas.

Exemplos de empregos em um escritório

Escritores / editores em sites e jornais

Escritores e editores, estejam eles na equipe de trabalho ou trabalhando em casa, trabalham em um escritório. Os escritores criam conteúdo para publicações impressas, páginas da web e blogs. Os editores corrigem o conteúdo que foi escrito.

Recepcionistas

Uma recepcionista está ocupada em um escritório recebendo clientes e fornecedores, escrevendo e-mails, atendendo ligações, recebendo mensagens, enviando e-mails, comunicando ligações para funcionários específicos e arquivando.

O representante de atendimento ao cliente deve ter conhecimento sobre o negócio para o qual trabalha, bem como seus produtos e serviços, a fim de ajudar os clientes. Você deve atender chamadas e e-mails, receber pedidos e emitir reembolsos.

Contadores

Contadores ou contadores trabalham em um ambiente de escritório. Suas funções incluem a preparação de impostos, pagamento de contas, recebimento de pagamentos, entre outros.

Gerentes

Os gerentes de escritório gerenciam o trabalho do escritório. Suas funções podem variar de contratar, demitir ou agendar o trabalho da equipe, delegar funções, treinar novos funcionários, criar e aplicar políticas de escritório, supervisionar a equipe de trabalho, resolver situações e manter sistemas de computador.

Chame a atenção - Call centers

As pessoas que trabalham em um call center devem atender ligações de clientes da empresa para a qual trabalham. Você precisa responder às suas perguntas, receber reclamações e processar pedidos.

Referências

Rob Waugh (2017). O que vem por aí em tecnologia de escritório? O telégrafo. Small Business Connect. Retirado de: telegraph.co.uk.
StateUniversity (2018). Negócios olhando para computadores e escritório - ESCRITÓRIO DE HOJE, A FORÇA DE TRABALHO DE NEGÓCIOS, TENDÊNCIAS NOS NEGÓCIOS, O MUNDO DAS FINANÇAS. Retirado de: careers.stateuniversity.com.
Lucy Kellaway (2013). Como o computador mudou o escritório para sempre. BBC Notícias. Retirado de bbc.com.
Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Gestão de escritório. Retirado de: en.wikipedia.org.
Yajaira Gutierrez (2012). Noções básicas de escritório. Retirado de: pedageducomercial.blogspot.com.
James Bucki (2018). Equipamento de escritório essencial para iniciar um negócio. O Balanço de Operações e Tecnologia. Retirado de: thebalance.com.