Círculos de qualidade: o que são e características deste método - Psicologia - 2023

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As empresas tendem a otimizar cada vez mais os seus processos e, para isso, surgem constantemente diferentes procedimentos que visam este objetivo.

Os círculos de qualidade são um bom exemplo disso. Ao longo deste artigo estudaremos detalhadamente todas as suas características, como se realiza e descobriremos quais são seus pontos fortes se decidirmos utilizá-lo em nossa própria organização.

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O que são círculos de qualidade?

Os círculos de qualidade referem-se a uma metodologia de negócios que busca a otimização de processos através de grupos de trabalhadores (os círculos) que colocam os diferentes problemas em comum e aspectos de melhoria que encontraram nos respetivos departamentos de forma a reunir diferentes ideias e chegar a soluções que permitam resolver o maior número de incidentes que detetaram anteriormente nas análises efetuadas.

Uma vez que os membros dos círculos de qualidade tenham alcançado esses acordos, o próximo passo seria transferir as ideias escolhidas para os chefes de cada departamento para que eles possam estudá-las cuidadosamente, verifique se a sua aplicação é viável e, caso concorde, implemente, alocando os recursos departamentais necessários para que os novos processos entrem em operação e seus efeitos sejam percebidos o mais rápido possível.

O que torna os círculos de qualidade tão eficazes e valiosos é que as informações fornecidas pelos trabalhadores dos diferentes setores da empresa são em primeira mão e espontâneas, são problemas que eles próprios observam e vivenciam no dia-a-dia. inferências ou deduções baseadas em dados de terceiros. Desta forma, informações valiosas estão disponíveis para melhorar os processos de qualidade.

Essa metodologia surgiu no Japão na década de 60, país sempre na vanguarda na implantação de novos procedimentos para melhoria da gestão da qualidade. O criador desse novo método foi o empresário e químico Kaoru Ishikawa. Desde sua criação, os círculos da qualidade não deixaram de ser implantados em muitas empresas asiáticas, demonstrando sua eficácia em organizações com o clássico corte cultural do Oriente.

No entanto, em sua origem não teve tanto sucesso no mundo empresarial ocidental, um problema relativamente comum quando se trata de exportar metodologias para áreas culturais muito diferentes.. Mas é um problema com solução, pois a questão é adaptar esses métodos à idiossincrasia do local onde queremos implementá-los. Com a adaptação cultural adequada, os círculos de qualidade são tão eficazes no Ocidente quanto no Oriente.

Caracteristicas

Nos círculos de qualidade, existe a figura do facilitador, pessoa responsável por coordenar o grupo e explicar a dinâmica a seguir. O facilitador oferece treinamento adequado na metodologia para o restante dos colegas. Todos os membros realizarão essas reuniões dentro do horário de trabalho, e o farão com certa regularidade., conforme acordado por todos e a prioridade dos temas a serem analisados em cada sessão.

Caberá ao facilitador apenas solicitar a participação dos diversos integrantes do círculo de qualidade e orientar o processo, mas nunca deverá avaliar as propostas que forem feitas, nem se pronunciar a favor ou contra alguma delas, devendo manter a objetividade em todas momento. Sim, estaria dentro de sua competência apaziguar possíveis situações de conflito que possam surgir entre os diferentes componentes, novamente instando os membros a continuarem com a metodologia.

Quanto ao tamanho do grupo, é recomendado que cada círculo de qualidade contenha pelo menos quatro participantes e tente não ser mais do que oito. Estes são os valores recomendados, mas o número total pode ser adaptado às características particulares da empresa, ao número de departamentos que possui ou se pretende tratar de casos particulares que impliquem a presença de mais trabalhadores na organização.

Dentre esses membros (já que a figura do facilitador é separada), um deve ser escolhido como porta-voz do grupo. Será ele quem, uma vez encerrada a sessão, fará aos diversos responsáveis dos departamentos o correspondente sumário com as medidas escolhidas. A autoria deste documento corresponde à equipe como um todo, não a ninguém em particular, pois as decisões foram tomadas em comum, portanto nenhuma assinatura individual será refletida.

Os círculos da qualidade voltarão a se reunir ciclicamente, de acordo com as necessidades da empresa, embora seja recomendado que haja pelo menos uma reunião a cada ano. Da mesma forma, a criação de outros círculos de qualidade independentes para lidar com diferentes questões pode ser incentivada, de modo que várias equipes trabalhando de forma complementar ao mesmo tempo e, assim, resolvendo vários problemas em menos tempo, o que otimiza ainda mais o procedimento.

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Implementação desta metodologia para organizações

Para implementar a metodologia dos círculos da qualidade, a primeira coisa que precisamos é a aprovação da direção da empresa, claro. Uma vez apresentado o plano, os responsáveis devem apoiá-lo e promover o bom funcionamento dos círculos no futuro, condição essencial para que prosperem, uma vez que sem a confiança dos líderes da empresa, não podemos esperar que os círculos de qualidade desenvolvam todo o potencial que contêm.

Assim que tivermos o sinal verde, deverá ser desenhado um programa de implementação adaptado às características da empresa, incentivando o aparecimento espontâneo das rodas, pois é o cenário ideal para o início deste programa. Todos os círculos de qualidade devem ser apoiados por uma organização independente que forneça todos os recursos necessários para o bom funcionamento, ao nível de espaços, materiais ou quaisquer outros meios necessários.

O próximo passo será escolher os facilitadores dos diferentes círculos de qualidade e dar-lhes o treinamento apropriado para que possam desenvolver as tarefas confiadas à sua figura. Neste momento, a empresa pode comunicar oficialmente a implementação desta metodologia a todos os trabalhadores para que todos que desejarem possam participar dos processos. É importante que todo o pessoal esteja ciente desta situação, pois uma das chaves para fazer funcionar os círculos da qualidade é a comunicação.

Em seguida, decida quais são as questões mais importantes e, portanto, a quais eles devem dedicar o tempo no início do programa. Você não precisa ser muito ambicioso e lidar com todos os problemas ao mesmo tempo, mas sim construir uma escala de prioridades e tentar resolver cada problema antes de passar para o próximo. Além disso, é importante que os primeiros problemas tratados tenham uma solução relativamente simples, pois começar com sucesso é fundamental para promover a implementação.

Tudo estaria pronto para iniciar os primeiros círculos da qualidade na empresa. Pode acontecer que nessas primeiras ocasiões os trabalhadores relutem em participar, talvez por causa dos temas propostos. Nesse caso, convém esperar um pouco para propor novamente a criação dos círculos, desta vez propondo questões diferentes, na esperança de que essa mudança motive os primeiros membros a fazerem sua aparição.

Conteúdo

Os temas a serem tratados nos círculos da qualidade são muito variados, principalmente dependendo do tipo de empresa e do setor em que está inserida. Porém, existem linhas gerais que são adequadas para várias empresas e isso pode ser um bom guia para começar a colocar a metodologia em prática. Da mesma forma, há também uma série de questões que nunca devem ser escolhidas como tópicos a serem discutidos nos círculos.

Como exemplos dos passíveis de ser escolhidos, teríamos que aumentar a qualidade do produto ou serviço oferecido, melhorar os canais de comunicação da empresa e coordenação interdepartamental, minimizar processos burocráticos, reduzir custos, oferecer atendimento cliente mais satisfatório , melhorar as condições de trabalho a nível ambiental (conforto, limpeza e segurança) ou encurtar os prazos, na medida do possível.

Mas já previmos isso existem tópicos que não são adequados para serem analisados pelos círculos de segurança. Por exemplo, nunca devemos discutir as condições de trabalho dos funcionários, questionar as capacidades dos líderes de equipe ou outros colegas, avaliar as estratégias de negócios que estão sendo executadas ou comentar sobre outra série de decisões da Empresa, como demissões ou promoções de certas pessoas.