Os 11 princípios de controle administrativo - Ciência - 2023

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o princípios de controle administrativo são as regras gerais a serem seguidas no processo de analisar se as ações estão sendo realizadas conforme o planejado e tomar as medidas corretivas necessárias para confirmar o planejamento.

Gerenciar significa tentar fazer o melhor uso dos recursos disponíveis para atingir o objetivo do negócio. Portanto, a administração inclui todas as operações da empresa.

Os controles administrativos são o conjunto de procedimentos necessários para a eficiência administrativa e econômica. Como parte integrante do sistema de controle interno de uma organização, seu objetivo é garantir a implementação completa e oportuna das políticas e planos da administração.

Alguns exemplos de controles administrativos incluem mudanças de procedimentos, treinamento de funcionários e instalação de sinais de alerta.

Os princípios básicos do controle administrativo podem ser agrupados em onze categorias, refletindo sua finalidade e natureza, estrutura e processo. Esses princípios de controle administrativo são detalhados a seguir.

Princípios básicos de controle administrativo

Princípio de garantia objetiva

O objetivo básico do controle administrativo é o alcance dos objetivos. Isso é feito detectando falhas nos planos.

Desvios potenciais ou reais dos planos devem ser suficientemente detectados para permitir uma ação corretiva eficaz.

Princípio de eficiência de controles

Um sistema de controle administrativo deve detectar e evidenciar as causas dos desvios dos planos com o mínimo de custos possível.

O princípio da eficiência é particularmente importante no controle, porque as técnicas tendem a ser caras e complicadas.

Um gerente pode estar tão absorto no controle que pode gastar mais do que o necessário para detectar um desvio. Os controles que interferem seriamente na autoridade dos subordinados ou na motivação daqueles que executam os planos são ineficientes.

Princípio de responsabilidade de controle

A principal responsabilidade pelo exercício do controle recai sobre o gestor responsável pela execução dos planos. Sua responsabilidade não pode ser revogada ou cancelada sem alterar a estrutura da organização.

A responsabilidade pelo controle deve ser atribuída a pessoas específicas em cada etapa da operação.

Este princípio simples esclarece o papel raramente compreendido de controladores e unidades de controle.

Essas agências atuam como um serviço que fornece informações de controle. No entanto, eles não podem exercer controle a menos que recebam autoridade gerencial e responsabilidade pelas coisas controladas.

Princípio de prevenção

O controle, assim como o planejamento, deve ser prospectivo e preventivo. Este princípio tem sido freqüentemente negligenciado, em grande parte porque o controle se baseia mais em dados estatísticos e contábeis do que em previsões e projeções.

Embora as previsões não sejam precisas, elas são melhores do que os registros históricos. Idealmente, um sistema de controle deve fornecer feedback instantâneo para corrigir desvios do desempenho desejado assim que ocorrerem.

Caso isso não seja possível, o controle deve ser baseado em previsões, de forma a prever desvios ao longo do tempo. Deve-se prestar mais atenção à prevenção de deficiências do que a corrigi-las depois que ocorrem.

Por exemplo, as previsões de caixa ajudam a manter os negócios sólidos ao prever e prevenir a escassez de dinheiro.

Princípio de controle direto

A grande maioria dos controles em uso hoje se baseia no fato de que os humanos cometem erros. Eles são freqüentemente usados como verificações indiretas para detectar erros, geralmente após o fato.

Sempre que possível, devem ser utilizados controles diretos com o objetivo de prevenir erros. Melhorar a qualidade dos gerentes pode minimizar a necessidade de controles indiretos. Gerentes de alta qualidade cometem poucos erros e desempenham todas as suas funções da melhor maneira possível.

Princípio de reflexão de planos

O controle é a tarefa de garantir que os planos sejam executados com eficácia. Portanto, as técnicas de controle devem refletir a natureza e estrutura específicas dos planos.

Quanto mais claros e abrangentes forem os planos da organização e quanto mais controles forem projetados para refletir esses planos, mais eficazes serão os controles no atendimento às necessidades.

Por exemplo, o controle de custos deve ser baseado em custos planejados de um tipo definido e específico.

Pricomeço da pirâmide

Os dados de feedback devem ser relatados primeiro na base da pirâmide; isto é, para supervisores e até mesmo para o pessoal operacional nos níveis mais baixos.

Isso dará aos funcionários a oportunidade de controlar suas próprias situações, além de acelerar as ações corretivas.

Princípio de adequação organizacional

Um sistema de controle administrativo se ajusta à área de autoridade administrativa e deve refletir a estrutura da organização.

Quando o sistema de controle administrativo é adaptado à estrutura da organização, ele determina a responsabilidade da ação e facilita a correção dos desvios dos planos.

Da mesma forma, as informações para avaliar o desempenho em relação aos planos devem ser adaptadas à posição do gerente que as usará. Em outras palavras, todos os números e relatórios usados para fins de controle devem ser em termos da organização.

Princípio da individualidade dos controles

Os controles são eficazes quando são consistentes com a posição, responsabilidade operacional, competência e necessidades do indivíduo em questão.

O escopo e as informações detalhadas exigidas variam de acordo com o nível e a função da administração.

Da mesma forma, diferentes gerentes preferem diferentes formas e unidades de relatório de informações. Portanto, os controles devem atender aos requisitos individuais de cada gestor.

Princípio de controle do ponto crítico

Todas as operações têm certos pontos vulneráveis ou críticos. São eles que causam mais problemas e conduzem a grandes desvios.

Um gerente, enquanto exerce controle, deve se concentrar nos fatores que são essenciais para avaliar o desempenho.

Seria desnecessário e antieconômico para um gerente verificar todos os detalhes do desempenho. Portanto, você deve concentrar sua atenção em pontos críticos de desempenho.

Princípio de ação

O controle acaba sendo uma perda de tempo se não forem tomadas medidas corretivas. As ações corretivas podem incluir repensar os planos, reorganização, substituição ou treinamento de um subordinado, motivação da equipe, etc.

O controle é justificado apenas quando os desvios indicados dos planos são corrigidos por planejamento, organização, equipe e direção adequados.

Referências

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Dicionário de negócios (2018). Sistema de controle administrativo. Retirado de: businessdictionary.com.
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