Comunicação escrita: características, tipos, elementos - Ciência - 2023

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o Comunicação escrita É qualquer tipo de interação que faz uso do código escrito. Embora se baseie no mesmo sistema linguístico de oralidade, suas propriedades são diferentes. Assim, ao contrário de outras, a forma escrita é completamente convencional. Deve seguir padrões definidos de acordo com as regras estabelecidas pelo idioma.

Por outro lado, a comunicação escrita é a forma mais comum de comunicação formal entre seres humanos e desempenha funções sociais de vários tipos. Entre seus usos, é muito utilizado para documentar vários tipos de eventos e realizar interações interpessoais.

Além disso, outra de suas características mais relevantes é que não exige a presença do emissor e do receptor no mesmo espaço e tempo. Portanto, a mensagem é recebida de forma retardada e a interação do escritor (remetente) e do leitor (receptor) é muito limitada.

Por outro lado, a comunicação escrita é essencialmente uma atividade criativa que requer esforço consciente. Esse esforço vem dos estímulos produzidos pela mente.

Nisto difere da oral, onde são captados do exterior por receptores sensoriais. Os da escrita, por outro lado, vêm da atividade intelectual interna.

Caracteristicas

Atraso na recepção da mensagem

Uma das características da comunicação escrita está relacionada ao fator tempo. Em uma situação de comunicação face a face, as mensagens criptografadas do remetente são recebidas instantaneamente pelo destinatário.

Mas, em uma comunicação escrita há sempre um atraso. Em geral, não há limite de tempo fixo para esse atraso.

Ciclos limitados

O ciclo de comunicação compreende quatro elementos comunicativos básicos: o emissor, a mensagem em conjunto com o canal de comunicação, o receptor e a resposta ou reação. Como a recepção da mensagem ocorre com atraso, o ciclo de comunicação escrita fica mais limitado.

Porém, devido aos novos avanços na comunicação e informação, muitos canais permitem que a última etapa do ciclo (feedback ou resposta) seja concluída quase ao mesmo tempo que na comunicação face a face. Um exemplo disso são os serviços de mensagens instantâneas.

Pouco espaço para redundância

O registro escrito limita a possibilidade de redundância. Na comunicação oral, os gestos e os elementos paraverbais - como a entonação - dão suporte à linguagem verbal.

Este não é o caso da comunicação escrita. Por esse motivo, o nível de demanda é maior, obrigando o emissor a usar as palavras com maior precisão.

Na verdade, a comunicação escrita tem um alto valor social. Essa avaliação diminui com a repetição de palavras e o uso dos mesmos padrões sintáticos. Aqui prevalecem a originalidade e até a inovação formal.

Planejamento antecipado

Geralmente, a comunicação escrita não é um ato improvisado. A escrita geralmente atende a uma série de condições ou requisitos. Dentre eles, se se busca uma comunicação efetiva, é preciso ter clareza sobre o conteúdo da mensagem como um todo e sua articulação interna.

Para fazer isso, o emissor deve ter um esquema de organização de texto. À medida que o texto avança, todos os elementos da mensagem são concatenados para obter ideias relevantes com significado.

Tipos

Quanto aos tipos de comunicação escrita, são tantos quanto as múltiplas e diversas áreas da ação humana. Desta forma, cada vez que alguns (telegramas) desaparecem e outros aparecem (e-mail, por exemplo). Apenas alguns deles serão descritos abaixo.

Memos

Um memorando é um meio popular de comunicação escrita interna entre os membros de uma organização. É uma forma curta de carta com formas mínimas de cortesia e acesso imediato ao assunto específico da mensagem.

Nesse tipo de comunicação, geralmente existem formatos pré-estabelecidos. A principal regra a ser cumprida inclui a redação correta e o respeito pessoal e hierárquico. A forma de escrever deve ser direta e sem familiaridades de qualquer espécie.

Relatórios

Os relatórios são outro tipo de comunicação escrita. Eles podem ser usados para fins comerciais, educacionais, jurídicos ou científicos.

Dependendo da natureza e do propósito do relatório, podem haver formatos pré-estabelecidos. No entanto, em termos gerais, um relatório deve conter uma breve introdução, principais objetivos e resultados.

Em alguns casos, gráficos e tabelas são incluídos para facilitar a compreensão dos resultados. Da mesma forma, muitos relatórios contêm uma lista de recomendações.

Brochuras

Brochuras são publicações nas quais as empresas apresentam seus produtos e serviços. Eles também são postados para auxiliar os representantes de vendas em suas visitas aos clientes.

As empresas produzem brochuras em vários formatos e tamanhos. Algumas brochuras são tamanho carta, enquanto outras são dobradas ao meio ou três seções.

Por outro lado, caracterizam-se por serem muito coloridos e com abundância de imagens em seus principais produtos ou serviços. Os textos são poucos e com muitos espaços em branco para facilitar a leitura da brochura.

E-mails

Os emails são atualmente uma forma de comunicação muito comum. Eles são usados para enviar documentos, organizar reuniões, confirmar compromissos e contatar candidatos a empregos. Além disso, eles são usados para lidar com assuntos pessoais.

Apesar de sua relativa informalidade, os emails devem seguir certas regras convencionais. Para tanto, seu formato atribui espaços para remetente, destinatário, assunto e um espaço onde a mensagem deve ser escrita.

Mesmo que sejam usados para fins não comerciais, existem certas convenções que devem ser respeitadas para evitar reações negativas. Dentre eles, podemos citar a correta redação de nomes e títulos, o uso adequado de sinais de pontuação e a correta conformação de frases e parágrafos.

Propostas

As propostas são documentos que descrevem projetos futuros. Geralmente, eles têm apenas uma ou duas páginas. Isso inclui os custos associados a cada tarefa específica do projeto.

Outros custos não diretos ao projeto podem ser incluídos como custos de impressão, postagem e postagem, entre outros.

Cartas

As cartas são uma das formas mais antigas de comunicação escrita. O assunto das cartas pode ser pessoal ou comercial. Antes do advento dos formulários eletrônicos, esses eram um meio de comunicação muito popular. Como nos e-mails, foram utilizadas formas comercialmente sóbrias de cortesia e mensagens concisas.

No entanto, as cartas pessoais mostraram menos convencionalismo em sua escrita. Os tratamentos gratuitos eram mínimos. O desenvolvimento do tema foi de conveniência do remetente e do receptor da mensagem. O número de páginas foi limitado pela capacidade de ambos. Progressivamente, essas mensagens foram substituídas por mensagens eletrônicas.

Telegramas

O telegrama é uma versão curta e simplificada de uma carta. Aqui, as fórmulas de cortesia são reduzidas ao mínimo e às vezes omitidas. O texto da mensagem é escrito omitindo o maior número de palavras possível e mantendo o mínimo necessário para dar sentido.

Da mesma forma, as formas de cortesia eram geralmente formas padrão e abreviadas (Sr. para senhor, Sra., Para senhora e semelhantes). Como nas cartas, seu uso vem diminuindo com o avanço da mídia eletrônica.

Faxes

Esta foi a forma pioneira de transmitir eletronicamente mensagens escritas. Embora tanto a escrita como a leitura tenham sido feitas em papel, a transmissão foi feita por meio eletrônico. Seu uso diminuiu devido ao crescente uso de mídia eletrônica.

Elementos de comunicação escrita

Em termos gerais, os três principais elementos da comunicação escrita são considerados estrutura (forma do conteúdo), estilo (escrita) e conteúdo (tema).

Quando se trata de estrutura, ajuda os leitores a entender o assunto. É por isso que é recomendável ser claro sobre os objetivos} antes de começar a escrever.

Em relação ao estilo, está relacionado ao emissor em primeira instância. No entanto, também é importante considerar os destinatários potenciais do material escrito. Às vezes, é necessário o uso de frases curtas ou parágrafos, com um vocabulário simples. Às vezes, a mensagem precisa ser um pouco mais longa e elaborada.

Finalmente, em termos de assunto, pode ser muito variado. Todas as áreas da interação humana podem ser objeto de uma comunicação escrita. Isso inclui tudo, desde científico a pessoal, por meio de leis e procedimentos.

Vantagem

Permanência no tempo

A comunicação escrita é um meio permanente de informação. Portanto, é útil quando a manutenção de registros é necessária. Da mesma forma, é muito importante na correta delegação de responsabilidades e no estabelecimento de normas e procedimentos. Por outro lado, permite a consulta repetitiva de mensagens.

Mecanismo de controle

Graças à sua possibilidade de permanência no tempo, a comunicação escrita é ideal como ferramenta de controle. Folhas de controle ou resultados, leis, acordos, entre outros, são os documentos mais comumente processados por meio desse meio de comunicação.

Preservação

A comunicação escrita tem um alto nível de preservação. Isso permite que seja seguro e durável. Os avanços tecnológicos tornaram possíveis outros meios de preservação da informação. No entanto, até o momento, o documento original escrito continua a ser a prova final de sua existência e originalidade.

Nível reflexivo superior

As pessoas que usam esse meio refletem com eficiência antes de escrever. A ação de escrever uma mensagem é sempre precedida de um processo de reflexão e definição do que você deseja expressar. Até a própria escrita é um processo reflexivo. Portanto, este modo comunicativo é ideal para transmitir exatidão e precisão.

Menos chance de distorção e interpretação

Nas mensagens transmitidas por meio de comunicação escrita, há menos possibilidade de distorção. Nesse sistema de comunicação, as informações ficam permanentemente registradas e podem ser verificadas a qualquer momento. Assim, há menos possibilidade de distorção ou alteração das informações.

Por outro lado, há menos chance de interpretar mal as mensagens. Em caso de dúvida, a mensagem pode ser relida quantas vezes forem necessárias até que seja totalmente compreendida.

Além disso, a velocidade de leitura ou releitura pode ser ajustada ao nível de compreensão do receptor da mensagem. Desta forma, pode-se garantir que, se tanto o remetente quanto o receptor manipularem os mesmos códigos, a mensagem chegará como desejado.

Desvantagens

Custos

A comunicação escrita não é econômica. Existem custos relacionados com o material (papel e tinta, entre outros) e com a mão-de-obra utilizada para escrever e entregar os escritos. Esses custos podem aumentar dependendo da distância física entre o remetente e o destinatário.

Capacidade de compreensão eficaz

O uso da comunicação escrita requer grandes habilidades e competências no uso da linguagem e do vocabulário. A falta de escrita e a má qualidade dos textos têm um impacto negativo na mensagem e colocam em risco a sua compreensão efetiva.

Comentários

O feedback sobre a mensagem na comunicação escrita não é imediato. Nesse tipo de comunicação, o processo de codificação e decodificação é lento.

Dependendo do código usado, a compreensão pode demorar mais do que o desejado. Em qualquer caso, o feedback é para a conveniência do receptor da mensagem, não do remetente.

Dificuldade em expressar emocionalidade

Por ser um meio reflexivo, é mais difícil expressar emocionalidade na comunicação escrita. Na verdade, os poetas e artistas que usam esse meio para expressar beleza e emoções, usam técnicas difíceis de manejar. Em algumas ocasiões são bem-sucedidos, mas em outras não cumprem o objetivo de transmitir a emocionalidade do artista.

Esse tipo de comunicação é conhecido como frio, impessoal e contrasta com outras formas de comunicação que podem incluir recursos verbais e gestuais. Por isso é mais utilizado na transmissão de informações em que a exatidão dos fatos é importante.

Aviso de recebimento atrasado ou incerto

O método de comunicação escrita dificulta a confirmação imediata do recebimento da mensagem. Em alguns casos, nem mesmo é possível determinar se a mensagem chegou ao destinatário pretendido.

Falta de flexibilidade

A falta de flexibilidade é outra desvantagem da comunicação escrita. Uma vez emitida a mensagem original, não há possibilidade de correção rápida do conteúdo.

Quaisquer alterações necessárias devem ser endossadas pelo destinatário da mensagem. Da mesma forma, cada correção feita, mesmo parcial, afeta a mensagem inteira.

Referências

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