Funções administrativas de uma empresa: importância e exemplos - Ciência - 2023

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As Funções administrativas são as funções ou atividades que todo gerente deve usar para alcançar resultados notáveis a curto e longo prazo em uma empresa. Essas funções são universais por natureza, de modo que todo gerente pode implementá-las em seus respectivos trabalhos.

Os administradores, em termos gerais, participam de um conjunto comum de funções para atender aos objetivos da empresa. Essas funções administrativas foram descritas por Henri Fayol em seu livro "Administração Geral e Industrial" em 1916.

Administração, também conhecida como administração de empresas, é a gestão de um escritório, empresa ou organização. Envolve a organização eficiente de pessoas, informações e outros recursos para atingir os objetivos da empresa.

A informação é fundamental para as operações de negócios e as pessoas são os recursos que fazem uso da informação para agregar valor a uma empresa. Isso significa que as empresas terão dificuldades se não tiverem algum tipo de gestão administrativa.

Processo administrativo

Quando o processo administrativo é implementado de forma sistemática, são gerados resultados favoráveis na gestão das empresas. Este processo considera que a administração é aquela que executa certas atividades denominadas funções administrativas: planejamento, organização, coordenação, direção e controle.

É valorizado como um processo porque uma organização não pode ser realizada se um planejamento não foi estabelecido, não pode ser coordenada se não foi planejada e organizada previamente, e assim por diante, até que não possa ser controlada se não foi planejada, atividades organizadas, coordenadas e dirigidas.

As 5 funções administrativas em uma empresa

Estas funções destinam-se a indicar em que campos será realizado o trabalho e onde serão aplicados os esforços, além de solucionar o problema de como realizar as tarefas em cada uma dessas áreas para atingir os objetivos predefinidos.

Essas funções compreendem partes vitais da estrutura de uma empresa, ajudando a organização a gerenciar recursos e pessoas com eficiência.

Planejamento

Significa ser capaz de decidir com antecedência o que fazer, quando e como fazer, bem como quem deve fazer. Mapeie o caminho de onde a empresa está até onde deseja estar.

A função de planejamento envolve definir metas e organizá-las em ordem lógica. Além disso, defina as estratégias a seguir para alcançá-los. A administração participa do planejamento de curto e longo prazo.

No planejamento, a unidade deve governar e ser precisa, além de ser flexível e contínua de certa forma. As experiências anteriores devem ser levadas em consideração, a fim de evitar quaisquer problemas apresentados anteriormente.

Organização

Envolve identificar as responsabilidades a serem desempenhadas, agrupar responsabilidades em departamentos ou divisões e especificar os relacionamentos organizacionais.

O objetivo é conseguir esforços coordenados entre todos os elementos da organização. A organização deve levar em consideração a delegação de autoridade e responsabilidade e o escopo de controle dentro das unidades de supervisão.

Uma boa organização do trabalho é essencial, pois desta forma as atividades a serem realizadas podem ser organizadas de forma que a estrutura da empresa seja sólida.

Coordenação

Refere-se a articular os procedimentos com as tarefas desempenhadas na empresa de forma a complementá-los e auxiliar no trabalho de cada um dos trabalhadores.

Seu objetivo é consolidar tudo o que é realizado para atender às metas e objetivos gerais propostos pela empresa.

Endereço

É liderar as pessoas de forma a atingir os objetivos da empresa. Isso implica uma alocação adequada de recursos e um suporte eficaz.

O gerenciamento requer habilidades interpessoais excepcionais e a capacidade de motivar as pessoas. O equilíbrio certo deve ser alcançado entre a ênfase nas necessidades de pessoal e a ênfase na produção econômica.

Deve ser realizado por um gestor, para que os colaboradores possam realizar as ações propostas e atingir as metas planejadas.

Ao controle

É a função que avalia a qualidade em todas as áreas e detecta desvios potenciais ou reais no plano da organização.

Isso garante um desempenho de alta qualidade e resultados satisfatórios, ao mesmo tempo que mantém um controle do ambiente ordenado e sem problemas, incluindo informações para medir a gestão de desempenho e a implementação de ações corretivas.

Inspeciona e avalia se as tarefas a serem realizadas na empresa são realizadas corretamente. Além disso, você deve estar atento para corrigir os erros gerados, bem como para que haja algum desvio dos objetivos.

Importância

Manter as finanças saudáveis

Se você não controlar os gastos, reduzir o desperdício e confiar em seus dados, será impossível manter suas finanças saudáveis. Se todas as áreas da empresa estiverem organizadas, incluindo o departamento financeiro, é muito mais fácil gerenciar o fluxo de caixa.

Estabelecer a frequência e os métodos para manter esse controle é muito útil. As informações também devem ser centralizadas para evitar duplicações e erros ao enviá-las para outros locais.

É por isso que você precisa substituir várias planilhas por um único sistema confiável que é atualizado por um pequeno número de pessoas.

Aumentar a produtividade

Você pode identificar quais equipes executam melhor certas tarefas e permitir que se concentrem nos pontos fortes. Identificar os erros no processo e corrigi-los resultará em uma metodologia mais eficiente que desperdiçará menos tempo e também menos recursos.

Ao identificar e corrigir erros, você pode produzir mais em menos tempo e utilizar menos recursos no processo, garantindo melhores resultados.

Ajude a cumprir metas

A gestão administrativa permite alcançar os resultados desejados. Isso porque foca na implementação de processos mais eficazes que certifiquem o cumprimento dos objetivos.

Gerar satisfação do cliente

Os processos mais eficientes se refletem na qualidade e no prazo, resultando no atendimento às necessidades dos clientes. O relacionamento com os clientes pode ser mais próximo, ajudando a entender melhor suas necessidades, a fim de oferecer produtos e serviços que os satisfaçam.

Promova decisões baseadas em dados

As decisões são tomadas com base nos resultados. Ou seja, se tudo o que está acontecendo for monitorado, ficará registrado nos dados. Com base nesses dados, decisões mais precisas podem ser tomadas, analisando cenários passados e atuais, para planejar o futuro.

Exemplos

Função comercial

É a função que liga a empresa ao ambiente externo. É responsável por todas as atividades necessárias para que os bens e serviços produzidos cheguem à clientela.

Por meio de uma análise de mercado, o objetivo é estabelecer qual produto ou serviço precisa ser produzido, quais pessoas você deseja atingir, como será promovido, onde será comercializado, qual será seu preço, etc.

Esta atividade procurará fazer com que o cliente se sinta satisfeito com o produto ou serviço que presta e não com qualquer outro que outras empresas tenham colocado no mercado.

Contabilidade

Assume o controle dos recursos de que as empresas dispõem para gerenciá-los de forma eficiente. Em primeiro lugar, é necessário estabelecer o processo de contabilidade, realizando as etapas de automação, avaliação e registro.

Além disso, informa por meio das demonstrações financeiras sobre as operações realizadas pela empresa. Deve mostrar quais são os recursos e quanto é o valor das dívidas, produtos, despesas e ativos, fazendo também uma avaliação do desempenho da empresa.

As informações oferecidas pela contabilidade de uma empresa são essenciais para a tomada de decisões tanto dos proprietários quanto dos gestores.

Finança

Planeje os recursos econômicos de forma que sua aplicação seja feita da forma mais otimizada possível. Além disso, investiga as fontes de financiamento para captar recursos quando a empresa precisar.

Visa reduzir a incerteza sobre o investimento, de forma a atingir a rentabilidade máxima de uma empresa ou lucro por ação.

Higiene e simsegurança industrial

É definida como a atividade aplicada para proteger a integridade física dos colaboradores e prevenir futuros acidentes. Controla e evita riscos ambientais para o ser humano na empresa, que podem causar doenças.

É responsável por minimizar os riscos existentes para os trabalhadores e para as equipas de trabalho na sua relação mútua.

Referências

Ecourses Online (2020). Funções de administração. Retirado de: ecoursesonline.iasri.res.in.
Referência (2020). O que é uma função de administração? Retirado de: reference.com.
Instituto de Gestão Administrativa (2020). Gerenciamento administrativo. Retirado de: instam.org.
Economic Encyclopedia (2020). Funções administrativas. Retirado de: encyclopediaeconomica.com.
Sabino Ayala Villegas (2006). O processo administrativo e suas funções básicas. Retirado de: gestiopolis.com.
Meu Abcm (2020). Aprenda a importância da gestão administrativa para os negócios. Retirado de: myabcm.com.