Pagamento antecipado a fornecedores: características, é ativo ou passivo?, Exemplos - Ciência - 2023

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o Adiantamentos a fornecedores Refere-se ao pagamento que é feito total ou parcialmente a um vendedor de produtos, antes do seu recebimento satisfatório pela empresa compradora. Também é conhecido pelo termo compra pré-paga ou compra pré-paga.

Quando uma empresa se compromete a comprar de um fornecedor, espera-se que o fornecedor tenha capital de giro ou recursos adequados para fornecer os bens ou serviços necessários.

O adiantamento a fornecedor acarreta custos adicionais para a empresa, além de apresentar o risco de perda dos recursos adiantados em caso de falência do fornecedor, reduzindo assim a capacidade de negociação da empresa em caso de litígio.

Pagamentos adiantados podem ajudar os fornecedores que não têm fluxo de caixa suficiente para comprar materiais para atender a um pedido grande, de modo que eles podem usar parte desse dinheiro para pagar pelo produto que farão.

Também pode ser utilizado como garantia inicial para o início da fabricação de um produto personalizado ou exclusivo.

Características de pagamento a fornecedores

As empresas precisam fazer pagamentos adiantados aos fornecedores quando seus pedidos são grandes o suficiente para se tornarem um fardo para o produtor.

As empresas devem ter uma política sobre pagamentos antecipados, incluindo o processo de negócios, como o detalhamento do pedido de compra, o envio da fatura, a reconciliação contábil, o tratamento do imposto sobre vendas e o recebimento.

- Ordem de compra

O valor total do pedido de compra deve incluir o valor do adiantamento e uma descrição completa da política de reembolso oferecida pelo fornecedor.

No caso de adiantamentos, o fornecedor, ao aceitar a encomenda, considerará o contrato aceite, admitindo realizá-lo de acordo com os termos e condições da encomenda.

- Fatura

Avanço total

Os fornecedores aos quais é emitido um pagamento adiantado integral devem fornecer uma fatura final ou fatura pró-forma, com o valor total do adiantamento, antes da emissão do pagamento. A nota fiscal deve conter a homologação do custo total, incluindo impostos, frete, manuseio, etc.

Os fornecedores não são recomendados a enviar uma fatura pró-forma como uma estimativa e, em seguida, faturar o valor real total. Esta fatura subsequente deve ser considerada como uma duplicata e nenhum pagamento adicional deve ser feito ao fornecedor.

Avanço parcial

Os fornecedores aos quais é emitido um adiantamento parcial são responsáveis por fornecer uma fatura final ou pró-forma no mesmo valor da parte fragmentada do pedido, incluindo o valor proporcional de impostos e frete / frete, antes da emissão do adiantamento parcial.

- Proteção contra riscos

Se o fornecedor se tornar insolvente, os direitos do comprador entrarão em conflito com os dos outros credores do vendedor. Alguns pontos devem ser considerados ao fazer um adiantamento ao fornecedor para se proteger de possíveis riscos e perigos.

Reputação

A reputação do fornecedor deve ser um fator decisivo na preparação ou não de um adiantamento. Melhor fazer alguma pesquisa e descobrir como outros projetos se saíram. Não adianta entregar dinheiro ao licitante com lance mais alto se ele nunca conseguiu terminar um projeto.

Avalie uma oferta melhor

O vendedor em questão pode ter fornecido o melhor preço. Porém, deve-se verificar se existe outro provedor cujo preço pode ser um pouco mais alto, mas que não exija o risco de receber um adiantamento. Isso deve ser considerado com cuidado, além de raciocinar as implicações de risco.

Experiência

Deve ser assegurado que o fornecedor possui experiência para concluir a obra pelo preço cotado, antes de entregar qualquer quantia em dinheiro. Por exemplo, verifique se você tem pessoal qualificado para isso.

É ativo ou passivo?

Adiantamentos são pagamentos feitos antecipadamente, como adiantamentos para um projeto ou serviço contratual. Eles já estão pagos, embora ainda não tenham sido incorridos. Eles serão reconhecidos como um ativo ou como uma despesa até que o projeto ou serviço seja concluído.

Estes são considerados ativos e têm um saldo devedor normal, que aumentará quando debitados e diminuirão quando creditados. Você pode pegar o seguinte exemplo:

Exemplo de contabilidade

Na Etapa 1, a Empresa XYZ pagou um adiantamento de 50% para a reforma de seus escritórios, que tem um custo total de $ 500.000. Pelo pagamento efetuado, é debitada a conta Adiantamento a fornecedores para aumentá-la e creditar na conta Caixa.

Na etapa seguinte, a empresa XYZ fez o pagamento integral quando o trabalho do fornecedor terminou. Agora o registro contábil estará debitando a conta do ativo imobilizado correspondente, que é o Office Improvement.

Além disso, a conta de Adiantamentos de fornecedor é encerrada no momento do crédito, sendo registrado o pagamento à vista do saldo remanescente, creditando-o na conta de Caixa.

Esta conta de Adiantamentos a fornecedores aparecerá no balanço patrimonial na seção Ativo Circulante.

A razão de ser uma conta de ativo é porque constitui um direito de receber um produto ou serviço específico. Por outro lado, se a compra não for finalizada, representa o direito de poder receber o dinheiro de volta.

Exemplos de pagamentos a fornecedores

Pagamentos mensais de aluguel

Esses pagamentos de arrendamento são geralmente exigidos no início da vigência do contrato.

Pagamentos anuais de manutenção

Manutenção de equipamentos científicos ou médicos, equipamentos de escritório ou manutenção de software / hardware, contratos de serviços de computador, como acesso à Internet, sistemas e bancos de dados ou licenças de software.

Nesses casos, geralmente se espera que o pagamento anual integral seja no início do prazo do contrato.

Pagamentos de acordo interinstitucional

Uma empresa pode fazer pagamentos antecipados em acordos interinstitucionais, desde que o organismo pagador documente as circunstâncias da necessidade.

Pagamentos para profissionais

Pagamentos adiantados para artistas, palestrantes, testemunhas especializadas ou mediadores indicados pelo tribunal. Nestes casos, pode ser necessário adiantar uma parte da taxa antes da data de locação.

Avanços de Publicidade

Em alguns casos, pode ser necessário adiantar parte ou a totalidade do pagamento ao colocar um anúncio.

Adiantamentos de prêmios de seguro

Esses pagamentos às seguradoras apropriadas geralmente são exigidos no início do prazo de cobertura.

Pagamentos adiantados para viagens charter

Pode ser necessário antecipar parte ou a totalidade do pagamento no momento da locação do ônibus, avião ou outro meio de transporte fretado.

Referências

Universidade do Colorado (2017). Declaração de procedimentos do PSC: Pagamento antecipado a fornecedores. Retirado de: cu.edu.
Blog do Ledger (2012). Pagamento Antecipado ao Fornecedor. Retirado de: ehlim.typepad.com.
Spend Matters (2016). Técnicas para gerenciar o risco ao adiantar pagamentos a fornecedores. Retirado de: earnmatters.com.
Will Kenton (2019). Pagamento adiantado. Retirado de: investopedia.com.
Escrituração simplificada (2020). Adiantamentos a fornecedores. Retirado de: sites.google.com.