9 principais funções de um secretário - Ciência - 2023

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Entre os principais funções de secretáriaEles enfatizam o gerenciamento da agenda, o atendimento ao público e o tratamento de informações confidenciais. É a pessoa responsável pela execução das tarefas de assistência administrativa de um escritório.

Esta posição pode ser ocupada por um homem ou uma mulher, embora o mais comum seja a mulher que a exerce. Normalmente são responsáveis ​​pelos assuntos confidenciais de pessoas com determinada hierarquia dentro da empresa, como diretores, gerentes, presidentes, entre outros. Isso os torna o braço direito do executivo para quem trabalham.

Se a empresa for pequena, a maior carga de trabalho da secretária está relacionada às tarefas básicas de escritório.

Alguns países do mundo dedicam um dia especial a ele durante o ano para agradecer e celebrar seu trabalho. Por exemplo, na Colômbia, Peru e México o dia do secretário é 26 de abril, enquanto na Venezuela é 30 de setembro.


As principais funções de uma secretária

A função da secretária é apoiar e colaborar com seu chefe para que possa cumprir plenamente seu papel dentro da organização, sem atrasos ou distrações.

Embora a natureza da empresa afete o tipo de trabalho exigido de uma secretária, pode-se dizer que suas principais funções são:

1- Gestão da agenda

É responsabilidade da secretária manter a agenda da pessoa para quem trabalha em dia. Lá você deve refletir todo o seu trabalho e, às vezes, compromissos pessoais.

Você também deve manter um registro dos dados de todas as pessoas e instituições com as quais seu empregador deve se relacionar.

A agenda de uma secretária geralmente serve como um registro operacional para o executivo para quem ela trabalha.

2- Atenção ao público

A atenção ao público é uma das tarefas mais fundamentais que o secretário deve desempenhar. Você deve atender as ligações e registrar o motivo das mesmas, bem como todos os dados que permitam ao seu empregador um acompanhamento efetivo do assunto.


Ele também é a pessoa que cumprimenta os visitantes no escritório. Por isso, é importante para o secretário manter uma imagem consistente com a imagem corporativa do ambiente de trabalho.

A sua função aí não é apenas cumprimentar e tornar simpático os visitantes, mas também dar as primeiras instruções e orientações sobre a cultura organizacional e os processos internos da empresa.

3- Gestão de documentos

Além de ser a pessoa que recebe e lida com a correspondência de seu chefe, uma secretária escreve, lê, responde e arquiva a maioria das cartas, avisos, memorandos e e-mails de seu empregador.

Para este fim, é recomendado que você lide com certas Programas que permitem preparar esses documentos com maior agilidade e rapidez.

A especificidade dessas competências dependerá do tipo de trabalho que é exigido na área em que você atua.

A secretária administra o banco de dados de contatos de seu chefe e arquiva a correspondência escrita, bem como as atas das reuniões e outros documentos de interesse do escritório.


É o secretário quem normalmente toma nota dos assuntos discutidos nas reuniões importantes.

4- Gestão de informações sensíveis (internas e externas)

Entre as funções que distinguem uma boa secretária está a de tratar de forma adequada e eficiente todas as informações extremamente importantes para o funcionamento da empresa ou instituição onde atua.

Por exemplo, você deve ter controle sobre os documentos legais que podem ser exigidos por órgãos governamentais a qualquer momento.

Você também pode ter acesso a informações do meio ambiente ou de qualquer um dos atores relacionados à empresa. Essas informações devem ser gerenciadas de forma discreta, eficiente e oportuna.

5- Organização do escritório

A secretaria deve operar e manter em funcionamento os equipamentos e móveis de escritório: telefones, fotocopiadoras, impressoras, projetores, móveis, arquivos, entre outros.

Ele é quem controla o estoque de suprimentos e equipamentos de escritório. Ele também mantém os sistemas de arquivos físicos e eletrônicos em ordem, para que as informações estejam prontamente disponíveis quando necessárias.

A secretária deve ter um ambiente de trabalho limpo e organizado, pois costuma ser uma das primeiras coisas que as pessoas de fora da empresa veem ao entrar em suas instalações.

6- Preparação de apresentações

Normalmente, um executivo deve apresentar seus relatórios na forma de apresentações que resumem e classificam as informações. Ele geralmente pede a ajuda de sua secretária nesta tarefa.

A pessoa que está na secretaria deve garantir que as informações que aparecem ali refletem corretamente os dados que seu chefe deseja compartilhar.

Você também deve estar atento para que seja uma apresentação livre de erros ortográficos e que seja consistente com a identidade gráfica da empresa.

7- Vigilância administrativa

Também é responsabilidade da secretária estar ciente de que são seguidas as políticas e procedimentos necessários ao cuidado do patrimônio da empresa ou instituição em que atua.

De acordo com o nível hierárquico de seu chefe, a secretária pode validar a veracidade dos dados que refletem o detalhamento das operações orçamentárias.

Um secretário deve cuidar do controle de gestão e administração adequada dos recursos dentro do escritório.

8- Organização de viagens

Se o patrão precisa viajar muito a trabalho, a secretária terá a função de organizar tudo relacionado à viagem. Desde a aquisição de bilhetes de comboio ou avião, à reserva de alojamento ou à contratação de um motorista ou guia local.

9- Comunicação com outros departamentos

Em muitos casos, a secretária é responsável por distribuir ou receber informações de outros departamentos antes que elas passem por seu chefe. Com isso, você evita uma sobrecarga de trabalho para seu superior, pois pode sintetizar as necessidades mais importantes e aquelas que exigem mais urgência.

A secretária virtual

Com a ascensão dos empregos online, surge a figura das secretárias conectados ou assistentes virtuais.

Essas secretárias realizam a maioria das tarefas descritas acima, mas remotamente. Nesses casos, as secretárias cobram por seus serviços por hora ou por projeto.

Referências

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  5. Windermere, Anna (s / f). Quais são as funções de uma secretária como assistente de um gerente? Recuperado de: pyme.lavoztx.com