10 funções de um assistente administrativo - Ciência - 2023

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As funções de assistente administrativo são tarefas de assistência e acompanhamento às atividades normais que uma empresa desenvolve. Portanto, são essenciais para o seu funcionamento eficaz.

Essas atividades costumam ser variáveis ​​de acordo com a área de negócios da empresa em que atuam. Por exemplo, em escritórios especializados, como escritórios de advocacia, os assistentes costumam receber treinamento específico para realizar determinadas atividades.

No entanto, existem funções comuns a todas as áreas que geralmente giram em torno da distribuição e gerenciamento de informações dentro do escritório. Isso inclui o gerenciamento de documentos, arquivos e organização de eventos.

Mas essas atividades podem se tornar muito mais extensas. Em algumas ocasiões, os assistentes administrativos também devem cuidar do processamento das informações contábeis e até mesmo garantir o funcionamento dos recursos tecnológicos da empresa.


Principais funções de um assistente administrativo

1- Gestão de documentos

Uma das principais funções de um assistente administrativo é ajudar os membros do escritório no gerenciamento de documentos e arquivos.

Normalmente, esta tarefa está relacionada ao armazenamento, organização e gerenciamento de arquivos. No entanto, em certas ocasiões, também pode ser necessário que eles redijam, editem e revisem documentos.

Em algumas empresas, eles são até mesmo solicitados a ditar cartas ou notas e registrar as atas das reuniões realizadas.

Em alguns casos, por exemplo, quando se trata de um escritório de advocacia, é necessário treinamento especializado para cumprir essas funções: o assistente administrativo precisará entender a terminologia e os procedimentos legais.

Por outro lado, os assistentes administrativos que trabalham na área médica precisam de habilidades diferentes. Eles devem ter o treinamento necessário para lidar com pacientes e ler relatórios médicos.


2- Planejamento de eventos

Muitas vezes, o planejamento de eventos de escritório também é responsabilidade dos assistentes administrativos. O tamanho dessa responsabilidade pode variar de acordo com o porte da empresa.

Um evento pode ser simplesmente uma reunião de negócios ou almoço, mas também pode ser uma conferência maior ou uma festa corporativa. Em ambos os casos, o participante deve gerenciar todos os critérios relacionados ao evento.

Isso inclui entrar em contato com fornecedores, fazer reservas, escolher menus e decoração. Mas também inclui contatar, convidar e confirmar participantes, palestrantes e palestrantes, se necessário.

3- Atenção pessoal aos usuários e visitantes

A atenção aos usuários geralmente é uma das tarefas mais comuns para assistentes administrativos. O público-alvo para o qual se dirige a atenção depende sempre do porte da empresa e de sua orientação para o negócio.


Para pequenas empresas que atendem diretamente ao público, o assistente administrativo pode ser solicitado a atender os clientes. Quando isso acontece, seu trabalho tem como objetivo orientar e auxiliar durante a passagem pelas instalações da empresa.

Em empresas maiores, o auxiliar administrativo deverá atender visitantes de outra natureza, como sócios ou grandes fornecedores.

Nesse caso, sua missão será orientá-los no cumprimento de suas agendas e reuniões com a administração ou outras áreas da empresa.

4- Telefone e atendimento virtual

A categoria de atendimento inclui atendimento telefônico e virtual. No caso do atendimento telefônico, está incluída a orientação de clientes e parceiros, bem como a organização e administração das agendas.

Quando se trata de atendimento virtual, as tarefas dependerão dos canais disponibilizados pela empresa para atendimento ou gerenciamento de informações.

Em alguns casos, envolve o tratamento de e-mail, a resposta, o encaminhamento ou o arquivamento de mensagens, conforme necessário.

Em outros casos, quando os canais de comunicação virtual são mais diversos, outras tarefas podem ser incluídas, como atender o público por meio de sistemas de chat ou até mesmo esclarecer dúvidas nas redes sociais da empresa.

Nas grandes empresas é comum haver pessoal voltado especificamente para o atendimento a esses canais de comunicação. Quando as empresas são pequenas, essa tarefa geralmente é deixada para assistentes administrativos.

5- Administração de agendas

Gerenciar agendas é freqüentemente uma das tarefas mais importantes para assistentes administrativos. Essa responsabilidade inclui o recebimento de solicitações de agendamentos e reuniões por telefone, presencial ou online, e sua organização em agenda de acordo com critérios definidos.

Inclui também o agendamento de reuniões dentro e fora da empresa, almoços de trabalho e viagens de negócios.

Nestes últimos casos, também é responsabilidade do assistente reservar voos, hotéis, restaurantes ou salas de reunião, conforme necessário.

6- Contabilidade

Assistentes administrativos às vezes são responsáveis ​​por monitorar e registrar as despesas que ocorrem dentro da empresa. Essas tarefas podem ser simples, como registrar certas despesas em uma planilha.

Em alguns casos, o assistente deve ter treinamento para o desenvolvimento de tarefas mais complexas. Por exemplo, suas responsabilidades podem incluir relatar a contabilidade à administração.

Normalmente, isso depende do tamanho da empresa. Uma grande empresa tende a ter funções mais especializadas; Nestes, a informação contábil é gerenciada por pessoa contratada para essa finalidade.

No entanto, uma das habilidades fundamentais para qualquer assistente administrativo é o domínio de software de contabilidade de escritório, como o Microsoft Excel.

7- Gestão tecnológica

A gestão de recursos tecnológicos também faz parte das funções dos assistentes administrativos. Nesse sentido, sua responsabilidade é garantir que todas as ferramentas necessárias ao funcionamento da empresa funcionem bem.

Isso inclui fazer cópias de segurança das informações contidas no equipamento de informática e atualizar antivírus, entre outras tarefas.

Por outro lado, inclui a gestão de equipamentos como projetores e laptops. Implica também na revisão e manutenção dos equipamentos necessários ao normal desenvolvimento das atividades que estão sob sua responsabilidade.

Isso não quer dizer que o assistente administrativo deva ter conhecimento técnico. Seu trabalho consiste especificamente na contratação de pessoal técnico para realizar a manutenção dos equipamentos periodicamente, a fim de evitar contratempos.

8- Recolha de correspondência e encomendas

A recepção e entrega de correspondência e encomendas ficarão a cargo do assistente administrativo. Este ficará ciente do rastreamento do envio e da realização de pagamentos, se necessário. Por sua vez, você deve gerenciar a correspondência e entregá-la aos departamentos correspondentes.

9- Administração de dados pessoais

O assistente administrativo deve ter controlado os dados pessoais dos funcionários da empresa ou instituição. Isso servirá para que, se necessário, o assistente possa fornecer as informações rapidamente. Para isso, ele ficará encarregado de obter os dados de identificação ou de interesse de cada funcionário.

10- Transcrição da informação

Nas reuniões, pode ser necessária a presença do assistente administrativo para tomar nota do anterior e, em seguida, transcrevê-lo para a forma escrita. O mesmo acontecerá se algumas conversas forem captadas em áudio e precisarem ser transcritas.

Habilidades de assistente administrativo

Entre as competências e habilidades de um assistente administrativo podem ser mencionadas:

- Conhecimento de automação de escritório (bancos de dados, planilhas, processadores de texto, programas de editoração eletrônica ...).

- Habilidades de comunicação.

- Para ser organizado.

- Capacidade de gerenciar tempo e recursos.

- Boa memória.

- Habilidade com programas de computador.

- Capacidade de digitar.

- Capacidade de síntese.

- Capacidade de trabalho em equipe.

- Bom nível de escrita, ortografia e compreensão de leitura.

- Eficiência e produtividade.

Referências

  1. Bucky, J. (2017). As funções de secretários executivos e assistentes administrativos. Recuperado de: thebalance.com
  2. Construtor de carreiras. (2016). Trabalhar como assistente administrativo - Uma excelente escolha para generalistas. Recuperado de: careerbuilder.com
  3. Pffefer, J. (2016). O que faz um assistente administrativo médico? Recuperado de: rasmussen.edu
  4. Study.com. (S.F.). Funções de um assistente administrativo. Recuperado de: study.com