Auditoria operacional: características, objetivos, procedimento - Ciência - 2023

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o auditoria operacional É uma revisão sistemática da eficácia, eficiência e economia da operação de uma organização sob controle gerencial, reportando às pessoas competentes os resultados da avaliação, juntamente com as recomendações de melhorias.

A auditoria operacional é uma avaliação orientada para o futuro, sistemática e independente das atividades organizacionais. Esse tipo de auditoria difere substancialmente de uma auditoria interna, em que o objetivo é examinar a adequação dos controles e avaliar a justeza da apresentação das demonstrações financeiras.

Os dados financeiros podem ser usados na auditoria operacional, mas as principais fontes de evidência são as políticas operacionais e as realizações relacionadas aos objetivos da organização.

As auditorias operacionais geralmente são realizadas pela equipe de auditoria interna, embora especialistas possam ser contratados para realizar revisões em suas áreas de especialização.

Os principais usuários das recomendações de auditoria são a equipe de gestão e, principalmente, os gestores das áreas revisadas.

Caracteristicas

A auditoria operacional é um exame da forma como uma organização conduz seus negócios, a fim de apontar melhorias que aumentem sua eficiência e eficácia.

O processo é análogo a outros tipos de auditoria, como auditoria financeira, mas com a auditoria operacional, uma investigação muito mais aprofundada do negócio é conduzida.

Não se concentra em um único projeto ou departamento, porque cada departamento desempenha um papel no processo operacional geral e está inter-relacionado com os outros.

As auditorias operacionais são objetivas, realizadas por um auditor interno ou externo. Eles fornecem uma nova perspectiva sobre os aspectos bons e não tão bons das práticas e processos organizacionais.

Tipos

Auditoria operacional em empresas de manufatura

As empresas que fabricam produtos realizam auditorias operacionais para examinar seu processo de fabricação.

O fluxo da operação está sob escrutínio. Os funcionários estão fazendo o melhor uso de seu tempo? Os produtos saem do processo na velocidade mais rápida possível? As matérias-primas são desperdiçadas devido a projetos inadequados ou uso incorreto?

Após a auditoria, a empresa pode fazer algumas alterações para melhorar seu volume de produção, o que lhe permitirá competir com seus concorrentes mais eficientes.

Auditoria operacional em empresas de serviços

Muitas empresas oferecem um serviço a seus clientes, como hotéis, restaurantes, oficinas mecânicas ou de eletrodomésticos.

Essas empresas podem realizar uma auditoria operacional para verificar a interação de seus funcionários com os clientes. Isso permitirá que você avalie quanto tempo leva para concluir uma transação ou fazer uma apresentação de vendas para um cliente potencial.

Compradores fictícios, desconhecidos dos funcionários, também podem ser usados para medir e melhorar o atendimento ao cliente. As auditorias operacionais também podem examinar a segurança, os cronogramas, o uso de fornecedores terceirizados e a configuração e aparência do negócio.

metas

O objetivo da auditoria operacional é determinar se os controles internos do negócio, bem como as políticas e procedimentos, são suficientes para produzir um nível ideal de eficiência e eficácia.

Isso é fundamental para as empresas, pois a falta de eficácia e eficiência geralmente significa custos operacionais mais elevados ou vendas menores, o que às vezes representa a incapacidade da empresa de se manter e competir no mercado.

As empresas e outras organizações recorrem ao processo de auditoria operacional para realmente ter uma boa imagem se o negócio está indo bem e para obter novas ideias de como melhorar.

As organizações podem esperar alcançar os seguintes objetivos principais ao realizar qualquer auditoria operacional:

Influenciar mudanças positivas

Entenda como processos, políticas, procedimentos e outros tipos de gerenciamento futuros produzirão o máximo de eficácia e eficiência.

Entenda os riscos

O tipo de risco associado ao risco comercial e operacional varia, desde uma paralisação de negócios, omissões ou erros de funcionários, falhas no sistema de informação, falhas no produto, questões de saúde e segurança, perda de funcionários importantes, fraude, perdas de fornecedores e litígios.

Identifique oportunidades de melhoria

Como resultado da compreensão dos riscos, os auditores podem determinar onde fazer melhorias e como mitigar os riscos, aumentando as oportunidades.

As categorias gerais de risco, onde melhorias devem ocorrer, são risco operacional, risco financeiro, risco ambiental e risco de reputação.

Reporte à alta administração

Os resultados da auditoria devem aparecer em um relatório claro e detalhado que forneça análises objetivas, avaliações, recomendações e comentários relevantes sobre as atividades revisadas.

Processo

Comece a auditoria

- Estabelecer o primeiro contato com o auditado e líderes designados para explicar o processo de auditoria e reunir informações básicas sobre a empresa, a fim de determinar os pontos quentes.

- Avaliar as necessidades e expectativas das partes interessadas, considerando o nível de desempenho do auditado, os resultados de auditorias anteriores e a maturidade do sistema de gestão auditado.

Preparação de atividades

- Determine o escopo e os riscos potenciais e, em seguida, estabeleça procedimentos e identifique recursos.

- Preparar o plano de auditoria, atribuir o trabalho e organizar os planos de ação e documentos necessários.

- Faça uma reunião para confirmar se todas as partes concordam com o plano proposto.

Coleta e verificação de informações

- Revise os documentos ao longo do processo. A equipe deve se reunir regularmente para trocar informações, avaliar o progresso e reatribuir o trabalho, se necessário.

- Revisar as fontes de informação, auditando as evidências e avaliando-as de acordo com os critérios de auditoria.

Geração de descobertas

- As descobertas estarão ou não em conformidade com os critérios de auditoria. Para uma descoberta não conforme, a evidência de apoio deve ser registrada.

- Revise as informações com o auditado para determinar se a evidência está correta.

Reunião de encerramento

- Antes da reunião de encerramento, a equipe de auditoria deve concordar com as conclusões, preparar as recomendações e discutir o acompanhamento.

- Realizar a reunião de encerramento para apresentar as constatações e conclusões. Avalie o feedback das partes interessadas.

Preparação e distribuição de relatórios

- O líder da equipe comunica os resultados com um relatório de auditoria completo, preciso, conciso e claro.

- Redigir o relatório de auditoria, reunindo-se com a gerência até que seja estabelecido como a gerência tratará os problemas encontrados.

- O relatório deve ser revisado e aprovado de acordo com os procedimentos acordados. Distribua o relatório aos destinatários apropriados.

Conclua a auditoria

O trabalho está concluído quando todas as atividades de auditoria planejadas são realizadas. Por outro lado, os documentos são guardados ou destruídos de acordo com os procedimentos estabelecidos no início da auditoria.

Referências

Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Auditoria operacional. Retirado de: en.wikipedia.org.
Steven Bragg (2017). Auditoria operacional. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
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Smartsheet Inc. (2018). O que são auditorias operacionais? Retirado de: smartsheet.com.
Contabilidade Wiki (2018). Auditoria operacional. Retirado de: wikiaccounting.com.
Tom Streissguth (2018). O que é uma auditoria operacional? Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.