Departamento de compras: características, funções - Ciência - 2023

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o Departamento de compras É o setor da empresa responsável por todas as atividades de aquisição de matérias-primas, peças sobressalentes, serviços, etc., conforme exigido pela organização. Ele fornece um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações industriais, de varejo e militares.

Garante que os suprimentos necessários para operar o negócio sejam solicitados e mantidos em estoque. Este departamento está no centro de uma gestão bem-sucedida da cadeia de suprimentos e é responsável por minimizar o custo dos produtos pedidos, controlar os níveis de estoque e estabelecer relacionamentos sólidos com os fornecedores.

Um bom departamento de compras exigirá qualidade dos fornecedores e acompanhará os pedidos desde o início até o recebimento. Ajude outros departamentos a identificar necessidades, administrar o processo de requisição e obter preços competitivos. Eles costumam agir como controladores para garantir o cumprimento dos orçamentos.

Caracteristicas

Atuar como consultores de confiança para a alta administração

O departamento de compras está envolvido no planejamento e orçamento corporativo de alto nível. Isso torna possível projetar custos de engenharia reversa e explorar alternativas potencialmente mais baratas e / ou de qualidade superior.

Impulsione a inovação do fornecedor

Mais do que exigir o menor preço, o departamento de compras trabalha com os fornecedores para reduzir o custo subjacente de seus produtos e serviços.

Eles estão intimamente envolvidos com "o ciclo de vida da inovação", desde a ideia inicial até a fabricação e a melhoria contínua.

Fornece informações sobre os principais dados do fornecedor

As empresas podem utilizar essas informações para criar análises preditivas, fornecendo uma visão mais profunda dos mercados.

Gerenciar e mitigar o risco da cadeia de abastecimento

As crises econômicas ensinaram o valor de estar ciente da estabilidade dos fornecedores. O departamento de compras tem uma visão muito mais clara dessa área do que qualquer outra parte da organização.

Promova uma equipe ágil e o desenvolvimento de talentos

É necessário cruzar as fronteiras funcionais e geográficas para encontrar os candidatos certos para o departamento de compras.

Em alguns casos, a resposta está na terceirização ou no uso de organizações de serviços compartilhados.

Características

Obtenção de materiais

Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias-primas, mas também pode incluir ferramentas, maquinários ou até mesmo o material de escritório necessário para a equipe de vendas e secretárias.

Em um negócio de varejo, o departamento de compras deve garantir que sempre haja produtos suficientes nas prateleiras ou nos depósitos para manter a loja bem estocada.

É especialmente importante manter seu depósito de estoque em um nível razoável. O investimento excessivo de grandes quantias de dinheiro em estoque pode levar a problemas de estoque e falta de capital para outros tipos de despesas, como pesquisa e desenvolvimento ou publicidade.

Avalie preços

Um departamento de compras está encarregado de avaliar continuamente se você está recebendo os materiais com o melhor preço possível, a fim de maximizar a rentabilidade.

Você precisa comparar preços para que possa encontrar os melhores fornecedores com os preços mais razoáveis para pedidos de tamanho específico da empresa.

O departamento de compras pode entrar em contato com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos de maior volume ou descobrir a possibilidade de obter produtos com preços mais baixos de uma variedade de outras fontes.

Pré-aprovação do fornecedor

O departamento de compras avalia os fornecedores em termos de preço, qualidade, opinião dos clientes e tempo para finalizar os pedidos, produzindo uma lista de fornecedores aprovados.

Rastreie seus pedidos

Os pedidos são documentados com formulários de pedido de compra. Eles especificam informações importantes sobre os materiais solicitados, bem como a quantidade solicitada.

Esses formulários são usados para garantir que os produtos pedidos sejam recebidos e para controlar o tempo que leva para os pedidos serem concluídos.

Trabalho de escritório

O departamento de compras trata de toda a documentação relativa à compra e entrega de materiais.

Isso significa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade para garantir que haja dinheiro suficiente para comprar os itens, que o caixa flua sem problemas e que todos os pagamentos sejam feitos no prazo.

Conformidade política

Antes de efetuar uma compra, o departamento de compras deve certificar-se de que cumpre as formalidades para aquisição e aprovação do orçamento, e deve certificar-se de que os materiais são adquiridos de acordo com a política geral da organização.

Importância

Reduza os custos

O departamento de compras desempenha um papel importante na maximização dos lucros do negócio. Compare preços e negocie com os fornecedores para que a empresa obtenha o melhor preço possível nos produtos necessários.

Você também pode economizar aproveitando as garantias e descontos que os não especialistas geralmente esquecem.

Ajuda a economizar, proporcionando maior transparência nos gastos da empresa. Isso permitirá que você negocie contratos melhores e libere o fluxo de caixa.

Evite materiais insuficientes

O departamento de compras deve identificar quais produtos são essenciais para o negócio e tomar as medidas adequadas para proteger sua cadeia de suprimentos.

Para garantir que materiais insuficientes não afetem a produtividade, o departamento de compras usa técnicas como fontes múltiplas.

Ter várias fontes significa usar vários fornecedores que oferecem os mesmos produtos. Se houver um problema com um fornecedor, os pedidos podem ser aumentados para outro para compensar a falha.

Melhorar a qualidade

O departamento de compras ajuda a melhorar a qualidade definindo metas de desempenho. Em seguida, ele acompanha o desempenho real em relação a esses objetivos.

É fundamental medir as características de qualidade usando indicadores para atributos, como durabilidade, aparência do produto ou pontualidade de entrega.

Trabalhamos em estreita colaboração com os fornecedores para desenvolver seus processos e ajudá-los a melhorar a qualidade.

Gerenciar relacionamentos

O desafio do departamento de compras é fazer com que o fornecedor se interesse em trabalhar com a empresa. Faça o fornecedor investir em um relacionamento de longo prazo.

O departamento também deve gerenciar os relacionamentos dentro da empresa. Você deve trabalhar com as partes interessadas internas, como marketing, finanças, logística e distribuição, para garantir que todos estejam alinhados.

Busque inovação

Por estar sempre em contato com diversos negócios externos, o departamento de compras encontra-se em uma posição ideal para adquirir produtos inovadores que possam proporcionar uma vantagem competitiva ao negócio em termos de preço, qualidade ou conveniência.

Referências

Alexis Writing (2018). Quais são as funções de um departamento de compras em uma organização? Pequena empresa - Chron. smallbusiness.chron.com.
Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Gestão de compras. Retirado de: en.wikipedia.org.
Kaylee Finn (2018). Funções de um departamento de compras na empresa. bizfluent.com.
BDC (2018). 6 maneiras pelas quais o departamento de compras pode melhorar seu negócio. Retirado de: bdc.ca.
Robert Bowman (2014). As cinco características das organizações de aquisição de "classe mundial". Forbes. Retirado de: forbes.com.