Secretária executiva: perfil, competências e funções necessárias - Ciência - 2023

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o secretária executiva é um trabalho ou profissão que serve para fornecer suporte máximo aos funcionários de alto escalão em uma empresa ou organização. Ele organizará e manterá a agenda dos executivos e os ajudará na execução das mais variadas tarefas administrativas.

O objetivo é contribuir para a eficiência geral do negócio, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas a você sejam executadas de maneira oportuna e eficiente. Uma secretária é a pessoa que fornece suporte administrativo. Eles podem realizar tarefas como escrever e arquivar, atender o telefone e transmitir mensagens.

Por outro lado, o secretário executivo, ou auxiliar administrativo, também realiza algumas dessas atividades, além de coordenar o escritório, pesquisar produtos, interagir com fornecedores, fazer pedidos de produtos e criar um banco de dados. .

Normalmente, as secretárias executivas recebem salários mais altos do que as secretárias porque desempenham funções de alto nível e aceleram a produtividade do escritório.

Perfil requerido

- Graduação em administração de empresas ou áreas afins.

- Experiência comprovada como secretária executiva ou função administrativa semelhante.

- Deve ser competente no manuseio do Microsoft-Office de forma abrangente e em softwares de back-office, por exemplo, sistemas ERP.

- Profundo conhecimento da administração de escritório e procedimentos básicos de contabilidade, bem como do vocabulário técnico relevante utilizado na indústria.

- Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de relatório.

- Excelentes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo.

- Excelentes habilidades de comunicação e negociação.

- Integridade e confidencialidade.

As secretárias executivas devem ser profissionais rápidos, com grande habilidade de gerenciamento de tempo e capacidade multitarefa. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas.

Muitos gerentes dependem fortemente de sua secretária executiva para coordenar as tarefas do dia a dia e mantê-las dentro do cronograma. Muito tato e assertividade são necessários como cronometrista do gerente.

Habilidades necessárias

As secretárias executivas devem ser proficientes em habilidades básicas, como escrita, gramática, ortografia e pontuação, e ter experiência no uso de equipamentos de escritório e aplicativos de software comuns, como processamento de texto, planilhas e gráficos.

Da mesma forma, eles devem ter excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e a capacidade de lidar com várias responsabilidades com eficácia.

Por outro lado, um secretário executivo também precisa de outras qualidades, como bom senso, diplomacia, discrição e capacidade de resolver problemas de forma autônoma.

Eles precisam de fortes habilidades de comunicação para interagir com o público, escrever relatórios e revisar publicações.

Ouça ativamente

Você deve ser capaz de prestar atenção total ao que as outras pessoas estão dizendo, dedicando um tempo para entender os pontos que estão sendo levantados, fazendo perguntas conforme apropriado e não interrompendo em momentos inadequados.

Compreensão de leitura

Compreensão total de frases escritas e parágrafos em documentos relacionados ao trabalho.

Gerenciamento de tempo

Saiba como administrar com eficiência tanto o seu próprio tempo quanto o tempo dos outros.

Sabe falar

Fale claramente com outras pessoas para transmitir informações de forma eficaz.

Escrita

Tenha comunicação eficaz por escrito, conforme apropriado às necessidades do público.

Pensamento critico

Uso de lógica e raciocínio para ser capaz de identificar os pontos fortes e fracos das soluções, conclusões ou abordagens alternativas para os problemas que surgem.

Aprendizagem proativa

Compreenda as implicações de novas informações para a resolução de problemas atuais e futuros e a tomada de decisões.

Coordenação

Ajuste das ações em relação às ações dos outros.

Reveja

Revisar e avaliar o desempenho de si mesmo, de outras pessoas ou organizações, a fim de fazer melhorias ou tomar medidas corretivas.

Características

Uma secretária executiva pode ser responsável por pequenas despesas e contabilidade, mas também pode administrar um orçamento. Você pode publicar artigos em um site, mas também pode projetar e gerenciar o site.

Você pode inserir dados em uma planilha que você projetou e usou para suas funções de relatório.

Uma secretária executiva pode supervisionar a equipe administrativa. Muitas vezes se reporta diretamente ao CEO e pode endossar um ou mais executivos seniores.

Responsabilidades

Atenção aos executivos

- Manter a agenda dos executivos e auxiliar no planejamento de nomeações, reuniões de diretoria, conferências, etc.

- Participar de reuniões para redigir atas e atas de reuniões e, em seguida, compilá-las, transcrevê-las e distribuí-las.

- Fazer todos os preparativos de viagem para executivos: compra de passagens, reserva de hotel, entrega de despesas de viagem, gestão e revisão da documentação pertinente, etc.

- Realizar as investigações exigidas, coletar dados e preparar documentos ou relatórios para consideração e apresentação por executivos, comitês e conselhos de administração, conforme designado.

- Manuseie documentos confidenciais, mantendo-os protegidos e seguros.

Interação interna e externa

- Receber e filtrar chamadas telefônicas, redirecionando-as para a pessoa adequada quando for conveniente.

- Gerenciar, priorizar e distribuir toda a correspondência recebida ou enviada (e-mail, cartas, faxes, pacotes, etc.), lendo e analisando memorandos, apresentações e relatórios recebidos para determinar sua importância e planejar sua distribuição.

- Prepare respostas para correspondência contendo perguntas de rotina.

- Monitorar o uso de material de escritório e negociar os termos com os fornecedores para garantir que os pedidos sejam mais lucrativos.

- Reunir-se com indivíduos, grupos de interesses especiais e outros, em nome de executivos, comitês e conselhos de administração.

- Dê as boas-vindas aos visitantes e determine se eles devem ter acesso a pessoas específicas.

Suporte administrativo

- Manter registros eletrônicos e em papel em arquivo, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis para recuperação rápida.

- Elaborar faturas, relatórios, cartas, demonstrações financeiras e outros documentos, utilizando software de processamento de texto, planilhas, bancos de dados e / ou apresentações, prestando também o correspondente auxílio na contabilidade.

- Executar tarefas gerais de escritório, como manutenção de sistemas de administração e execução de tarefas básicas de contabilidade.

- Coordenar e dirigir serviços de escritório, como registros e orçamento, para auxiliar os executivos.

- Estabelecer e supervisionar políticas e procedimentos administrativos, tanto para funcionários de escritório, como para a organização.

- Revise as práticas e procedimentos operacionais para determinar se melhorias podem ser feitas em áreas como fluxo de trabalho, procedimentos de relatório ou despesas.

- Supervisionar e treinar outro pessoal administrativo.

Referências

Viável (2018). Descrição do trabalho do Secretário Executivo. Retirado de: resources.workable.com.
Beth Greenwood (2018). A diferença entre um secretário e um secretário executivo. Trabalho - Chron. Retirado de: work.chron.com.
Planejador de carreira (2018). Secretária Executiva e Assistente Administrativa. Retirado de: job-descriptions.careerplanner.com.
Hrvillage (2018). Descrição do cargo de secretário executivo. Retirado de: hrvillage.com.
BSR (2018). Responsabilidades do Secretário Executivo. Retirado de: bestsampleresume.com