Automação de processos: características, para que serve, exemplos - Ciência - 2023

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o Automação do processo é um termo tecnológico usado para descrever qualquer atividade automatizada por meio do uso de computadores e software de computador. As tarefas que foram automatizadas requerem menos intervenção humana e menor tempo de resposta.

Os processos de negócios são documentados e gerenciados para fornecer maior consistência e transparência às tarefas. Essa automação pode ser controlada por softwares e aplicativos específicos. Também é chamado de automação de processos de tecnologia da informação.

Cada empresa precisa dessa automação para lidar com atividades de rotina, pequenas ou grandes. Isso ajuda uma organização empresarial a lidar com tarefas de escritório mecânico.

A automação de processos tem como foco principal a automação e, depois, seu aperfeiçoamento. Como os requisitos de negócios variam assiduamente, nenhum processo piloto é projetado antes de escolher o software.

A automação de processos pode ser uma atividade significativa. Como muitos ambientes de computação de negócios são virtuais ou baseados em nuvem, sua complexidade pode ser desafiadora.

Recursos de automação

Nenhum código de programação necessário

Os funcionários só precisam receber treinamento sobre como funciona, o que é muito fácil de aprender. Isso oferece uma vantagem sobre os métodos de automação tradicionais.

Fácil de usar

O software de automação geralmente é muito fácil de entender e usar. Portanto, os usuários não precisam de nenhum conhecimento especial para usá-los.

Elements

As plataformas de automação de processos visam integrar perfeitamente esses três elementos:

Regras

São as cláusulas, dados e documentos que protegem os parâmetros do negócio. Algumas dessas regras podem ser totalmente automatizadas, enquanto outras devem ser revisadas por alguém envolvido no processo.

Dados estruturados

Estas são as informações em aplicativos de negócios que são referenciadas durante a atualização de processos. Esses dados são altamente organizados e facilmente detectáveis por algoritmos, pois aparecem em campos fixos dentro dos registros.

As máquinas podem gerar dados estruturados, como sensores que medem a temperatura. Humanos também, como quando preenchem os campos de idade, sexo ou nacionalidade em um formulário.

Dados não estruturados

Embora sejam mais subjetivos, são extremamente importantes, pois a maioria das informações utilizadas para a tomada de decisões de negócios não é estruturada. Esses dados podem vir de muitas partes e não é fácil colocá-los no formato estruturado de linha e coluna para facilitar a análise.

Para que serve a automação de processos?

Tarefas rotineiras e repetitivas

Os processos gerenciáveis por meio da automação são: trabalhos de montagem, tarefas de gerenciamento de projetos, monitoramento de segurança, fluxos de processo para atendimento de pedidos e gerenciamento de estoque.

Ao reduzir o trabalho manual nesses processos, as tarefas podem ser realizadas sem problemas e com poucas chances de erros. As pessoas podem ser designadas para tarefas que requerem maior julgamento.

Rastreamento e alertas

O objetivo é obter clareza total dos processos que ocorrem fora das instalações da empresa.

Por exemplo, colocar sensores em contêineres carregados para rastrear seus movimentos, emitir alertas quando os lacres são rompidos ou quando as condições de temperatura não são boas em contêineres que transportam remédios ou alimentos.

Tomando uma decisão

Um cliente deseja obter um empréstimo. Portanto, o funcionário utiliza a automação no processo de aprovação, executando uma análise financeira para verificar o crédito do cliente. Você pode informar instantaneamente ao cliente o valor do empréstimo, sob que taxa de juros e outras condições.

A empresa economiza dinheiro, o risco de o funcionário tomar uma decisão inconsistente é reduzido e o cliente fica satisfeito ao receber uma resposta imediata.

Gerenciamento de documento

Isso foi incorporado aos processos de negócios, desde pedidos de compra e processamento de pedidos até aprovações de orçamento. Aplicativos eletrônicos, assinaturas, aprovações e arquivos são organizados em um fluxo de trabalho sem papel.

Benefícios

Seja para facilitar o fluxo de trabalho, tornar o trabalho dos funcionários mais rápido ou garantir que o trabalho seja feito da maneira certa sempre, a automação de processos ajuda as organizações a se manterem competitivas.

Produtividade

- O software não esquece nenhum prazo, desde que as informações solicitadas sejam inseridas corretamente no sistema.

- A eficiência aumenta bastante, pois o software trabalha de maneira incansável e não comete erros.

- A conclusão do fluxo de trabalho atribuído acelera conforme aumenta o tempo de resposta.

Além disso, como o número de trabalhadores é reduzido após a implementação, a empresa pode economizar dinheiro em despesas gerais. Trabalhadores capacitados podem ser designados para resolver problemas mais complexos.

Confiabilidade de dados

As máquinas não cometem erros. As ações nunca são atrasadas, a menos que sejam ordenadas a fazê-lo. Isso garante melhor conformidade com os estatutos existentes e uma trilha de auditoria. Há menos chance de erro humano inadvertido, garantindo assim uma saída consistente do processo.

Redução de custos

Ele garante que o custo de conclusão de um projeto diminua. Além disso, os trabalhadores vinculados a empregos repetitivos agora poderão participar de outros projetos complexos e de alto valor.

Essa divisão de funções pode ser benéfica no setor financeiro e de trabalho. Os trabalhadores se sentem mais valiosos e também têm maior satisfação.

Exemplos de automação de processos

Escritório sem papel

Uma empresa de transportes pretende aumentar o seu número de motoristas, sem aumentar o quadro de funcionários, procurando aumentar a produtividade.

O maior obstáculo é que todo o trabalho de escritório é feito manualmente. Os motoristas coletam informações de pagamento dos clientes, além de rastrear manualmente seus próprios horários.

Essas informações são entregues ao escritório por telefone ou fax, para serem inseridas manualmente na contabilidade. Esse processo é lento, ineficiente e também sujeito a erros humanos.

O fluxo do processo melhorou com sua automação. A empresa premiou drivers com tablets com software que:

- Rastreie automaticamente o tempo de estrada dos motoristas.

- Capture facilmente informações do cliente.

Essas informações são enviadas automaticamente para os funcionários do escritório, sincronizando assim com o sistema de contabilidade.

Redução de erros

Uma empresa que desenvolve sistemas de informação grandes e complexos trabalha com um parceiro para construir um sistema que facilite as solicitações de mudança para o diretório de atividades.

O processo anterior era complicado, porque os dados eram passados manualmente por vários sistemas diferentes. Embora o processo tenha funcionado bem, em casos específicos, qualquer erro pode levar a falhas.

Ao centralizar esse processo com a instalação de um único sistema, a empresa reduziu o processo de homologação, facilitando o seu monitoramento e evitando erros causados pela não transferência correta das informações entre os sistemas.

Referências

Enginess (2016). 3 Exemplos de automação de processos de negócios. Retirado de: enginess.io.
Elena Haidukova (2019). Noções básicas de automação de processos para leigos. Comindware. Retirado de: comindware.com.
Smartsheet (2020). Tudo o que você precisa saber sobre automação de processos de negócios. Retirado de: smartsheet.com.
Médio (2020). O que é automação de processos de negócios? Retirado de: medium.com.
Mary Shacklett (2015). Automação de processos de negócios: onde funciona e onde não. ZDNet. Retirado de: zdnet.com.