Sistema de inventário permanente: características e exemplo - Ciência - 2023

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o sistema de inventário perpétuo é um método de contabilização de estoque que registra a venda ou compra de estoque imediatamente por meio do uso de pontos de venda computadorizados ou sistemas de entrada de pedidos e software de gerenciamento de ativos corporativos.

O estoque permanente fornece uma visão altamente detalhada das mudanças no estoque, com um relatório imediato da quantidade de estoque no armazém, refletindo assim com precisão o nível de itens disponíveis.

Este sistema de estoque é superior ao antigo sistema de estoque periódico, pois permite o rastreamento imediato das vendas e dos níveis de estoque de itens individuais, ajudando a evitar rupturas.

Um estoque perpétuo não precisa ser ajustado manualmente pelos contadores da empresa, exceto na medida em que a contagem do estoque físico não esteja de acordo devido a perda, quebra ou roubo.

O inventário permanente é o método preferido para manter o controle do inventário, pois se gerenciado de maneira adequada, pode produzir resultados razoavelmente precisos de forma contínua.

Caracteristicas

O estoque permanente descreve os sistemas de estoque onde as informações sobre a quantidade e a disponibilidade do estoque são continuamente atualizadas em função do negócio.

Isso é feito conectando o sistema de estoque com um sistema de entrada de pedidos, como leitores de código de barras sem fio, e nas lojas, com o sistema de terminal de ponto de venda. Portanto, o estoque contábil seria exatamente o mesmo ou quase igual ao estoque real.

É menos eficaz quando as alterações são postadas nos cartões de inventário, pois há uma possibilidade significativa de que as entradas não sejam feitas, sejam feitas incorretamente ou não sejam feitas em tempo hábil.

Sob o sistema de estoque perpétuo, uma empresa atualiza continuamente seus registros de estoque para levar em conta adições e subtrações de estoque para atividades como:

- Itens de estoque recebidos.

- Produtos em estoque vendidos.

- Itens movidos de um lugar para outro.

- Materiais a serem utilizados no processo produtivo.

- Itens descartados.

A fórmula para o sistema de estoque permanente é muito simples: Estoque inicial (geralmente obtido de uma contagem física) + Recebimentos - Remessas = Estoque final.

Diferenças de estoque

Um sistema de estoque perpétuo tem a vantagem de fornecer informações atualizadas sobre o saldo do estoque e exigir um nível reduzido de contagens de estoque físico.

No entanto, os níveis de estoque calculados por este sistema podem diferir gradualmente dos níveis de estoque reais.

Isso se deve a transações não registradas ou roubo, portanto, os saldos contábeis devem ser comparados periodicamente com os valores reais disponíveis, usando a contagem cíclica e ajustando o saldo contábil conforme necessário.

Custo da mercadoria vendida

No sistema permanente, há atualizações contínuas na conta de custo da mercadoria vendida à medida que cada venda é feita. Isso significa que é fácil obter um custo exato das mercadorias vendidas antes do final do período contábil.

Compras

As compras de estoque são lançadas na conta de estoque de matérias-primas ou na conta de mercadorias, dependendo da natureza da compra, enquanto também há uma entrada de registro individual que é mantida para cada item de estoque.

Rastreamento de transações

As investigações são muito mais fáceis de rastrear em um sistema de estoque permanente. Neste sistema, todas as transações estão disponíveis em detalhes no nível individual.

Os relatórios de estoque podem ser acessados online a qualquer momento. Isso torna mais fácil gerenciar os níveis de estoque e o dinheiro necessário para comprar estoque adicional.

Uma vez que o sistema de estoque periódico é atualizado apenas ocasionalmente, os gerentes nunca têm informações financeiras atualizadas e precisas nas quais basear suas decisões de compra ou fabricação.

Vantagens e desvantagens

Vantagem

A principal vantagem é fornecer aos gestores estatísticas relevantes sobre a situação da empresa, em tempo hábil.

O valor do custo da mercadoria vendida e o saldo da conta do estoque estão disponíveis a qualquer momento. Essas informações são muito importantes para aprimorar a política de compras e preparar as demonstrações financeiras de curto prazo.

Embora os erros de inventário possam ocorrer por perda, quebra, roubo, rastreamento de inventário impróprio ou erros de digitalização, há muitos benefícios em usar este sistema:

- Manter maior controle sobre os estoques físicos, comparando o saldo real com os registros contábeis.

- Detecte sem demora qualquer problema antes que se torne gigantesco, como roubo, dano ou vazamento de estoque.

- Impedir rupturas de estoque. A falta de estoque significa que um produto está fora de estoque.

- Fornecer à administração uma compreensão mais precisa das preferências do cliente.

- Permitir que o gerenciamento centralize o sistema de gerenciamento de estoque para vários locais.

- Fornece maior precisão, pois cada item de estoque é registrado separadamente no razão geral.

- Reduz as contagens de inventário físico, não exigindo o encerramento das atividades rotineiras de negócios durante a contagem física.

Desvantagens

- No caso da contabilidade manual, o uso do sistema de estoque permanente é demorado. Isso também pode levar a muitos erros em cada período contábil. Este problema só pode ser resolvido aplicando um sistema de contabilidade informatizado.

- O uso de computadores e software de contabilidade pode ser bastante caro para pequenas empresas.

- Manter contas de estoque em sistema permanente é caro e demorado.

- Os sistemas de inventário permanente podem ser vulneráveis a erros devido a superestimações ou subestimações. Isso pode ocorrer como resultado de roubo, quebra, erros de digitalização ou movimentos de estoque não rastreados, levando a erros de reabastecimento.

Exemplo

Um exemplo de sistema de estoque permanente é um departamento moderno de envio e recebimento de mercadorias. Cada caixa recebida é digitalizada no sistema de contabilidade e, portanto, adicionada automaticamente ao saldo do estoque.

Os produtos enviados aos clientes são marcados com um código de barras e lidos quando saem do cais de embarque. Isso os tira automaticamente do sistema de contabilidade e diminui o estoque.

Como pode ser visto, este moderno sistema é atualizado em tempo real. Não é necessário processar as transações em lotes como em um sistema de estoque periódico. Conseqüentemente, todos os relatórios estarão sempre atualizados para revisão pela equipe de gestão.

Referências

Steven Bragg (2018). Sistema de inventário perpétuo. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
Steven Bragg (2019). A diferença entre os sistemas de inventário periódico e perpétuo. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
James Chen (2018). Inventário perpétuo. Retirado de: investopedia.com.
Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Inventário perpétuo. Retirado de: en.wikipedia.org.
Meu curso de contabilidade (2019). O que é um sistema de inventário permanente? Retirado de: myaccountingcourse.com.