Manual de organização de uma empresa: objetivo, estrutura, exemplo - Ciência - 2023

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o manual de organização de uma empresa é uma compilação de informações escritas sobre políticas, operações, regras, regulamentos, objetivos, procedimentos, detalhes departamentais, etc. De uma empresa.

Um manual de organização explica a estrutura de uma organização em termos de divisão de trabalho, criação de departamentos e distribuição de responsabilidades, juntamente com a autoridade em cada posição dentro da hierarquia organizacional.

É um guia útil para todos os membros de uma empresa, pois fornece detalhes sobre o grau de autoridade de cada gestor, bem como uma análise detalhada das várias atividades em termos de conteúdo e responsabilidade no trabalho.

As responsabilidades dos diferentes cargos de gestão são explicadas por meio de um guia de funções. Este guia é um meio de definir responsabilidade, autoridade e relacionamentos para cada posição.


É considerado um complemento ao organograma. Embora o organograma forneça uma visão geral da estrutura organizacional, o manual da organização descreve a estrutura da empresa em detalhes. Portanto, um manual tem um escopo muito mais amplo do que um organograma oferece.

Objetivo do manual da organização

O objetivo é detalhar informações importantes da empresa. Serve para fornecer uma visão ampla da estrutura da organização e apresentar evidências documentais sobre a autoridade, responsabilidade e relacionamentos de cada cargo. Ele também fornece consistência nos procedimentos.

Ferramenta para funcionários

Um manual básico de organização analisa a missão e os objetivos da empresa, oferecendo diretrizes gerais sobre o que se espera dos funcionários e o que os funcionários podem esperar da empresa.

Um manual mais elaborado também inclui regras específicas sobre todos os assuntos relativos à empresa. Por conter diversos regulamentos e instruções, permite que os funcionários aprendam rapidamente os diversos procedimentos e práticas da empresa.


Além disso, como as políticas estão claramente estabelecidas, é rápido e fácil tomar as decisões corretas, deixando pouco espaço para discricionariedade individual.

Ao definir com clareza as atribuições de cada membro, proporciona um meio útil de controlar as diversas atividades do negócio, além de ajudar os novos contratados a serem rapidamente incorporados à estrutura existente da organização.

Ferramenta gerencial

É uma ferramenta útil para os gerentes visualizarem a empresa como um todo e verem suas responsabilidades no contexto das responsabilidades organizacionais gerais.

Proporciona segurança aos gestores para desenvolverem suas potencialidades dentro de sua área de responsabilidade, evitando a sobreposição de atividades. Ao delimitar as áreas de trabalho, os gerentes podem aprender sobre suas responsabilidades, compará-las com suas habilidades e melhorar por meio de programas de treinamento.

Por outro lado, facilita a delegação, pois os gerentes podem distinguir entre a autoridade que possuem e a autoridade que podem delegar aos subordinados. Além disso, ajuda a tomar decisões com mais rapidez, explicando com clareza os planos e políticas da organização.


Disponibilidade

Todos os gerentes funcionais e seus funcionários devem manter os manuais disponíveis como referência para que não tenham que recorrer a seus superiores para obter informações sobre a tomada de decisões.

Portanto, cópias do manual da organização devem estar disponíveis para os gerentes seniores e também para serem verificados em cada departamento e divisão.

Estrutura

Visão

É uma declaração feita sobre o ideal de futuro pelo qual a empresa está trabalhando para alcançá-lo.

Missão

É uma declaração sobre o propósito da empresa. Mostra a essência do que é a empresa, buscando responder o seguinte:

- Qual é a essência da empresa.

- Quais são suas principais crenças e compromissos.

- Quem são os clientes e quais são as suas necessidades.

- Que benefício terão os clientes.

- O que a empresa fará para fornecer esse benefício.

Princípios e valores

São as qualidades desejáveis. Quando se trata de princípios, eles estão ligados a crenças e compromissos. Os valores da empresa e dos indivíduos afetarão a orientação da prestação do serviço.

Objetivos e políticas

São detalhados os objetivos e políticas, principais e complementares, da empresa, de forma a facilitar que as atividades caminhem numa direção específica.

Ser capaz de focar nos objetivos principais permite que os gerentes se concentrem mais neles. Nesta declaração, são especificadas as decisões de gestão relacionadas à empresa que são vinculativas a todas as administrações.

Glossário de termos

É aconselhável ser capaz de definir e descrever termos como autoridade, delegação, coordenação, supervisão, planos, políticas, descentralização, responsabilidade e outros.

Isso é feito para estabelecer uma nomenclatura comum, permitindo que os membros entendam os vários termos administrativos usados.

Procedimentos

Eles definem os métodos para lidar com qualquer atividade. Eles devem ser seguidos de maneira equivalente por todos os gerentes. Portanto, eles devem ser claramente rastreados.

A estrutura da empresa deve ser detalhada em termos divisionais e departamentais, além das políticas e normas das diferentes áreas funcionais. Os procedimentos da organização determinam sua uniformidade.

Descrições de processos

Eles são projetados para explicar as etapas dos processos às pessoas que desejam executá-los. Se os funcionários forem obrigados a trabalhar sob procedimentos rígidos, eles precisarão saber quem faz o quê em cada etapa do processo.

Descrições de emprego

Nomear a função principal e os papéis principais de uma posição é muito mais útil do que apenas focar em uma lista de funções.

Como fazer um manual de organização?

Projeto

Elaborar o manual ajuda a organizar pensamentos e identificar tópicos a serem abordados. Ele também serve como um índice.

Esse esboço pode ser dividido em seções para ampliar as áreas relevantes para a empresa, como normas de conduta, benefícios, recursos humanos, tecnologia, administração e políticas jurídicas.

Se quiser cobrir alguns tópicos com mais detalhes, você deve criar subtítulos para as seções, como "folga remunerada" ou "benefícios de seguro saúde".

Informação organizacional

Prepare a visão e missão da empresa no início do manual. Além disso, são apresentadas as razões para ter um manual de organização.

Dependendo do porte da empresa, ela pode ser dividida em subseções. Entre os principais temas estão a história, objetivos e valores da empresa, bem como o compromisso da empresa com os colaboradores.

Se você não tem uma filosofia ou uma declaração de valores por escrito, uma maneira útil de desenvolvê-la é pedir a seus funcionários e gerentes que escrevam de três a cinco coisas em que acreditam ou com as quais se comprometem com a empresa.

Política e procedimentos

Quer as políticas sejam tratadas como seções gerais ou usando subseções detalhadas, cada tópico deve ser apresentado declarando o propósito da política e, em seguida, detalhando a política como tal.

Por exemplo, entre as políticas a serem abordadas em "Padrões de Conduta" estão o código de vestimenta ou o uso de drogas e álcool. Em "Remuneração", horas de trabalho, dias de pagamento e como os aumentos ou bônus são tratados podem ser indicados.

A seção de recursos humanos pode incluir como os funcionários notificam a empresa sobre qualquer mudança em seu status que afete sua remuneração e o acesso aos registros pessoais.

Revisão legal

Após a conclusão da redação do manual, ele deve ser revisado por um advogado antes de ser distribuído aos funcionários.

Um especialista em direito do trabalho pode indicar se a linguagem do manual está em conformidade com as leis e verificar se elas não são compromissos desconhecidos incorporados involuntariamente.

Exemplo de manual de organização

Um manual de organização de pequena empresa pode conter os seguintes pontos, em forma de resumo. Além disso, incluiria uma folha de rosto com o nome da empresa e a data de publicação.

- Valores

- Defender os direitos dos clientes e colaboradores.

- Agir no melhor interesse da organização.

- Mantenha a confidencialidade.

- Atue com lealdade e evite conflitos de interesse.

- Aja com honestidade e boa fé.

- Metas

- Crie uma organização que oferece a maior oportunidade de desenvolvimento individual.

- Organizar funções para que os funcionários possam fazer seu trabalho com eficácia.

- Organizar cada unidade para que a empresa aproveite ao máximo as oportunidades de crescimento e expansão.

- Responsabilidades do pessoal

- Informar os clientes sobre os padrões que eles podem esperar na prestação do serviço.

- Fornecer aos clientes informações precisas sobre os serviços disponíveis e não reter tais informações propositalmente.

- Informar os clientes sobre os limites da confidencialidade em uma determinada situação, os fins para os quais as informações são obtidas e também como podem ser utilizadas.

- Responsabilidades do gerente

- Agir no melhor interesse da organização, e não de qualquer membro ou grupo em particular.

- Não use sua posição e informações para ganho pessoal em detrimento da organização.

- Assegurar que as tarefas delegadas ao pessoal são realizadas de forma adequada por pessoas competentes.

- Procedimento de disputa

Aviso verbal

O trabalhador deve ser informado de qualquer reclamação relacionada ao desempenho de seu trabalho. A reclamação deve ser específica e estar relacionada ao trabalho executado. O supervisor deve descrever como o trabalhador deve melhorar seu desempenho.

Aviso escrito

Se o problema persistir, o trabalhador deve receber um aviso por escrito sobre a reclamação contra ele. Deve ser indicada a data de reunião com o gerente, supervisor, trabalhador e representante sindical.

Na reunião, o supervisor apresentará a reclamação ao trabalhador. Como melhorar a situação deve ser negociado, assumindo assim o compromisso de mudar certas coisas dentro de um período experimental. Ao final deste período haverá uma revisão.

Aviso final

Se o problema persistir, outra reunião semelhante deve ser convocada, notificando o trabalhador por escrito. O trabalhador poderá responder novamente sobre a situação. Ações adicionais podem ser consideradas, com o trabalhador recebendo uma advertência final por escrito.

Terminação

Se após esses três avisos o problema persistir, qualquer ação apropriada deve ser tomada, incluindo o encerramento.

- Descrição do cargo de gerente geral

- Garantir que a empresa seja motivada por sua missão e filosofia.

- Garantir que a empresa seja financeiramente viável e também opere com eficiência.

- Garantir que a empresa alcance os resultados em cada um dos programas propostos. Além disso, os programas operam dentro da filosofia e políticas estabelecidas.

Exemplos de manuais de organização em PDF

Aqui você pode encontrar alguns manuais em formato PDF:

Manual Organizacional da Universidad de la Cañada.

Manual de organização ITSOEH.

Manual de Organização Retuerto Hermanos.

Manual de organização da Direcção de Desenvolvimento Rural de San Martín Texmelucan.

Referências

  1. Maria Christensen (2020). Como escrever manuais organizacionais e de políticas. Small Business-Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
  2. Sindhuja (2020). Manual de Organização: Conceito, Tipos e Vantagens. Idéias de gestão empresarial. Retirado de: businessmanagementideas.com.
  3. Tanuja (2020). Manuais de Organização: Significado, Tipos e Méritos. Idéias de gestão empresarial. Retirado de: businessmanagementideas.com.
  4. Management Alternatives Pty Ltd (2020). Escrevendo Manuais de Política e Organizacionais. Retirado de: mapl.com.au.
  5. Venkatesh (2020). Manual Organizacional: Significado, Tipos, Vantagens e Desvantagens. Sua biblioteca de artigos. Retirado de: yourarticlelibrary.com.
  6. GURU. RH (2020). Manual Organizacional. Retirado de: guru.hr.