Orçamento Base Zero: Recursos e Como Fazer - Ciência - 2023

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o orçamento baseado em zero É um método ou processo orçamentário em que todas as despesas devem ser justificadas a cada novo período. O processo de orçamento baseado em zero começa de uma “base zero”, analisando cada função dentro de uma organização para determinar suas necessidades e custos.

Os orçamentos são então criados, alocando recursos com base na eficiência e no que é necessário para o próximo período, sem usar o orçamento do ano anterior, independentemente de cada orçamento ser maior ou menor que o anterior.

O orçamento baseado em zero permite que objetivos estratégicos de alto nível sejam implementados no processo orçamentário, vinculando-os a áreas funcionais específicas da organização, onde os custos podem ser agrupados primeiro e depois medidos em relação aos resultados anteriores e às expectativas atuais.

O orçamento baseado em zero pode ajudar a reduzir custos, evitando aumentos ou reduções gerais do orçamento em relação a um período anterior. No entanto, é um processo lento que leva muito mais tempo do que o orçamento tradicional baseado em custos.

Caracteristicas

No passado, as empresas olhavam apenas para algumas coisas específicas e presumiam que tudo já estava no lugar e que não precisavam verificar novamente. No entanto, o orçamento base zero deve aprovar tudo o que será orçado.

Como esse tipo de orçamento exige aprovação para fazer o orçamento, significa que os orçamentos começam do zero, com uma nova decisão a cada ano sobre tudo o que é feito.

Essencialmente, a administração deve começar do zero e examinar cada operação e atividade para determinar se vale a pena gastar o dinheiro da empresa. A administração também deve definir metas de gastos totalmente novas.

É caro, complexo e demorado, pois o orçamento é refeito anualmente. Um orçamento tradicional é mais simples e rápido, pois requer apenas a justificativa de mudanças incrementais.

O orçamento base zero exige justificativa para despesas recorrentes e antigas, além de despesas novas. Tem como objetivo dar aos gerentes responsabilidades para justificar suas despesas. Visa também gerar valor para uma organização, otimizando custos e não apenas receitas.

Como fazê-lo?

Às vezes, os orçamentos e despesas de negócios estão tão fora de controle que toda a estrutura de custos do negócio precisa ser revisada. Nesse caso, não adianta olhar para o orçamento do ano anterior.

Todo o orçamento deve ser refeito por completo. Esse tipo de mudança drástica é conhecido como orçamento baseado em zero. Ao contrário do orçamento tradicional, nenhum item é incluído automaticamente no próximo orçamento.

Nenhuma atividade é considerada intocável. Todas as despesas são analisadas e devem ser justificadas para permanecer no orçamento.

No orçamento baseado em zero, a força-tarefa analisa cada plano e cada despesa no início de cada ciclo orçamentário. Você deve justificar cada linha do orçamento para receber fundos.

A equipe de trabalho pode aplicar o orçamento base zero a qualquer tipo de custo: despesas de capital, despesas operacionais, vendas, custos gerais e administrativos, custos de marketing, custos variáveis ou custo das mercadorias vendidas.

Passos a seguir

As etapas a seguir no processo de orçamento base zero referem-se à análise detalhada de cada atividade para todas as áreas da empresa:

- Identificação de uma atividade.

- Encontre diferentes formas e meios de realizar a atividade.

- Avaliar essas soluções e também avaliar diferentes fontes alternativas de recursos.

- Estabelecer números orçados e prioridades.

Vantagens e desvantagens

Quando bem-sucedido, o orçamento baseado em zero produz economias radicais e libera as empresas de metodologias e departamentos fechados. Quando não é bem-sucedido, os custos para uma organização podem ser consideráveis.

Vantagem

Precisão

Esse tipo de orçamento ajuda as empresas a examinar todos os departamentos para garantir que recebem a quantia correta de dinheiro. O orçamento resultante é bem justificado e alinhado com a estratégia de negócios.

Eficiência

Ajuda a considerar as necessidades reais, concentrando-se estritamente nos números atuais, em vez de levar em consideração orçamentos anteriores. Melhore a eficiência operacional por meio de análises de suposições rigorosas.

Redução de gastos desnecessários

Você pode eliminar despesas redundantes ao reexaminar despesas potencialmente desnecessárias. Ajuda na redução de custos, evitando aumentos automáticos no orçamento.

Coordenação e comunicação

Ele permite uma melhor comunicação dentro dos departamentos, envolvendo os funcionários na tomada de decisões e na priorização do orçamento. Catalisa uma colaboração mais ampla em toda a organização.

Desvantagens

Burocracia

Criar um orçamento baseado em zero em uma empresa pode exigir muito tempo, esforço e análise, o que exigirá uma equipe adicional.

Isso pode tornar o processo contraproducente na redução de custos. Pode ter um custo proibitivo para organizações com fundos limitados.

Corrupção

Usando um orçamento baseado em zero, os gerentes podem tentar distorcer os números para transformar as despesas em atividades vitais. Assim, eles podem criar uma "necessidade" para si mesmos.

Isso faria com que as empresas continuassem desperdiçando dinheiro com coisas de que realmente não precisam.

Justificativas intangíveis

Esse tipo de orçamento exige que os departamentos justifiquem seu orçamento, o que pode ser difícil em muitos níveis. Departamentos como propaganda e marketing devem contabilizar despesas que podem ou não usar no próximo ano devido às flutuações do mercado.

Isso pode custar lucro no futuro porque uma certa quantia de dinheiro não pode ser justificada. É arriscado quando as economias potenciais são incertas.

Tempo de gestão

O orçamento baseado em zero requer um custo de tempo adicional e treinamento para os gerentes.

Isso significa encontrar mais tempo a cada ano para fazer o orçamento, fazer ajustes e receber o treinamento adequado para entender como fazer o orçamento base zero.

Tempo de resposta mais lento

Devido à quantidade de tempo e treinamento necessários para fazer o orçamento baseado em zero, os gerentes têm menos probabilidade de fazer revisões em resposta a um mercado em mudança.

Isso significa que levará mais tempo para uma empresa transferir dinheiro para os departamentos que mais precisam dele em um determinado momento. O orçamento baseado em zero pode deixar uma lacuna em uma empresa porque esse instrumento pode não reagir às necessidades repentinas do departamento.

Referências

Investopedia (2018). Orçamento Base Zero - ZBB. Retirado de: investopedia.com.
Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Orçamento base zero. Retirado de: en.wikipedia.org.
Meu curso de contabilidade (2018). O que é Orçamento Base Zero (ZBB)? Retirado de: myaccountingcourse.com.
Steven Bragg (2017). Orçamento base zero. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
Gestão de finanças (2018). Orçamento Base Zero. Retirado de: efinancemanagement.com.