As 11 partes de um e-mail (explicadas e com exemplos) - Psicologia - 2023

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O e-mail se tornou uma ferramenta fundamental em nossos dias, pois nos permite enviar mensagens de forma rápida e instantânea.

As plataformas de mensagens eletrônicas permitem não apenas enviar um texto escrito a quem você está se dirigindo, mas também oferecem a opção de anexar outros documentos e elementos multimídia, como músicas, vídeos e apresentações.

Existem vários as partes de um e-mail, que revisaremos abaixo.

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As características do email

O e-mail, também denominado e-mail (correio eletrônico), é um serviço de Internet que permite enviar e receber mensagens de texto e arquivos multimídia entre usuários de todo o mundo. Os ficheiros que se podem enviar são de todo o tipo, como faixas de música, imagens, vídeos, documentos ... e é graças a isso, aliada à rapidez e facilidade de consulta a qualquer momento, que os emails se tornaram os principais meios de comunicação hoje.


Para enviar e receber e-mails, é necessário ter uma conta em uma das páginas que oferecem esse tipo de serviço, além de ter acesso à Internet. A grande maioria dessas páginas permite que as contas sejam feitas gratuitamente e a tecnologia por trás deles é baseada em um protocolo chamado SMTD, que também é usado para outros sistemas. As páginas de e-mail mais usadas hoje são Gmail, Yahoo! mail e Outlook.com.

Enquanto na vida real os usuários possuem endereços de e-mail físicos, que podem ser nossa casa ou escritório, no mundo virtual temos que usar um endereço de e-mail escrito e digital. Este endereço não pode ser repetido dentro da rede e geralmente consiste em um conjunto de palavras (nome de usuário) acompanhadas do símbolo @ (arroba) e, em seguida, o nome estabelecido pela rede.

Não é necessário que a pessoa para quem a mensagem é enviada esteja conectada naquele momento para recebê-la, nem precisamos estar conectados o tempo todo se quisermos receber as mensagens que outros nos enviam. Contanto que a mensagem seja enviada para o endereço de e-mail correto, a pessoa que queremos que ela entre em contato com você, a menos que sua própria conta identifique a mensagem como SPAM (lixo eletrônico) e a arquive em sua pasta. Spam.


Como o correio de uma vida, o eletrônico exige que você preencha uma série de dados para que possa ser enviado. Da mesma forma que numa carta tradicional colocamos o endereço do remetente, o remetente, um envelope com texto escrito ou fotos, os e-mails exigem que coloquemos para quem enviamos, o que queremos dizer e se anexamos ou não outros elementos O comprimento e a formalidade do corpo da mensagem dependerão do usuário e do contexto.

Principais partes dos e-mails

As principais partes do e-mail são as seguintes:

Cabeçalho

O cabeçalho é um conjunto de linhas em que aparecem as principais informações para o envio da mensagem. É nesta parte que você pode ler os endereços de e-mail do remetente da mensagem (remetente) e do destinatário (destinatário), bem como a data e hora em que foi enviada. O cabeçalho está no topo da janela do e-mail que estamos escrevendo e consiste nas seguintes partes.


1. Remetente

Normalmente, no cabeçalho, a parte do remetente vem na forma de um espaço em branco apresentado com a palavra "De:". Esta é a área onde o endereço de e-mail da pessoa que está enviando a mensagem está localizado.

2. Destinatário

A parte do destinatário é um espaço em branco no cabeçalho que começa muitas vezes com a palavra "Para:" e nele você coloca o endereço de e-mail para o qual a mensagem é endereçada. Este elemento é imprescindível em um e-mail, pois, como em qualquer carta, é necessário saber para quem ela é enviada.

Caso o endereço de e-mail que foi escrito não seja válido, esteja incorreto ou não exista, a maioria dos serviços de mensagens instantâneas tem um recurso que nos avisa que a mensagem não pôde ser enviada devido a um problema com o destinatário. Em outros casos, a mensagem é enviada, mas não vai a lugar nenhum.

3. CC ou BCC

Na mesma seção de "Destinatário", no final, encontram-se as iniciais "CC" e "CCO". Estas duas opções são opcionais e servem para anotar os outros endereços de email para os quais pretende que receba a cópia do email que vai ser enviado.

A opção CC significa "com cópia", mostrando todos os endereços para todos os destinatários, ou seja, todas as pessoas que receberem a mensagem terão acesso aos e-mails das demais pessoas que receberam o mesmo texto.

A opção BCC, que significa “com cópia oculta”, implica o envio da mesma mensagem a várias pessoas como no caso do CC, mas com a particularidade de que o endereço de email das pessoas que receberam o mesmo email não é exibido.

4. Data

A maioria dos serviços de mensagens eletrônicas tem um recurso ativado que mostra a que horas e em que dia a mensagem foi enviada.

5. Confirmação de recebimento

Alguns serviços têm uma funcionalidade que permite que você saiba se a mensagem enviada foi recebida pela pessoa a quem foi endereçada.

6. Botões de resposta e encaminhamento

No cabeçalho, pode haver um botão que diz "Responder", que nos salva de ter que escrever novamente o endereço de email da pessoa que nos envia uma mensagem para lhe enviar a resposta, enquanto o botão "Reenviar" envia a mesma mensagem para o mesmo endereço ou para outros endereços, caso tenhamos adicionado novos endereços de email.

7. Assunto

Em "Assunto" é onde o editor do e-mail deve colocar um título ou tópico relacionado ao corpo da mensagemou explique resumidamente o motivo do envio. Essa frase permitirá que a pessoa que a recebe saiba do que se trata a correspondência antes de abri-la.

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Janela de edição de mensagens

Após o cabeçalho, temos a parte em que escreveremos o corpo da mensagem, além de anexar arquivos ou assinar caso queiramos.

8. Corpo da mensagem

O corpo é a parte redigida da mensagem e pode durar o tempo que quisermos. É onde escreveremos todas as razões pelas quais escrevemos e o que queremos dizer ao destinatário da mensagem.

9. Barra de ferramentas de edição

A maioria dos serviços de mensagens eletrônicas tem uma barra de ferramentas de edição habilitada, que faz com que a seção para escrever o corpo da mensagem tenha funcionalidades semelhantes a de um processador de texto convencional. Graças a esta barra podemos alterar o tamanho da fonte, cor, fonte, sublinhado, colocar em negrito, organizar o texto em marcadores ...

10. Anexos

Opcionalmente, a mensagem pode vir acompanhada de anexos, ou seja, elementos multimídia ou outros documentos em diferentes formatos, como PDF ou Word. Esses arquivos terão que ser baixados pelo destinatário para abri-los e podem ser de todos os tipos: fotos, vídeos, documentos, pastas, apresentações, faixas de música, planilhas ...

Embora mais de um possa ser enviado no mesmo e-mail, você deverá levar em consideração quanto espaço eles ocupam e, caso ultrapassem a capacidade permitida pelo e-mail, deverão ser compartilhados em outras mensagens.

Existe um botão para anexar os documentos no final da janela de edição de mensagens, na qual se clicarmos, aparecerá uma pequena janela onde poderemos procurar o arquivo desejado em nosso PC. Outra opção é arrastar o que queremos anexar e colocá-lo no corpo da mensagem, onde será feito o upload automaticamente.

11. Assinatura

Por fim, na parte inferior do e-mail, temos a assinatura, um recurso opcional que pode ser pré-programado. Essa assinatura pode incluir nosso nome, endereço de e-mail, o nome da organização para a qual trabalhamos, além de colocar uma assinatura personalizada com frases e emoticons.

Recomenda-se que utilize este espaço para colocar as mesmas informações que um cartão de visita comportaria, nomeadamente colocando o nome, número de telefone de contacto, cargo e empresa para a qual trabalha no caso de ser um email profissional.


Aspectos essenciais no corpo da mensagem

A parte do nosso e-mail que mais transmite informações é, sem dúvida, o corpo da mensagem. É necessário levar em consideração uma série de aspectos a serem observados ao redigir um e-mail, principalmente se a mensagem que vamos enviar for para alguém importante e exigir um cadastro mais formal.

1. Saudação

A saudação é a primeira parte da mensagem e é essencial que esteja presente se for um formal, já que é a primeira coisa que o destinatário lerá. A expressão que usamos para iniciar o texto da mensagem vai depender muito de com quem estamos falando.

Algumas expressões formais que podemos usar são:

  • Distintos Senhores / as
  • Prezado Presidente
  • Prezado Sr. / Sra.
  • Caro senhor,

Expressões menos formais são:

  • Olá pessoal!
  • Ola NAME
  • Saudações,
  • Bom dia / tarde / noite

2. Conteúdo da mensagem

Depois de nos cumprimentar, começamos a explicar a ideia ou motivo extenso pelo qual estamos nos dirigindo ao nosso destinatário. Aqui você indica tudo que deseja transmitir à pessoa a quem envia a mensagem. Como comentamos, sua extensão é muito variável e depende do contexto e do que você deseja comunicar.


No caso de um e-mail comercial, recomenda-se que esta mensagem seja curta e concisa, indo ao assunto o mais rápido possível, mas mantendo um registro formal e cordial, principalmente se estivermos falando com nosso chefe.

Independentemente do registro que utilizamos, é fundamental cuidar da gramática, pontuação, ortografia e demais aspectos de adequação. Podemos estar conversando com um amigo ou alguém em quem temos muita confiança, mas para garantir que nos entendamos corretamente é muito importante cuidarmos desses aspectos.

3. Adeus

Por fim, na parte final do corpo da mensagem podemos nos despedir, principalmente se for uma mensagem formal ou dirigida a alguém importante. É muito importante que a mensagem termina com um bom fechamento, apropriado para o registro e contexto específicos. Esta despedida deve ser dada após ter falado sobre todos os pontos que se queriam.


Algumas expressões de despedida são:

  • Obrigado desde já.
  • Atenciosamente
  • Cordialmente,
  • Sinceramente,
  • Obrigado pelo seu tempo.
  • Até logo.
  • Até logo.
  • Meus melhores desejos.

Recomenda-se que o nome do remetente seja fornecido na despedida, embora isso possa não ser necessário dependendo da situação. Por exemplo, se se trata de uma troca constante de emails, em que a mensagem anterior é respondida e se estabelece uma conversa em forma de tópico, não será necessário colocar o nome em todas as mensagens.