As 15 funções de escritório mais importantes que você domina - Ciência - 2023

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As funções de escritório dominando São as atividades administrativas exercidas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e que são necessárias ao seu funcionamento. Se feito de forma eficiente, os resultados geralmente serão muito melhores do que se feito de maneira inadequada.

O trabalho de escritório normalmente tem um horário normal de segunda a sexta, que começa às 8h ou 9h. e dura até 16h ou 17h, embora varie por país ou região.

A maioria dos trabalhos de escritório exige habilidades básicas como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras, etc.

Dependendo do nível do cargo ou responsabilidade assumida, exige que a pessoa possua formação técnica, universitária ou de quarto grau.


As funções do escritório principal que você domina

1- Planejamento

Esta é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.

Existem ferramentas tecnológicas que ajudam esses métodos a serem posteriormente especificados em tarefas distribuídas entre os membros da equipe, mas só um bom planejamento pode garantir que tudo acabe somando ao objetivo do negócio.

O planejamento geral exige uma visão clara do negócio e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que possa cumprir as metas e prazos estabelecidos.

2- Transcrição e / ou redação de relatório

Uma tarefa que diariamente ocupa o tempo de quem trabalha em escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiem ​​ou detalhem suas funções ou que sirvam para explicar os detalhes (antecedentes, avanços, resultados, prós e contras contras, etc), de um determinado projeto.


Esses documentos também servem como registro da atividade da organização a que pertence aquele escritório, para futuras auditorias ou revisões.

3- Participar de reuniões

São encontros entre os membros de uma equipa de trabalho em que são trocadas ideias sobre projectos em curso, são apresentadas novas propostas, são partilhadas apresentações, relatórios ou relatórios.

Normalmente têm o objetivo de alinhar todos os presentes para o cumprimento de um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que podem ter surgido no desempenho de tarefas.

Geralmente têm frequência, duração e dinâmica bem definidas. Da mesma forma, o que é discutido neles geralmente é registrado em minutos ou minutos para arquivamento.


Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras vários dias por semana, outras a cada duas semanas e ainda outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.

4- Agendar reuniões

Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião de forma que consigam coincidir em um determinado local e horário.

Pode ser uma tarefa assustadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados vejam as datas disponíveis e escolham um horário que seja conveniente para eles.

5- Verifique o e-mail corporativo

É uma tarefa que pode demorar muito. Um relatório da Adobe publicado em 2016, resultante de uma pesquisa autoaplicável com mais de 1.000 trabalhadores, revela que gastamos em média 20,5 horas por semana verificando nosso e-mail de trabalho.

Classificar, ler e responder e-mails é uma forma de comunicação muito comum e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a um projeto ou processo organizacional.

Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras mais eficientes de gerenciar e-mails, também existem aplicativos como o Smart Labels do Gmail para isso.

Outra maneira de agilizar essa tarefa é incorporar modelos de e-mail padrão ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para destinatários diferentes e em momentos diferentes.

6- Gestão financeira

Nessa tarefa, deve-se garantir que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; ter todas as faturas enviadas, postadas, pagas e despachadas. Claro, existem escritórios que só fazem isso.

Esta atividade também inclui a manutenção de contas financeiras e documentos jurídicos atualizados para que não haja problemas com o quadro jurídico que diz respeito à organização em questão.

7- Logística

Esta função garante que todas as mercadorias relacionadas com o trabalho da empresa sejam transportadas de e para os armazéns e clientes. Também inclui a ligação com fornecedores para obtenção de matéria-prima para a fabricação de novos produtos.

O objetivo dessa função é garantir que a empresa tenha em seu poder tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa.

8- Atendimento de chamadas

No escritório também é obrigatório atender o telefone, por se tratar de um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre os próprios colegas de trabalho.

Embora pareça uma tarefa simples, requer um determinado protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à sua imagem. Portanto, é importante respeitar as regras de cortesia, manter um tom institucional, moderar o volume de voz e o vocabulário utilizado.

Outra informação importante, que às vezes é esquecida ao executar essa função, é anotar o máximo de dados possível sobre a pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá o acompanhamento correto do assunto discutido durante a conversa telefônica.

9- Organização de arquivos

A maioria das tarefas que são executadas em um escritório, geram algum documento: faturas, notas, atas, minutos, relatórios de vendas, etc.

Em formato digital ou em papel, é uma quantidade de informação que exige que alguém se encarregue de catalogar, arquivar e salvaguardar de acordo com o seu nível de importância para o negócio.

Justamente este último ponto, o da proteção da informação, é uma questão que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, para a qual cada vez mais ferramentas, protocolos e procedimentos estão surgindo que proporcionam segurança no arquivo e transmissão de dados. dados confidenciais em uma organização.

Em alguns casos, são utilizados discos rígidos externos, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento na "nuvem", como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribuição do correio da empresa

Uma tarefa que, apesar de não exigir uma formação acadêmica muito elevada, requer boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.

O esboço de um desenho, o cartão de crédito enviado pelo banco, as faturas de um fornecedor ou a carta de resposta de uma entidade governamental, são alguns dos documentos que qualquer funcionário pode estar esperando e nos quais muitos outros processos dentro da empresa.

11- Atendimento ao cliente

Esta função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

12- Impressão e cópia de documentos

Consiste na impressão dos documentos que devem ser guardados fisicamente ou na cópia daqueles que devem ser mantidos em duplicado ou entregues aos trabalhadores da empresa.

13- Entrevistas com candidatos

Esta é uma das tarefas do processo de seleção de pessoal. Podem ser realizadas individualmente ou em grupo, ou seja, com foco em um ou vários candidatos.

14- Compra de suprimentos e material de escritório

Os materiais de escritório são essenciais para a sua eficiência. Suprimentos de papelaria, tinta de impressora, embalagem ou papel devem estar sempre disponíveis, portanto, deve haver alguém responsável por seu gerenciamento.

15- Funções administrativas

Os procedimentos administrativos são essenciais para uma empresa manter a estabilidade e alcançar o sucesso nos negócios. Estar ciente de questões legais, papelada e outros esquemas burocráticos são algumas dessas funções.

Referências

  1. Audra Bianca (s / f). Organização do escritório e dicas de planejamento. Recuperado de: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Quantas horas da sua vida você desperdiçou com e-mail profissional? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
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  5. O que faz um assistente de escritório. Recuperado de learn.org.
  6. O que exatamente as pessoas fazem em trabalhos de escritório. Recuperado de: reddit.com.