Planejamento administrativo: princípios, tipos, elementos, etapas - Ciência - 2023

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o planejamento administrativo de uma empresa é um processo abrangente para determinar o que uma empresa deve se tornar e como ela pode melhor atingir esse objetivo. Avalia todo o potencial da organização, vinculando diretamente seus objetivos às tarefas e recursos necessários para alcançá-los.

Os empreendedores iniciam um negócio para cumprir um propósito que faça sentido para eles. O negócio passa a ser um instrumento para o empreendedor fazer o que deseja. O planejamento administrativo descreve o que você deseja que a empresa faça.

Além disso, oferece um processo sistemático para fazer e responder às perguntas mais críticas que a equipe de gestão enfrenta, especialmente as decisões importantes para alocar recursos.

Grande parte da função do planejamento é ser capaz de trabalhar de forma independente para determinar quais responsabilidades devem ser atribuídas a quais funcionários, definir níveis de prioridade para certas tarefas e criar horários de trabalho.


Quem implementa o planejamento administrativo?

O planejamento administrativo é realizado pelo gerente ou administrador de uma empresa. Estabelecer um planejamento administrativo para atingir os objetivos de negócios é uma das funções gerenciais mais importantes. Isso significa atribuir recursos e responsabilidades à equipe, bem como estabelecer um cronograma de trabalho para conclusão.

O planejamento administrativo exige que o andamento da equipe de trabalho seja continuamente verificado, a fim de fazer pequenos ajustes quando necessário, mantendo uma imagem clara dos objetivos mais importantes da empresa.

Princípios de planejamento administrativo

O planejamento administrativo tem uma série de princípios:


Racionalidade

É a habilidade de planejar de acordo com critérios reais e lógicos, que constituem, assim, planos de ação possíveis.

Unidade

Toda empresa tem o dever de que o planejamento administrativo seja adequado. Portanto, cada área deve conduzir suas estratégias de acordo com o plano geral.

Comprometimento

Refere-se à aceitação do planejamento que cada área da empresa deve ter. Embora o planejamento seja uma função gerencial, não deve ser feito por uma única pessoa. Em vez disso, o planejamento deve ser um processo colaborativo e inclusivo.

Os colaboradores devem se sentir comprometidos com o processo de planejamento, assumindo a responsabilidade compartilhada por sua execução. Eles podem até ter ideias inovadoras que de outra forma seriam perdidas.

Precisão

O planejamento deve adquirir um alto nível de precisão para que cada área da organização conduza todos os seus esforços da maneira esperada.


Comunicação

É importante comunicar claramente o plano de negócios e os resultados desejados aos funcionários. A comunicação aberta deve ser incentivada, encorajando todos a dar feedback e sugerir melhorias.

Flexibilidade

Refere-se à capacidade de adaptação às mudanças, o que possibilitará a permanência da empresa no tempo.

O planejamento eficaz exige o abandono de processos desatualizados, revisão de estratégias, inovação, contratação e demissão. Tudo isso significa uma mudança difícil de administrar.

Dados e não suposições

Basear um plano em suposições é um erro grave que anula todos os benefícios de um planejamento adequado. É importante fazer pesquisas de mercado, organizar grupos de discussão, conversar com seus próprios funcionários e consultar especialistas de mercado.

Cultura de crescimento

Um verdadeiro foco na melhoria só pode ser sustentado em uma cultura que valoriza a eficiência e o crescimento. Você tem que trabalhar para criar essa cultura na empresa.

Ao ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades, valorizando e recompensando as realizações pessoais, eles estarão mais dispostos a se comprometer com metas e planos desafiadores.

Tipos de planejamento

Estratégico

Ele é projetado com toda a organização em mente. Os gerentes seniores irão projetar e executar planos estratégicos para visualizar uma imagem do futuro desejado e as metas de longo prazo da organização.

Essencialmente, esse planejamento olha para a frente, onde você deseja que a empresa esteja em três, cinco ou dez anos. Ele serve como uma estrutura para o planejamento dos níveis inferiores.

Por exemplo, Tomás é gerente sênior da pizzaria Angelo. Tom deve usar o planejamento estratégico para garantir que as metas de longo prazo da organização sejam alcançadas.

Isso significa desenvolver estratégias de longo prazo para alcançar crescimento, melhorar a produtividade e a lucratividade, gerar retorno sobre os investimentos e melhorar o atendimento ao cliente. Isso fará parte do futuro almejado pela pizzaria.

Tática

Fornece suporte ao planejamento estratégico, transformando-o em planos concretos para cada área da empresa. Esses planos são baseados na responsabilidade e funcionalidade de cada departamento para cumprir sua parte do plano estratégico.

Por exemplo, quando Marta, uma gerente de nível médio de uma pizzaria, fica sabendo do plano estratégico de Tom para aumentar a produtividade, ela imediatamente começa a pensar em possíveis planos táticos para garantir que isso aconteça.

Seu planejamento tático pode ser tentar um novo processo para fazer pizza, procurando reduzir a quantidade de tempo que leva para prepará-la ou talvez procurando um forno mais potente que diminuirá o tempo de cozimento.

Marta precisa criar um conjunto de ações que sejam mais limitadas em escopo que o plano estratégico, mas ainda ajudem a aproximar a empresa do objetivo de longo prazo.

Operacional

É o planejamento que os gerentes de nível inferior fazem. Está focado nas operações e procedimentos específicos que ocorrem dentro do nível de base da empresa. As tarefas usuais de cada departamento devem ser planejadas com alto nível de detalhamento.

Francisco, gerente da base da pizzaria Angelo, é o responsável pelo planejamento operacional. Suas atividades incluem coisas como:

  • Avalie, peça e armazene o estoque.
  • Agende funcionários a cada semana.
  • Crie um orçamento mensal.

Elementos de planejamento administrativo

Visão e missão

A declaração de visão responde à pergunta: para onde estamos indo? Por outro lado, a declaração de missão descreve seu propósito e responde à pergunta: Por que estamos aqui?

Valores

Essa declaração responde à pergunta: O que é importante para nós? Assim, valores são coisas que você deseja enunciar constantemente.

metas

São os resultados específicos e mensuráveis, dentro de um período estabelecido. Os objetivos normalmente incluem receita e lucratividade desejadas.

Análise SWOT

É útil analisar onde a empresa está atualmente, identificando seus pontos fortes, oportunidades, fraquezas e ameaças. Requer um conhecimento profundo do mercado e também de como a empresa se posiciona em seu nicho, competindo com os concorrentes existentes.

Pontos fracos e fortes são fatores internos, enquanto ameaças e oportunidades são fatores externos, afetando a viabilidade da empresa.

Estrutura organizacional

É uma visão geral de todas as pessoas envolvidas na empresa e sua posição em relação às outras. A experiência da equipe existente deve ser detalhada, bem como as funções que ainda não foram preenchidas.

Operações

Os processos e as pessoas que fazem a empresa funcionar bem são a chave do sucesso. Na verdade, eles ajudam a fazer produtos melhores, entregando-os a um custo menor ou de forma mais eficiente. Este item deve cumprir com sucesso o que é "prometido" pelos itens anteriores.

Analisar os recursos necessários para atingir os objetivos, identificando também as principais tarefas e potenciais obstáculos. Sempre haverá tarefas que são críticas para o sucesso do negócio. Por fim, a identificação de obstáculos potenciais ajuda a prever como se adaptar se as circunstâncias mudarem.

Gestão financeira

Trata dos aspectos financeiros do negócio, com informações históricas e uma análise que mostra para onde a empresa está indo. As projeções estão incluídas, bem como os orçamentos da empresa.

Projeção de lucros e perdas

Uma previsão mensal de vendas, custos operacionais, impostos e lucros para o ano seguinte.

Requisitos de capital

Mostre aos investidores onde seu dinheiro será gasto. Deve conter um resumo de todas as despesas das grandes compras e também os custos operacionais do dia-a-dia.

Etapas do planejamento administrativo

Tenha consciência

A conscientização permite que você identifique as oportunidades disponíveis e futuras. Também envolve a compreensão dos objetivos da organização, examinando cada objetivo detalhadamente e analisando os resultados esperados.

Juntar informação

Você deve ter todas as informações relevantes sobre a operação comercial. Todos os fatos e números devem ser detalhados, os clientes-alvo identificados, bem como seus gostos e preferências anotados.

Também devem ser estabelecidas as diretrizes sob as quais os bens e serviços são fornecidos, o valor atual de mercado dos produtos, além dos custos e despesas projetados, com os retornos esperados.

As tarefas devem ser conhecidas de forma a alinhá-las com os objetivos e com os recursos necessários, em termos de pessoal e de financiamento.

Para estabelecer objetivos

Trata-se de definir as metas que a empresa deve se esforçar para atingir com os recursos disponíveis. A compreensão dos objetivos permite que cada funcionário conheça seu papel para alcançá-los. Portanto, eles devem ser adequadamente formulados e bem comunicados a todos os funcionários.

Eles devem ser estabelecidos em sua ordem de importância. Os mais importantes devem ter precedência e ser concluídos primeiro.

Determine o curso de ação

Um bom gerente deve analisar todas as opções disponíveis e fazer uma seleção final que seja adequada em termos de conveniência e uso de recursos. Todos os aspectos positivos e negativos de cada curso particular de ação devem ser analisados ​​e pesados ​​antes de tomar a decisão final sobre a seleção.

Avalie o curso de ação

Envolve a análise do desempenho de diferentes tarefas. Os diferentes fatores são medidos entre eles, preferindo-se o curso de ação mais conveniente em termos de recursos e cronograma.

Por exemplo, um curso de ação pode exigir grandes investimentos e ser lucrativo no longo prazo, enquanto outro pode exigir muito poucos recursos, mas margens de lucro baixas no longo prazo.

Implementação do plano

Para uma implementação bem sucedida, devem ser estabelecidas políticas e procedimentos, bem como planos de execução para todo o pessoal operacional, gerentes e demais colaboradores.

Monitoramento e avaliação

A eficácia e a execução do planejamento devem ser avaliadas periodicamente. Dependendo dos resultados, as diretrizes de gestão podem necessitar de ajustes.

Referências

  1. American Intercontinental University (2020). As quatro funções da administração: o que os gerentes precisam saber. Retirado de: aiuniv.edu.
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