Reengenharia de processos: tipos, modelos, fases e exemplos - Ciência - 2023

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o Reengenharia de processos é uma estratégia de gestão empresarial que tem como foco a análise dos fluxos de trabalho e processos de negócios de uma organização, a fim de alcançar melhorias substanciais em seu desempenho, produtividade e qualidade.

É a prática de repensar e redesenhar a forma como o trabalho é feito, a fim de melhor apoiar a missão da organização e reduzir custos. Processo de negócios refere-se ao conjunto de tarefas ou atividades interconectadas realizadas para atingir um resultado específico.

Ele começa com uma avaliação de alto nível da missão da organização, dos objetivos estratégicos e das necessidades do cliente. Perguntas fundamentais são feitas, como A missão precisa ser redefinida? Os objetivos estratégicos estão alinhados com a missão? Quem são os clientes?

Uma empresa pode descobrir que está operando com suposições questionáveis, especialmente em termos das necessidades e desejos de seus clientes. Somente depois que a organização reconsidera o que deveria estar fazendo, ela decide como fazer melhor.

Foco em processos

Dentro da estrutura da avaliação básica da missão e dos objetivos, a reengenharia concentra-se nos processos, etapas e procedimentos da organização que governam como os recursos são usados para criar produtos e serviços que atendam às necessidades do cliente. ou mercados específicos.

A reengenharia identifica, analisa e reprojeta os principais processos de negócios de uma organização com o objetivo de alcançar melhorias dramáticas em medidas críticas de desempenho, como custo, qualidade, serviço e velocidade.

A tecnologia da informação é vista como um facilitador para criar novas formas de organização e colaboração, em vez de apoiar as funções de negócios existentes.

A reengenharia de processos deriva de diferentes disciplinas, podendo-se identificar quatro áreas principais sujeitas a mudanças: organização, tecnologia, estratégia e pessoas. Uma visão de processo é usada como uma estrutura comum para considerar essas áreas.

Tipos

Existem três tipos diferentes de reengenharia de processos que qualquer empresa pode iniciar:

Reengenharia para melhoria de custos

Esse tipo de reengenharia pode levar uma empresa a reduções extraordinárias nos custos de processos não críticos, seja alterando radicalmente esses processos, ou mesmo eliminando-os por completo.

Vai muito além do que pode ser alcançado com os esforços usuais de redução de custos.

Reengenharia para ser mais competitivo

Com o esforço desse tipo de reengenharia, busca se aprofundar nos principais processos produzidos no negócio.

Pretende-se ser o melhor da sua classe, a um nível de classe mundial, ao mesmo tempo que obtém equivalência competitiva com empresas que no passado definiam as regras e os padrões da indústria.

Reengenharia para um ponto radical de inovação

Este tipo de reengenharia visa localizar e efetuar pontos radicais de inovação, mudar as regras existentes e estabelecer uma nova definição do melhor da classe para todas as empresas que estão tentando se tornar uma.

Modelos

Modelo ADKAR

O modelo enfoca o elemento de mudança nas pessoas, especificamente como garantir que os funcionários envolvidos apoiem e acreditem na mudança.

Depois de fazer isso, o modelo passa a olhar para a dimensão do negócio, focando na identificação da necessidade de mudança, as metas que precisam ser cumpridas, como essas metas serão cumpridas e a escala de tempo em que serão concluídas.

Tanto a dimensão empresarial quanto a pessoal devem ser cuidadas diligentemente para implementar uma estratégia de mudança bem-sucedida. Existem cinco etapas principais para garantir o suporte do funcionário.

Consciência

Os funcionários devem estar cientes exatamente de quais mudanças estão ocorrendo e por que são necessárias. Se os funcionários não estiverem cientes dessas coisas, eles podem perder a motivação e o direcionamento dentro da estratégia.

A administração tem um papel crucial em garantir que os funcionários estejam totalmente cientes de cada elemento do processo de mudança.

Desejo

O apoio à estratégia de mudança deve vir naturalmente dos funcionários. Em vez de forçar a mudança nos funcionários, incluí-los na visão e no desenvolvimento do projeto garantirá seu apoio ao resultado final.

Conhecimento

A reengenharia provavelmente trará uma mudança na rotina e nas habilidades dos funcionários, bem como uma mudança geral na organização.

Por esse motivo, os funcionários devem ser totalmente apoiados para adquirir e desenvolver essas habilidades.

Habilidade

Esse conhecimento deve ser desenvolvido, mas só pode acontecer se os indivíduos tiverem a habilidade necessária.

Reforço

O processo de mudança e as recompensas para os indivíduos que mudam seus métodos devem ser reforçados após a mudança ocorrer. Isso garante que os funcionários resistam à tentação de voltar aos velhos hábitos.

Modelo de transição de pontes

A principal força do modelo é que ele se concentra na transição, não na mudança. A diferença entre eles é sutil, mas importante.

Mudança é algo que acontece com as pessoas, mesmo que elas não concordem com isso. Por outro lado, transição é o que acontece na mente das pessoas enquanto elas passam por mudanças.

A mudança pode acontecer muito rapidamente, enquanto a transição geralmente acontece mais lentamente.

O modelo destaca três estágios de transição pelos quais as pessoas passam quando experimentam uma mudança. Estes são:

- Rescisão, perda e desistência.

- Zona neutra.

- Novo começo.

Bridges diz que as pessoas passam por cada etapa em seu próprio ritmo. Por exemplo, aqueles que se sentem confortáveis com a mudança provavelmente avançarão rapidamente para o terceiro estágio, enquanto outros permanecerão no primeiro ou no segundo estágio.

Fases

A reengenharia de processos de negócios não é uma tarefa fácil. A menos que cada fase seja concluída com êxito, as tentativas de alteração podem falhar.

Identifique e comunique a necessidade de mudança

Uma investigação deve ser feita. Quais processos podem não estar funcionando? A concorrência é melhor ou pior do que a empresa em alguns aspectos?

Depois de disponibilizadas todas as informações, deverá ser elaborado um plano bastante completo, com a participação das lideranças das diferentes áreas.

A administração terá que desempenhar o papel de vendedor. Você precisará transmitir a grande visão da mudança e mostrar como ela afetará positivamente até mesmo os funcionários menos qualificados.

Reúna uma equipe de especialistas

Como em qualquer outro projeto, a reengenharia de processos precisa de uma equipe de pessoas altamente treinadas e motivadas que realizem as etapas necessárias. Na maioria dos casos, a equipe consiste em:

Gerente sênior

Quando se trata de fazer uma grande mudança, você precisa da supervisão de alguém que possa tomar as decisões e com quem entrar em contato diretamente.

Gerente de operações

Será necessário alguém que conheça as complicações do processo. É aqui que intervém o gestor de operações, tendo trabalhado com os processos e podendo contribuir com o seu vasto conhecimento.

Especialistas em reengenharia

Os engenheiros certos serão necessários. Os processos de reengenharia podem exigir especialização em vários campos diferentes, desde TI à manufatura.

Encontre processos ineficientes e defina indicadores-chave de desempenho (KPI)

Os KPIs corretos devem ser definidos. Os KPIs geralmente variam dependendo do processo que está sendo otimizado.

Então os processos devem ser seguidos individualmente. A maneira mais fácil de fazer isso é mapeando seus processos de negócios.

É muito mais fácil se você tiver tudo escrito passo a passo. É aqui que o gerente operacional se torna útil, pois torna os processos mais fáceis de definir e analisar.

A maneira mais básica de trabalhar com processos é por meio de fluxogramas. Pegue um lápis e papel e anote os processos passo a passo.

Se você tiver mais conhecimento de tecnologia, usar software para análise de processos pode tornar tudo muito mais fácil.

Redesenhar processos e comparar KPIs

Neste ponto, não há muito a acrescentar. O que agora precisa ser feito é continuar colocando as teorias em prática e ver como os KPIs são mantidos.

Se os KPIs mostrarem que a nova solução funciona melhor, você pode começar a escalar a solução lentamente, colocando-a em ação em cada vez mais processos de negócios.

Exemplos

Ford Motors

Na década de 1980, a indústria automobilística americana passava por uma recessão. Buscando reduzir custos, a Ford decidiu analisar profundamente os processos de negócios de alguns de seus departamentos, procurando encontrar processos ineficientes.

Eles perceberam que mais de 500 pessoas trabalhavam no departamento de contabilidade. A título de comparação, cerca de 100 pessoas trabalharam no mesmo departamento em seu concorrente Mazda.

Apesar de a Ford ser uma empresa maior, ela estabeleceu uma meta mensurável que era reduzir o número de funcionários naquele departamento para apenas 200 pessoas.

Eles lançaram uma iniciativa de reengenharia de processos para descobrir por que o departamento tinha tantos funcionários. Eles analisaram o sistema atual e descobriram que funcionava da seguinte forma:

- Quando o departamento de compras redigia um pedido de compra, ele enviava uma cópia para o departamento de contas a pagar.

- Em seguida, o departamento de controle de materiais recebia a mercadoria e enviava cópia do documento referente ao contas a pagar.

- Paralelamente, o fornecedor enviava recibo da mercadoria entregue para o contas a pagar.

Processo totalmente novo

O escrivão de contas a pagar tinha que combinar os três pedidos e, ao combiná-los, emitia o pagamento manualmente. Este processo exigiu muita mão de obra no departamento.

Em vez de fazer pequenas alterações, a Ford desenvolveu um processo inteiramente novo. A tecnologia da informação teve um papel importante nesse novo processo.

Eles desenvolveram um banco de dados para o qual uma notificação foi enviada quando o departamento de compras fez um pedido.

Quando os materiais foram entregues, um funcionário do depósito os inseriu no computador. Desta forma, ele poderia verificar imediatamente se os materiais entregues estavam em ordem, para que fossem pagos automaticamente mais tarde.

Isso eliminou completamente os funcionários de contas a pagar de tentarem atender aos pedidos, reduzindo o número de funcionários administrativos em 75%.

Taco Bell

A Taco Bell reconstruiu seu negócio, focando mais no aspecto de serviço e centralizando sua área de manufatura.

Com a criação do programa K-Minus, carnes, milho, feijão, alface, queijo e tomate para seus restaurantes passaram a ser preparados fora do restaurante. Nos restaurantes, esses ingredientes preparados só eram montados quando solicitados pelo cliente.

Alguns dos sucessos dessa nova forma de trabalhar foram o aumento da motivação dos funcionários, melhor controle de qualidade, menos acidentes, maior economia e mais tempo para focar no atendimento ao cliente.

Vantagens e desvantagens

-Vantagem

Reduza custos e tempos de ciclo

A reengenharia de processos reduz custos e tempos de ciclo, eliminando atividades improdutivas e os funcionários que as executam.

A reorganização da equipe reduz a necessidade de diferentes níveis de gerenciamento, acelera o fluxo de informações, elimina erros e retrabalho causados por múltiplas transferências.

Melhorar a qualidade

A reengenharia de processos melhora a qualidade reduzindo a fragmentação do trabalho e estabelecendo uma propriedade clara dos processos.

Os trabalhadores assumem a responsabilidade por sua produção e podem medir seu desempenho com base em feedback rápido.

Aumentar a produtividade

O objetivo da reengenharia de processos é modernizar processos desatualizados e geralmente produz resultados que economizam tempo. Por exemplo, a organização pode descobrir que um determinado processo pode ser executado por dois funcionários em vez de quatro.

Orientação ao cliente

Ao mudar de orientado para tarefas para orientado para processos, o foco está no cliente. Isso tem a vantagem de que todos os processos irrelevantes rapidamente vêm à tona, após o que podem ser facilmente removidos ou modificados.

Melhorar a posição competitiva

Normalmente, as mudanças que uma organização faz são percebidas apenas gradualmente. No entanto, para permanecer competitivo e atender às necessidades do cliente, você deve agir de maneira adequada.

Com a reengenharia de processos, mudanças radicais são implementadas em um período de tempo relativamente curto.

-Desvantagens

Adaptação de equipe

Alguns trabalhadores podem não se adaptar às mudanças e os novos gerentes podem ficar sobrecarregados. Outros trabalhadores se tornarão obsoletos se sua função principal for removida como parte da revisão do processo.

Se um funcionário souber na manhã de segunda-feira que toda a descrição de seu cargo foi alterada, isso pode parecer angustiante.

Por isso é muito importante que as mudanças implementadas sejam bem comunicadas ao colaborador.

Requer investimento

A reengenharia de processos normalmente requer investimento, principalmente em tecnologia. Métodos desatualizados, como fazer uma tarefa manualmente, podem ser substituídos por programas de computador.

Os programas melhoram a eficiência e reduzem os erros, mas a empresa deve investir em software e treinamento, uma opção cara para empresas que buscam cortar despesas imediatamente.

Referências

Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Reengenharia do processo de negócios. Retirado de: en.wikipedia.org.
Sonia Pearson (2019). Reengenharia de Processos de Negócios (BPR): Definição, Etapas, Exemplos. Tallyfy. Retirado de: tallyfy.com.
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