Controle interno de contabilidade: elementos, objetivos e exemplo - Ciência - 2023

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o controle interno de contabilidade Abrange os métodos implementados por uma empresa para garantir a integridade das informações financeiras e contábeis, atender aos objetivos operacionais e de lucratividade e transmitir as políticas de gerenciamento em toda a organização. Eles se sobrepõem aos procedimentos operacionais normais de uma empresa.

Essa sobreposição tem o objetivo de proteger os ativos, minimizar erros e garantir que as operações sejam realizadas de maneira aprovada. Não existem sistemas de controle interno idênticos, mas muitas filosofias de controle relacionadas à integridade financeira e práticas contábeis se tornaram práticas de gerenciamento padrão.

O controle interno tem um preço: as atividades de controle costumam desacelerar o fluxo natural dos processos de uma empresa, o que pode reduzir sua eficiência geral. Um conceito-chave é que mesmo o sistema mais abrangente de controle interno não elimina completamente o risco de fraude ou erro.

Sempre haverá alguns incidentes, geralmente devido a circunstâncias imprevistas ou esforço excessivamente determinado por alguém que deseja cometer fraude.

Elementos de controle contábil interno

Separação de tarefas

A separação de funções envolve a divisão de responsabilidades pela contabilidade, depósitos, relatórios e auditoria. As funções adicionais são separadas, há menos chance de um único funcionário cometer atos fraudulentos.

Para pequenas empresas com apenas alguns funcionários de contabilidade, compartilhar responsabilidades entre duas ou mais pessoas ou exigir que tarefas críticas sejam revisadas por colegas de trabalho pode servir ao mesmo propósito.

Controles de acesso

Controlar o acesso a diferentes partes de um sistema de contabilidade por meio de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico pode manter usuários não autorizados fora do sistema, ao mesmo tempo que fornece uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar a fonte de erros ou discrepâncias.

Auditorias físicas

As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer ativos físicos registrados no sistema de contabilidade; por exemplo, estoques, materiais e ferramentas.

A contagem física pode revelar discrepâncias bem ocultas nos saldos das contas, que são esquecidas nos registros eletrônicos.

A contagem do caixa nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou até várias vezes ao dia. Projetos maiores, como contagem manual de estoque, precisam ser realizados com menos frequência, talvez trimestralmente.

Documentação padronizada

Padronizar os documentos usados para transações financeiras - como faturas, requisições de materiais internos, recibos de estoque e relatórios de despesas de viagem - pode ajudar a manter a consistência na manutenção de registros ao longo do tempo.

O uso de formatos de documento padrão pode facilitar a revisão de registros do passado ao pesquisar a origem de quaisquer discrepâncias no sistema. A falta de padronização pode fazer com que os itens sejam esquecidos ou mal interpretados em tal revisão.

Balancetes

O uso de um sistema de contabilidade por partidas dobradas adiciona confiabilidade, garantindo que os livros estejam sempre equilibrados. Mesmo assim, é possível que erros desequilibrem o sistema a qualquer momento.

O cálculo de balancetes diários ou semanais pode fornecer informações periódicas sobre a saúde do sistema. Isso permite que as discrepâncias sejam descobertas e investigadas o mais rápido possível.

Reconciliações periódicas

As reconciliações contábeis podem garantir que os saldos do sistema contábil correspondam aos saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes de crédito.

Por exemplo, uma reconciliação bancária envolve a comparação de saldos de caixa e registros de depósitos e recebimentos entre o sistema de contabilidade e os extratos bancários.

As diferenças entre esses tipos de contas suplementares podem revelar erros ou discrepâncias nas próprias contas. Eles também podem mostrar que os erros podem ter origem em outras entidades.

Autoridade para aprovação

Exigir que gerentes específicos autorizem certos tipos de transações pode adicionar uma camada de responsabilidade aos registros contábeis. Isso mostra que as transações foram visualizadas, analisadas e aprovadas pelas autoridades correspondentes.

Exigir aprovação para poder fazer grandes despesas e pagamentos evita que funcionários inescrupulosos executem grandes transações fraudulentas com fundos da empresa.

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Proteja os ativos da empresa

Controles internos bem projetados protegem os ativos contra perdas. A perda pode ser acidental, que ocorre devido a erros honestos cometidos por pessoas. Também pode ser uma perda intencional, resultante de atividades fraudulentas intencionais.

Garantir a confiabilidade e integridade das informações financeiras

Os controles internos garantem que a administração tenha informações precisas, oportunas e completas - incluindo registros contábeis - para planejar, controlar e relatar as operações de negócios.

Garantir o cumprimento das leis

Os controles internos ajudam a garantir que a empresa cumpra as muitas leis e regulamentos nacionais, estaduais e locais que afetam as operações comerciais.

Promova operações eficientes e eficazes

Os controles internos fornecem um ambiente no qual os gerentes e funcionários podem maximizar a eficiência e eficácia das operações.

Conformidade com metas e objetivos

O sistema de controles internos fornece um mecanismo para a administração monitorar o cumprimento das metas e objetivos operacionais.

Exemplo

Os ativos líquidos sempre precisam de mais proteção do que os ativos ilíquidos, porque são mais fáceis de roubar; por exemplo, aceitar dinheiro.

O dinheiro é o ativo mais líquido e pode ser facilmente roubado por qualquer funcionário que o manuseie. Para proteger o caixa da empresa é que sejam implementados controles internos especiais.

O controle interno da separação de funções é freqüentemente usado com dinheiro. Esse controle exige que a pessoa que recebe o dinheiro do cliente e a pessoa que registra o recebimento de dinheiro no sistema contábil nunca sejam o mesmo funcionário.

Na verdade, alguns sistemas de controle interno vão além e exigem que um funcionário receba o dinheiro, outro o deposite no banco e outro o registre no sistema de contabilidade.

Ao segmentar as atribuições de cada funcionário, nenhuma pessoa pode recolher o dinheiro, depositá-lo e registrar a venda na contabilidade. Isso evita fraudes, pois assim a pessoa não pode embolsar parte do dinheiro arrecadado e registrar uma quantia menor do recebimento no sistema contábil.

Referências

Steven Bragg (2018). Controle interno. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
Investopedia (2018). Controles internos. Retirado de: investopedia.com.
Rebekiah Hill (2018). Controles internos em contabilidade: definição, tipos e exemplos. Estude. Retirado de: study.com.
Universidade de Washington (2018). Controles internos. Retirado de: finance.uw.edu.
David Ingram (2018). Quais são os sete procedimentos de controle interno em contabilidade? Pequenos negócios - Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
Meu curso de contabilidade (2018). O que são controles internos? Retirado de: myaccountingcourse.com.