Técnicas de controle administrativo: características e exemplos - Ciência - 2023

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As técnicas de controle administrativo São metodologias que coletam e utilizam informações para avaliar o desempenho dos diferentes recursos organizacionais, como humanos, físicos, financeiros e também da organização como um todo, à luz das estratégias organizacionais perseguidas.

A gestão é uma arte e uma ciência. A administração e suas funções continuam evoluindo para acompanhar os tempos. A função de controle administrativo também progride com o tempo, de modo que novas técnicas surgem constantemente.

O controle é uma função administrativa fundamental. Ele serve para regular as atividades organizacionais e compara o desempenho real com os padrões e objetivos organizacionais esperados.

As técnicas de controle fornecem o tipo e a quantidade de informações necessárias para medir e monitorar o desempenho. As informações de vários controles devem ser adaptadas a um nível de gerenciamento, departamento, unidade ou operação específica.

Para garantir informações completas e consistentes, as empresas costumam usar relatórios padronizados, como relatórios financeiros, de status e de projeto. No entanto, cada área dentro de uma organização usa suas próprias técnicas de controle específicas.

Lista de técnicas (com exemplos)

-Técnicas tradicionais

São técnicas utilizadas há muito tempo no campo da organização empresarial e que ainda estão em uso.

Observação pessoal

Esta é a técnica de controle mais tradicional. Ele permite que um gerente colete informações em primeira mão sobre o desempenho dos funcionários.

Também cria uma pressão psicológica para que os funcionários tenham um melhor desempenho e, assim, alcancem bem seus objetivos, pois sabem que estão sendo pessoalmente observados no trabalho.

No entanto, é um exercício demorado e não pode ser usado de forma eficaz para todos os tipos de trabalhos.

Relatórios estatísticos

É a análise geral de relatórios e dados, que são utilizados na forma de médias, percentagens, indicadores, correlações, etc. Em diferentes aspectos. Apresentam informações sobre o desempenho da organização nas diversas áreas.

Este tipo de informação é útil quando é apresentada em diferentes formas, como tabelas, gráficos, tabelas, etc. Ele permite que os gestores os leiam mais facilmente e facilita as comparações de desempenho com os padrões estabelecidos e com períodos anteriores.

Análise de equilíbrio

É usado para estudar a relação entre custos, volume e lucros. Determine o quadro geral de ganhos e perdas prováveis para diferentes níveis de atividade, analisando a posição geral.

O volume de vendas em que não há ganhos ou perdas é conhecido como ponto de equilíbrio. Isso pode ser calculado com a ajuda da seguinte fórmula:

Ponto de equilíbrio = custos fixos / (preço de venda por unidade - custos variáveis por unidade).

Por meio dessa análise, uma empresa pode controlar seu custo variável e também determinar o nível de atividade em que pode atingir sua meta de lucro.

Controle de orçamento

Sob esta técnica, diferentes orçamentos são preparados para as diferentes operações que devem ser realizadas em uma organização.

Esses orçamentos funcionam como padrões para compará-los com os resultados reais e, assim, tomar as ações necessárias para atingir os objetivos da organização.

Portanto, o orçamento pode ser definido como uma demonstração quantitativa do resultado esperado, elaborada para um determinado período de tempo futuro, a fim de atingir determinado objetivo. É também uma declaração que reflete a política para aquele período específico.

Ajuda a estabelecer coordenação e interdependência entre vários departamentos. Por exemplo, o orçamento de compras não pode ser preparado sem o conhecimento da quantidade de materiais necessários. Essa informação vem do orçamento de produção. Este, por sua vez, é baseado no orçamento de vendas.

O orçamento deve ser flexível para que posteriormente as alterações necessárias possam ser feitas facilmente, de acordo com as exigências do ambiente vigente.

Tipos de orçamentos

- Orçamento de vendas: é uma declaração do que uma organização espera vender em termos de quantidade e valor.

- Orçamento de produção: é uma demonstração do que uma organização planeja produzir no período orçado. É feito a partir do orçamento de vendas.

- Orçamento de materiais: é uma declaração da quantidade e custo estimados dos materiais necessários para a produção.

- Orçamento de caixa: são as entradas e saídas de caixa previstas para o período orçado. Corresponde ao fluxo de caixa projetado.

- Orçamento de capital: É o gasto estimado com os principais ativos de longa duração, como uma nova fábrica ou equipamentos importantes.

- Orçamento de pesquisa e desenvolvimento: são as despesas estimadas para o desenvolvimento ou aprimoramento de produtos e processos.

-Técnicas modernas

Essas técnicas fornecem uma nova maneira de pensar e novas maneiras de ser capaz de controlar os vários aspectos de uma organização.

Retorno do investimento (ROI)

Ele fornece os fundamentos para determinar se o capital investido no negócio foi ou não usado de forma eficaz para gerar um retorno razoável.

O ROI atua como um dispositivo de monitoramento eficaz para medir o desempenho geral de uma organização ou de seus departamentos ou divisões individuais. Também ajuda os gerentes departamentais a descobrirem problemas que afetam negativamente o ROI.

A fórmula usada para seu cálculo é: Retorno sobre o investimento = (Lucro líquido / Investimento total) x 100.

O lucro líquido antes ou depois dos impostos pode ser usado para calcular o ROI. O investimento total inclui o investimento em ativos fixos e também o capital de giro investido no negócio.

Análise de indicador

É uma técnica utilizada para analisar as demonstrações financeiras de uma empresa comercial por meio do cálculo de diversos indicadores.

Os indicadores mais utilizados pelas organizações podem ser classificados nas seguintes categorias:

Indicadores de liquidez

Eles são calculados para entender a posição financeira de curto prazo da empresa e sua capacidade de pagar as responsabilidades de curto prazo. Inclui o indicador atual e o indicador rápido:

- Indicador atual = Ativo circulante / Passivo circulante.

- Indicador rápido = Caixa + Faturas a receber / Passivo circulante.

Indicadores de solvência

Eles são calculados para determinar a solvência de longo prazo do negócio e sua capacidade de pagar dívidas de longo prazo. Inclui o indicador de dívida, o indicador de propriedade, o indicador de cobertura de juros, etc.

- Indicador de dívida = Dívida a credores / Fundo de acionistas.

- Indicador de propriedade = Fundo de acionistas / Ativo total.

Indicadores de lucratividade

Eles ajudam a analisar a posição de lucratividade de uma empresa. Por exemplo, o indicador de lucro bruto, o indicador de lucro líquido, o indicador de comércio, etc.

- Indicador de lucro bruto = lucro bruto / vendas líquidas × 100.

- Indicador de lucro líquido = lucro líquido / vendas líquidas x 100.

Indicadores de rotatividade

Eles ajudam a saber se os recursos são usados de forma eficaz para aumentar a eficiência das operações de negócios. Por exemplo, indicador de giro de estoque, indicador de giro de devedor, indicador de giro de ativo fixo, etc. Maior rotatividade indica melhor uso de recursos.

- Indicador de giro de estoque = Custo das mercadorias vendidas / Estoque médio.

- Indicador de rotação do devedor = Vendas líquidas a crédito / Média de contas a receber.

Contabilidade de passivos

É um sistema de contabilidade em que a participação geral das diferentes secções, divisões e departamentos de uma organização se configura como “centros de responsabilidade”.

O chefe de cada centro é responsável por atingir a meta estabelecida para seu centro. Os centros de responsabilidade podem ser dos seguintes tipos.

Centro de custos

Refere-se ao departamento de uma organização cujo gerente é responsável pelos custos incorridos no centro, mas não pela receita.

Por exemplo, o departamento de produção de uma organização pode ser classificado como um centro de custo.

Centro de receita

Refere-se a um departamento responsável pela geração de receita. Por exemplo, o departamento de marketing.

Centro de lucro

Refere-se a um departamento cujo gerente é responsável pelos custos e receitas. Por exemplo, o departamento de reparo e manutenção.

Centro de investimento

Você é responsável pelos ganhos, bem como pelos investimentos feitos na forma de ativos. Para avaliar o desempenho do centro de investimento, o retorno do investimento é calculado e comparado com dados semelhantes de anos anteriores para o próprio centro e para outras empresas semelhantes.

Auditoria de gestão

Refere-se a uma avaliação sistemática do desempenho geral da gestão de uma organização. O objetivo é revisar a eficiência e eficácia da administração e melhorar seu desempenho em períodos futuros.

Julgue o desempenho geral da gestão de uma organização. Seu objetivo básico é identificar deficiências no desempenho das funções gerenciais. Também garante a atualização das políticas de gestão existentes.

Garante a modificação necessária nas políticas e técnicas de gestão existentes, de acordo com as mudanças no ambiente.

O monitoramento contínuo do desempenho da gestão ajuda a melhorar o sistema de controle.

Pert e CPM

PERT (Scheduled Review and Evaluation Technique) e CPM (Critical Path Method) são técnicas de rede importantes, úteis para planejamento e controle.

Essas técnicas ajudam a executar uma variedade de funções de gerenciamento, como planejamento, programação e implementação de projetos com prazo determinado que envolvem uma variedade de atividades complexas, diversas e inter-relacionadas.

Eles são usados para calcular o tempo total esperado necessário para concluir um projeto e podem identificar atividades de gargalo que têm um efeito crítico na data de conclusão do projeto.

Consequentemente, essas técnicas estão bastante inter-relacionadas e abordam fatores como programação de tempo e alocação de recursos para essas atividades.

Sistema de informação de gestão

Fornece informações precisas, oportunas e atualizadas para a tomada de várias decisões de gerenciamento. Portanto, é uma importante ferramenta de comunicação, além de uma técnica de controle muito útil.

Essa ferramenta fornece informações aos gestores para que possam tomar as ações corretivas adequadas em caso de desvios dos padrões.

Referências

Toppr (2019). Técnicas de Controle Gerencial. Retirado de: toppr.com.
Kalpana (2019). Técnicas de Controle Gerencial: Técnicas Tradicionais e Modernas. Idéias de gestão empresarial. Retirado de: businessmanagementideas.com.
Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Sistema de controle de gestão. Retirado de: en.wikipedia.org.
Priyali Sharma (2019). As 14 principais técnicas de controle | Gestão de negócios. Sua biblioteca de artigos. Retirado de: yourarticlelibrary.com.
Gaurav Akrani (2011). Técnicas de controle - 10 tipos de técnicas de controle. Kalyan City Life. Retirado de: kalyan-city.blogspot.com.
Cliffs Notes (2019). Técnicas de controle organizacional. Retirado de: cliffsnotes.com.