As 7 fases do planejamento e suas características - Ciência - 2023

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As fases de planejamento Incluem a obtenção de informações sobre os cenários possíveis e a antecipação do plano de ação a ser seguido em cada um. O planejamento é o primeiro passo que deve ser dado na administração e / ou gestão de qualquer organização.

Nesse sentido, planejar é raciocinar sobre os diferentes aspectos da operação de uma ideia de negócio. No planejamento, deve-se levar em consideração a cultura organizacional que existe ou está para ser cultivada na empresa, pois isso determinará se uma ou outra estratégia será escolhida.

Da mesma forma, os objetivos do negócio devem ser mantidos em mente, pois são eles que nortearão as ações a serem realizadas.

Características de planejamento

Unidade

Cada unidade da empresa pode ter um plano de ação, mas deve estar sempre vinculado ao plano geral para que contribua para o alcance dos objetivos propostos.


Continuidade

O planejamento é uma tarefa permanente.

Precisão

Deve ser claramente definido e visar aspectos específicos da organização.

Penetrabilidade

É uma atividade que afeta todos os níveis hierárquicos da empresa.

As principais etapas do planejamento

1- Pesquisa Ambiental

Uma etapa muito importante é a da investigação, pois permite coletar informações valiosas sobre o passado e o presente da empresa, para prever possíveis cenários futuros.

Uma das metodologias mais utilizadas para realizar esta abordagem ao ambiente interno e externo da empresa é a matriz SWOT. É uma ferramenta útil para identificar os pontos fracos (D), oportunidades (O), pontos fortes (F) e ameaças (A) de um negócio.

A identificação desses elementos permitirá que os executivos aproveitem seus pontos fortes para aproveitar as oportunidades e mitigar ameaças.


Também é útil conhecer os pontos fracos para trabalhar neles, a fim de eliminá-los tanto quanto possível.

Nessa investigação, os fatores internos ou externos que podem afetar positiva ou negativamente a operação da organização também devem ser identificados.

Exemplo

Uma conhecida empresa que se dedica à venda de t-shirts decide criar e vender também meias. Embora as camisetas tenham sido boas para ele, este novo produto é um mistério quando se trata de saber o quão bem será recebido pelo público.

Para isso, a empresa encomenda uma matriz SWOT, onde serão determinados os prós e os contras do lançamento desta nova peça.

2- Estabeleça metas

Com as informações coletadas na fase de investigação, existem elementos para estabelecer os objetivos do negócio.

Isso significa que os resultados que se espera obter em um determinado tempo são definidos e delineados. Esforços e recursos humanos e materiais serão investidos nas metas de sua escolha.


Exemplo

Continuando com o exemplo anterior, a empresa têxtil estabelece quanto vai demorar para produzir as meias e que quantidade de vendas deve realizar para que o produto seja economicamente viável.

3- Definir estratégias

Uma vez decidido o ponto de chegada, é hora de definir a forma como esse ponto será alcançado.

A estratégia é fundamental para o alcance dos objetivos. Deve ser acordado entre os gestores e deve levar em consideração todos os fatores possíveis.

A estratégia deve ser firme e ao mesmo tempo flexível, para que haja a oportunidade de ajustá-la às condições do entorno.

Outro aspecto fundamental neste momento é a comunicação da estratégia selecionada a todos os colaboradores da empresa, para que todos conheçam o seu papel no caminho para a meta.

Estratégias alternativas devem ser consideradas para lidar com diferentes cenários.

Exemplo

A empresa têxtil decidiu lançar as meias no mercado. Tendo em conta que o seu maior mercado está nos países nórdicos onde o tempo costuma ser frio, estabelecem o tecido da vestimenta (lã) ou a altura (caule alto).

Além disso, decidem colocar a data de lançamento um pouco antes do Natal, já que pode ser um bom momento para colocar o produto no mercado devido ao maior consumo dessas datas.

4- Desenvolver políticas institucionais

Com a estratégia selecionada e objetivos claros, é possível decidir quais são os critérios que irão nortear a ação.

A determinação de políticas específicas permite delegar autoridade e delimita procedimentos claramente. Além disso, eles incorporam valores de negócios e agilizam processos.

As políticas institucionais oferecem objetividade, continuidade e estabilidade na tomada de decisões, ao mesmo tempo que facilitam o envolvimento de novos funcionários.

Exemplo

Ao criar um novo produto no qual muito esforço será dedicado ao seu sucesso, a empresa estabelece uma série de protocolos e responsabilidades entre gerentes, chefes de departamentos e funcionários finais.

Por exemplo, o departamento de criatividade poderia ser chefiado por dois chefes, um dedicado a camisetas e outro a meias.

5- Definir um cronograma

Tendo objetivos claros e uma estratégia definida, é hora de atribuir um prazo para a ação. Isso é feito com um cronograma; é fixada uma data para o cumprimento dos objetivos.

É uma espécie de calendário de atividades. Idealmente, esta deve ser uma estimativa prudente, mas realista, do tempo que levará para concluir cada tarefa. Este gráfico deve integrar as tarefas grandes e pequenas em ordem cronológica.

Existe uma matriz idealizada no século 20 por Henry Laurence Gantt, que permite visualizar as diferentes fases de um projeto com clareza em uma linha do tempo. O ponto inicial e final de cada tarefa é apreciado.

Exemplo

A empresa aprova a criação do produto em março e decide iniciar o projeto em maio. Aí deve estar formada a equipe que ficará responsável pelo desenvolvimento da linha de meias. Em outubro o projeto deve ser apresentado e aprovado e em novembro são fabricadas 10.000 unidades para que estejam à venda no dia 8 de dezembro, pouco antes do Natal.

6- Estimar ou calcular o orçamento

Nesta fase de planejamento, o objetivo é conhecer os custos envolvidos na execução da estratégia selecionada. O custo por atividade é adicionado ao cronograma de atividades.

Todos os recursos que serão investidos e tudo que deve ser produzido para atender aos objetivos também deve ser detalhado.

Nesse momento, também é decidido o preço do bem ou serviço a ser ofertado, bem como a estimativa de ganho. Neste caso também deve haver alguma flexibilidade para lidar com possíveis desvios e / ou perdas.

Exemplo

Nesse sentido, a contabilidade determinará o custo de cada par de meias e quanto deve ser o preço de varejo para atingir os objetivos que foram formulados no segundo ponto de planejamento.

Se, por exemplo, for determinado que o preço de custo de cada par é de € 4 e você deseja ganhar 50% de cada par, a empresa deve vendê-los a € 6.

7- Definir mecanismos de controle

Cada uma das fases do processo de planejamento requer um indicador que permite qualificar o cumprimento ou não de tal fase. É necessário ter parâmetros para avaliar o cumprimento de cada um deles.

Exemplo

Durante o processo, haverá uma pessoa responsável por garantir que tudo seja realizado. Ele também servirá como um link para informar os gestores e terá o poder de redefinir qualquer aspecto que não funcione.

Por exemplo, se devido a um problema externo a produção de meias atrasar algumas semanas, o gerente terá que decidir se o lançamento se mantém com menos unidades ou se atrasa para datas posteriores com todo o estoque.

Importância do planejamento

Só o planejamento garante o uso racional e eficiente dos recursos quando se deseja desenvolver um negócio. Da mesma forma, a improvisação e a subjetividade na tomada de decisões são reduzidas.

Referências

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