Processo administrativo: conceito, etapas, importância, exemplos - Ciência - 2023

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o processo administrativo É o procedimento de gestão, planejamento e análise realizado para atingir todos os objetivos de uma organização. É uma forma de ver e controlar os processos que estão presentes em uma empresa, buscando formalizar e estabelecer melhores formas de fazer o trabalho.

Ou seja, refere-se ao alinhamento dos diferentes processos com os objetivos estratégicos de um negócio, ao estabelecimento de sistemas de medição desses processos e à formação e organização dos gestores para uma gestão eficaz dos processos.

Portanto, o processo administrativo envolve como os processos de um negócio são estudados, identificados, alterados e monitorados para garantir que eles funcionem sem problemas e possam ser melhorados ao longo do tempo.

É uma metodologia eficaz para garantir que os processos sejam eficientes e eficazes, pois resultará numa organização melhor e mais rentável. Na verdade, significa uma série de atividades ou operações realizadas para atingir um objetivo específico. É uma forma sistemática de fazer as coisas.

Por exemplo, em uma fábrica existe um processo de produção. Da mesma forma, no processo administrativo, recursos e esforços humanos são usados de forma ordenada para atingir objetivos específicos. Esse processo sugere as funções que os gerentes devem desempenhar.

Conceito de processo administrativo

O processo administrativo pode ser definido como a organização e coordenação das atividades de uma empresa para atingir os objetivos estabelecidos. É incorporado como fator de produção, junto com materiais, máquinas e dinheiro.

Implica a participação e conexão das funções de geração de políticas, planejamento, organização, direção e controle de recursos para atingir os objetivos dessas políticas.

No competitivo e complexo mundo empresarial de hoje, esse conceito ganhou especial importância. Assim, a gestão eficiente desse processo é absolutamente essencial para a sobrevivência de uma unidade de negócios.

Gestão geral de negócios

O processo administrativo é amplamente utilizado em qualquer empresa ou entidade. É o elemento que dá vida aos negócios. Espera-se que uma unidade de negócios seja administrada de forma eficiente. É exatamente isso que se faz na gestão.

É essencial para conduzir os negócios de maneira ordeira. É uma função vital relacionada a todos os aspectos do trabalho de uma empresa.

O conceito de processo administrativo é geral, cobrindo todos os aspectos do negócio. Ou seja, é um processo dinâmico que busca aproveitar da melhor forma os diversos recursos disponíveis para atingir objetivos bem definidos.

Recursos são pessoas, materiais, dinheiro, máquinas, métodos e mercados. O resultado aparece na forma de cumprimento de metas. É o efeito final da gestão dos insumos, disponibilizados por meio de um processo administrativo eficiente.

Características do processo administrativo

O processo administrativo tem certas características:

Melhora contínua

O processo administrativo não deve ser um exercício único. Deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar seu fluxo total. Tudo isso implica um ciclo contínuo de avaliação e melhoria da organização.

Os processos existentes são alterados

Em vez de erguer processos absolutamente novos ou "perfeitos", os processos existentes devem ser melhorados, para evitar a deterioração de quaisquer ganhos obtidos.

Processo contínuo

É um processo contínuo executado por diferentes gerentes que atuam em diferentes níveis. É um processo diferente, onde os gestores planejam, organizam, dirigem, coordenam e controlam os esforços humanos para atingir objetivos bem definidos.

É realizado pelo gerente de uma empresa

O processo administrativo é conduzido pelo gerente da empresa. No caso de a empresa ser de médio ou grande porte, normalmente é realizada pelos diretores de departamento.

Importância do processo administrativo Para que serve?

Direção, coordenação e controle

Muitas pessoas trabalham juntas nos negócios e precisam de orientação adequada para aumentar sua eficiência. Se não forem orientados, as pessoas trabalharão de acordo com seus desejos e um trabalho ordenado da empresa não será possível.

Portanto, o processo administrativo é necessário para planejar as atividades empresariais, orientar os funcionários na direção certa e, finalmente, coordenar seus esforços para alcançar os resultados mais favoráveis.

Alcance ordenado dos objetivos de negócios

É necessário um processo administrativo eficiente para atingir os objetivos de negócios de maneira ordenada e rápida.

Uso ideal de recursos

Facilita a utilização ideal dos recursos humanos e físicos disponíveis, o que leva ao progresso e prosperidade de uma empresa. Até mesmo o desperdício de todos os tipos é eliminado ou minimizado.

Força competitiva

A força competitiva se desenvolve. Isso permite que a empresa desenvolva e expanda seus ativos e lucros.

Motivação do funcionário

Para que tenham mais interesse e iniciativa no trabalho atribuído e ajudem a aumentar a produtividade e rentabilidade da empresa.

Também coordenar seus esforços de forma a atingir rapidamente os objetivos de negócios, desenvolvendo o espírito de trabalho em equipe.

Gerenciamento efetivo

A sociedade obtém os benefícios em termos de desenvolvimento industrial, justiça para os diferentes grupos sociais, satisfação do consumidor e bem-estar.

Garante o uso eficaz dos gerentes

A utilização eficaz dos gestores garante que os benefícios de sua experiência, habilidades e maturidade estejam disponíveis para a empresa.

Garante uma operação sem problemas

Garante o funcionamento ordenado e contínuo de uma empresa por um longo período. Também aumenta a eficiência, produtividade e lucratividade de uma empresa.

Construa uma organização forte

Garante o desenvolvimento de uma organização sólida, que pode enfrentar qualquer situação, favorável ou desfavorável, com tranquilidade e confiança.

Etapas do processo administrativo

O processo administrativo possui várias etapas:

Planejamento

O planejamento envolve a determinação de um curso de ação para alcançar os resultados ou objetivos desejados. Todas as outras funções de gerenciamento estão relacionadas e dependem desse estágio.

Ele atua como uma ferramenta para resolver problemas. Ajuda a visualizar problemas futuros e mantém a gestão focada nas soluções possíveis.

Organização

Organizar significa reunir recursos e usá-los de forma adequada para atingir os objetivos. É um processo e uma estrutura.

Representa o estabelecimento de formas e meios de executar um plano de negócios. Além disso, oferece estrutura administrativa adequada, facilitando a execução do plano.

Envolve diversos aspectos, como a departamentalização, o âmbito do controle, a delegação de autoridade, o estabelecimento da relação chefe-subordinado e a disponibilização de mecanismos de coordenação das diversas atividades da empresa.

Endereço

A gestão envolve dirigir e elevar o moral dos subordinados. Também envolve comunicação, liderança e motivação.

Busca orientar e instruir as pessoas a fazerem o trabalho da maneira certa. Liderar é responsabilidade dos gerentes em todos os níveis.

Um plano claro e uma organização forte definem o cenário, mas um gerente deve liderar sua equipe para atingir os objetivos.

Ao controle

O controle é necessário para evitar ações erradas dos indivíduos. O controle envolve três aspectos gerais:

Estabeleça padrões de desempenho.
Meça o trabalho em andamento e interprete os resultados alcançados.
Tome uma ação corretiva, se necessário.

Os planos de negócios não fornecem resultados positivos automaticamente. Os gerentes devem exercer controle efetivo para alcançar o sucesso do plano de negócios. O controle é uma atividade contínua de natureza supervisória.

Exemplos de etapas

- Em uma empresa

As empresas têm objetivos a cumprir e metas a atingir. Pode ser a entrega de produtos aos usuários finais ou a prestação de serviços para garantir a satisfação do cliente.

Pode ser a transformação de matérias-primas em peças, que depois são montadas para criar um produto final. Também pode ser o registro adequado de todas as transações financeiras da empresa.

Alcançar esses objetivos requer a execução de uma série de tarefas e atividades. Este conjunto de atividades ou tarefas, logicamente relacionadas e seguindo um fluxo lógico, são chamados de processos administrativos.

O dia a dia das empresas, independentemente da sua natureza, estrutura e mesmo do setor a que pertencem, é constituído basicamente por processos administrativos.

A fabricação como tal é considerada um processo administrativo, mas é muito amplo quando você também considera como inclui outros processos administrativos, como montagem de produtos e garantia de qualidade.

As finanças são igualmente amplas e envolvem processos menores, mas vitais, como faturamento e orçamento.

- Na enfermagem

O processo administrativo é muito agitado, envolvendo múltiplas funções de trabalho e a colaboração de várias equipes de trabalho.

Planejamento

Devem ser realizadas reuniões com médicos para ajudar a estabelecer políticas de enfermagem, criar medidas de segurança e realizar programas de treinamento para a equipe.

Organização

Ter equipes diversificadas facilita o trabalho e também economiza muito tempo. As equipes podem ser equipes de apoio, enfermeiras, médicos, pronto-socorro, etc.

Os esforços colaborativos dessas equipes afetam o bom funcionamento de toda a enfermaria.

Endereço

Os membros da equipe precisam ser encorajados a fazer mudanças positivas na enfermagem. O incentivo pode ser dado na forma de recompensas, incentivos ou mesmo uma avaliação verbal.

Ao controle

O processo administrativo garante que os chefes de cada departamento apresentem seus relatórios periodicamente.

Isso ajuda a manter os orçamentos, discutir os erros cometidos aos pacientes e agir contra esses erros.

- À direita

Os escritórios de advocacia têm procedimentos muito claros. Esses procedimentos incluem os fluxos de trabalho dos serviços oferecidos, bem como uma metodologia para revisá-los periodicamente, a fim de encontrar oportunidades de melhoria.

Com processos administrativos estabelecidos, gestão adequada e mente aberta à automação, o exercício da advocacia pode ser executado com eficiência.

De documentos de clientes a processos internos e contábeis, é vital ter algum tipo de sistema para gerenciar a documentação.

Um bom sistema será seguro, atualizado, fácil de navegar e altamente acessível. Os funcionários devem ser capazes de acessar tudo relacionado ao seu trabalho, não importa onde ou quando precisarem.

É melhor criar um processo que verifique a exatidão dos documentos preenchidos ou que garanta que os funcionários tenham toda a documentação necessária antes de comparecer ao tribunal.

Aplicar políticas

É importante garantir que os funcionários cumpram as políticas estabelecidas. É vital ter uma abordagem coerente para tudo, a fim de apresentar uma frente unida tanto interna quanto externamente.

- Na educação

Refere-se à determinação dos objetivos acadêmicos, à organização do esforço, das políticas internas e externas, bem como à criação e aplicação de normas adequadas aos alunos e ao corpo docente, técnico e administrativo.

Isso a fim de estabelecer as condições educacionais para desenvolver uma gestão eficiente, bem como um processo de ensino-aprendizagem adequado. Para isso, são necessárias as seguintes atividades:

Verifique se o processo de ensino-aprendizagem se desenvolve aliando a prática à teoria, considerando também o ambiente onde a escola está inserida e o aluno reside.
Avaliar a implementação de procedimentos e métodos que possibilitem o alcance dos objetivos.
Escolha as estratégias mais convenientes para otimizar o uso dos programas de estudo de cada curso.
Estabelecer procedimentos para avaliar o trabalho de professores e alunos.

Organização

Quem faz parte da comunidade educativa deve conhecer seus poderes e funções, além de agir de acordo com eles.

Os horários de trabalho e as comissões devem ser atribuídos de forma a que cada um dos funcionários da unidade administrativa desempenhe as funções estipuladas.

- Em marketing / marketing

Realizar pesquisas de mercado

Se um produto é novo, a empresa provavelmente não está ciente das perspectivas futuras do produto.

Nem saberá de que produto o mercado precisa, qual será o aumento esperado no faturamento do novo produto, etc. Essas perguntas são respondidas por pesquisas de mercado.

Desenvolver estratégia

Segmentação, direcionamento e posicionamento fazem parte da estratégia de marketing. No entanto, eles também estão envolvidos em decidir a estrutura de marketing e acertar a estratégia de posicionamento.

Faça um plano de marketing

Elabora-se um plano para analisar onde a empresa está e também para onde pretende chegar num determinado período de tempo.

O vendedor deve poder consultar o plano a qualquer momento para analisar se está no caminho certo ou não.

Ao controle

Quando um produto está no mercado, os clientes podem dar mais ideias para melhorá-lo.

Essas ideias são consideradas pelo departamento de marketing, conduzindo pesquisas de mercado para determinar a validade das ideias.

Referências

Gaurav Akrani (2010). Funções e processos de gestão, pensamento de gestão. Kalyan City. Retirado de: kalyan-city.blogspot.com.
Iedunote (2019). 4 Funções do Processo de Gestão: Planejamento, Organização, Liderança, Controle. Retirado de: iedunote.com.
Studious Guy (2019). Gestão e Processo de Gestão. Retirado de: studiousguy.com.
Asian Hospitals & Healthcare Management (2016). 8 etapas postuladas para uma gestão hospitalar de sucesso. Retirado de: blog.asianhhm.com.
Hitesh Bhasin (2018). Processo de gestão de marketing. Marketing91. Retirado de: marketing91.com.