Unidade de correspondência: funções, estrutura, importância - Ciência - 2023

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o unidade de correspondência É uma estação de trabalho que recebe, classifica, registra e distribui centralmente comunicações e documentos internos e externos para todos os membros de uma organização entre as diferentes divisões. Seu objetivo é garantir que sejam entregues ao seu destinatário de forma eficiente, rápida e nas melhores condições.

Entidades ou corporações privadas e públicas implementam este programa de gerenciamento de documentos para agilizar os processos de controle de correspondência. É um processo que se integra na dinâmica organizacional e permite a concretização dos objetivos da empresa.

Dos antigos arquivos à era digital, o método de organização deste departamento pretende permitir um fácil acesso à informação documental de interesse e salvaguardar os registos de controlo, ficheiros, manuais de procedimentos e toda a história da empresa em formato físico e / ou digital.

Atualmente existem softwares desenvolvidos para acelerar a gestão documental, o que tem impactado positivamente o meio ambiente, uma vez que o arquivo físico tende a desaparecer e evita-se o consumo de papel.

Da mesma forma, a entrega ou recepção de correspondência através da intranet e extranet torna-se mais dinâmica e ágil.

Características

A unidade de correspondência tem funções específicas destinadas a documentar, organizar e distribuir eficazmente a correspondência que contenha informação inerente ao negócio ou serviço prestado, bem como toda a documentação indispensável de suporte à atividade administrativa e organizacional.

As funções específicas da unidade de correspondência incluem o seguinte:

- Controle a entrada e saída de documentos.

- Distribuir comunicações às áreas correspondentes.

- Processar correspondência e comunicações geradas interna e externamente.

- Digitalize documentos.

- Ordenar, classificar e descrever os documentos do fundo documental da empresa.

- Preservar e controlar a produção documental.

- Atribuir números consecutivos à correspondência produzida ou recebida (arquivo).

- Selecionar os documentos e comunicações que devem ser guardados e transferi-los para o arquivo central.

Estrutura

A unidade de correspondência é organizada de acordo com o porte e as características da empresa ou instituição. Geralmente depende de uma sede que se divide em duas subunidades: uma de entrada e outra de saída.

Cada subunidade tem funções específicas orientadas para a administração e controle de tudo o que tem a ver com correspondência interna e externa. Esses tipos de unidades são estruturados da seguinte forma:

Liderança

Define os regulamentos e políticas que racionalizam, uniformizam e regulam a produção de documentos, as modalidades de distribuição, o envio e recebimento de correspondência e as atribuições dos membros do departamento. Ou seja, articulam de forma coordenada o processo de gestão de documentos e arquivos e a sua sistematização eficiente.

Subunidade de correspondência

É responsável pela implementação dos métodos de distribuição e controle na área de gestão documental com base nas políticas e normas estabelecidas pela empresa. Está dividido em:

Correspondência de entrada

São os documentos que chegam e são encaminhados aos diferentes departamentos da instituição. Os documentos são recebidos nesta área. Antes de selar a aceitação da aceitação, deve-se verificar se:

- Destinam-se de fato à instituição ou empresa.

- O assunto é inerente à instituição ou empresa.

- Estão devidamente lacrados e assinados.

- Os anexos, se houver, estão completos. Caso contrário, a reclamação deve ser feita imediatamente ao emitente, por escrito ou verbalmente.

- O carimbo da subunidade é aposto com a data e hora do recebimento.

Controle e entrega

A seguir, os documentos são classificados colocando-se o símbolo correspondente ao departamento para onde devem ser enviados. O registo é efectuado de acordo com os principais dados de controlo, tais como data de recepção, departamento a que se destina, número de controlo do registo e dados do remetente original.

Após esta etapa de documentação e classificação, é realizada a distribuição, que consiste no envio da correspondência a cada departamento ou agência. O referido departamento passará a colocar o selo de aviso de recebimento e concordância.

Caso se verifique que o documento não é dirigido à instituição ou não é da sua competência, será devolvido ao remetente de origem com a devida explicação.

Correspondência de saída

Esta área se encarrega de receber as correspondências e documentos de cada um dos departamentos da empresa ou instituição e organizá-los de acordo com seu destino. Ele fará o envio pelos canais pertinentes, uma vez que validem o seguinte:

- Os documentos devem ser redigidos em papel institucional.

- Os documentos devem ser assinados (original e cópia).

- Anexos devem ser anexados.

- Os detalhes do destinatário e do endereço devem estar corretos.

- O check-out e check-out devem aparecer com data e código.

Após revisar e aprovar os dados e características estabelecidas para o envio, procedemos à concessão do comprovante de recebimento.

Esta área assume a responsabilidade pelo envio e entrega aos destinos após classificá-los de acordo com o percurso (por correio, pessoalmente ou directamente, por via de câmbio, entre outros).

Os envelopes serão etiquetados e os documentos neles contidos serão identificados nos controles de entrega ou faturas de acordo com a rota de envio. Você deve devolver uma cópia dos documentos carimbados e assinados como comprovante de recebimento.

Por fim, são arquivados por ordem alfabética, numérica, temática ou cronológica para efetuar o check-out e estabelecer o controlo.

Importância

A unidade de correspondência é uma área sensível e altamente confidencial. Depende disso que as relações e comunicações dentro e fora da instituição se realizem de forma eficaz e oportuna.

A importância da unidade de correspondência reside no fato de que é ela que deve garantir a preservação, guarda e conservação dos documentos que constituem a memória da instituição ou empresa.

O objetivo principal é fornecer acesso em tempo hábil às informações escritas que são tratadas dentro da entidade.

Referências

"Unidade de Correspondência" da Universidade de Santiago de Cali. Obtido em 8 de julho de 2019 da Universidad de Santiago de Cali: usc.edu.co
Gutiérrez, E. "4 passos para formar e organizar corretamente os arquivos da sua empresa" em Não são papéis. Obtido em 8 de julho de 2019 em No papers: nosonpapeles.com
Escobar, C. "Organização de documentos" em Atividades. Obtido em 8 de julho de 2019 em Activities: blogspot.com
"Normas internas para arquivamento e correspondência" no Corpo de Bombeiros Nacional da Colômbia. Recuperado em 8 de julho de 2019 do Departamento Nacional de Bombeiros da Colômbia: firefighters.mininterior.gov.co
"As unidades de correspondência e arquivo no setor público federal" Instituto de Tecnologia e Estudos Superiores de Monterrey. Obtido em 9 de julho de 2019 do Instituto de Tecnologia e Estudos Superiores de Monterrey: itesm.mx