Como é o Organograma de um Hotel? (e suas funções) - Ciência - 2023

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o organograma de um hotelrepresenta as funções que um hotel necessita para realizar seus processos de trabalho, missão, visão e valores. Todo hotel, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, precisa de uma estrutura organizacional para realizar suas operações diárias.

O organograma é usado para ajudar a dividir tarefas, especificar o trabalho para cada departamento e delegar autoridade dentro e entre os departamentos. É útil para pessoas que trabalham na organização, mas também para candidatos, novos funcionários, investidores, colaboradores e outros.

O organograma acima é típico de um hotel 5 estrelas, embora um hotel 4 estrelas possa ter o mesmo número de departamentos ou mais. O número de estrelas pode ser diminuído ou aumentado independentemente do número de departamentos.

Por exemplo, o hotel “NY King” pode manter todos os apartamentos e upgrade de 4 a 5 estrelas. Ou vice-versa; rebaixar de 5 para 4 estrelas e manter todos os departamentos.

O número de apartamentos varia de acordo com os serviços que o hotel oferece. Um hotel de luxo -5estrelas- poderá ter serviços turísticos para clientes, ginásio, piscina, campos de ténis, SPA, discoteca ... Outro hotel mais pequeno não terá estes serviços adicionais e por isso não necessitará de tantos funcionários, reduzindo o número de departamentos.

As posições seniores mais comuns em um hotel são: gerente, gerente de marketing, gerente de contabilidade, gerente de pessoal, gerente de engenharia, gerente de compras, gerente de quarto e gerente de restaurante.

Destas posições, são geradas outras que são inferiores, embora não de menor importância, para cumprir a função principal do hotel; acomodar hóspedes dando a melhor qualidade possível, dependendo do número de estrelas de cada hotel.

Quem é o responsável pela elaboração do organograma de um hotel?

Normalmente, o responsável pela elaboração do organograma de uma empresa é o diretor de Recursos Humanos.

Além do organograma, você precisará ter cargos bem definidos na “descrição do cargo” para que as funções de cada funcionário sejam bem definidas. Isso será essencial para a contratação de novos funcionários e para que cada funcionário saiba o que fazer.

Por outro lado, há hotéis que terceirizam as funções de recursos humanos, principalmente hotéis menores que não fazem parte de redes hoteleiras.

Empregos comuns em um hotel e suas funções

1- Gerente Geral / Diretor de Hotel

É a posição de maior responsabilidade:

Ele é o responsável pela administração, controle e desenvolvimento do hotel, verificando se todas as demais áreas departamentais estão funcionando da melhor forma possível.
Defina as políticas e objetivos da empresa a serem cumpridos.
Verifique se cada departamento está atendendo aos objetivos traçados, proporcionando excelente qualidade de serviço.
Gerencia a gestão de recursos humanos, marketing, segurança, qualidade e coordenação de todos os aspectos necessários ao correto funcionamento do hotel.

2- Gerente de vendas

Além de complementar as demais áreas principais, tem como principal função se dedicar à comercialização e publicidade:

Encontre clientes.
Presente para a empresa.
Ofereça os serviços.
Feche negócios com clientes.
Desenvolva estratégias de publicidade.
Promova os serviços de hotelaria.
Procure clientes em potencial.
Reportar os resultados das vendas ao departamento contábil e financeiro.

Assistente de vendas

O principal objetivo deste cargo é apoiar o trabalho do seu superior hierárquico, do chefe e / ou gerente de vendas, controlar, classificar e ordenar as vendas realizadas, além de receber notas fiscais para a realização do devido processo na ordem administrativa.

O departamento de quartos é o que se encarregará de captar os pedidos de reserva e atendimento para o efeito, bem como controlar os cheques e pagamentos dos mesmos.

Você também deve supervisionar se os quartos estão limpos, trabalhando em estreita colaboração com as recepcionistas e governantas.

Eles têm a tarefa de determinar a disponibilidade de quartos e fazer e confirmar reservas.

O supervisor ou gestor de reservas é o responsável por orientar o bom desempenho do departamento e os agentes de reservas desempenham as funções de atendimento às reservas através dos diferentes meios que chegam (meios de comunicação, reservas de grupos, online, passeios, operadoras, etc.), gerir o dinheiro proveniente dos depósitos correspondentes e garantir as reservas realizadas.

Executivo de vendas

É uma das tarefas mais importantes porque você é responsável por uma carteira de vendedores a quem deve dizer a eles o que fazer.

Ele é responsável pelo que cada um de seus funcionários faz, ele deve saber o movimento de todas as contas e se ocorrer algum problema com elas, ele deve se responsabilizar por isso.

Você deve fornecer um índice detalhado dos extratos de conta, ter iniciativa para obter contas importantes para sua empresa.

O sucesso ou o fracasso da empresa depende deles, é uma posição muito complexa que exige um nível extremo de compromisso e responsabilidade.

3- Gerente de serviço

Ele está encarregado de supervisionar o departamento de serviço:

Controle os custos.
Obtenha uma clientela fiel.
Promova boas relações entre os colaboradores.
Resolva as dúvidas e preocupações dos serviços de todos os clientes.
Cumpra as metas de vendas.
Dê o exemplo seguindo padrões éticos.
Certifique-se de que um alto nível de qualidade está sendo oferecido e que o negócio está sendo lucrativo.

Administração e Finanças

É um cargo importante porque está no controle dos assuntos administrativos, deve combinar com o Diretor Geral como os assuntos serão distribuídos e informá-lo sobre as diferentes etapas e eventos relacionados com eles.

Você deve gerenciar os recursos financeiros, orçamentos, despesas, despesas e investimentos em conjunto com as Diretorias e Unidades da empresa.

Supervisiona a gestão dos recursos financeiros, coordena os trusts regulados pelo governo, supervisiona os processos relacionados com a administração de pessoal.

Cuida e mantém o fornecimento e aquisição de recursos materiais, bens e serviços gerais da corporação.

Estratégias de negócios

Como o próprio nome indica, é responsável por criar estratégias e planos para entrar em novos mercados e valorizar os pontos fortes da empresa, bem como melhorar a experiência e o conhecimento de cada membro da associação ou organização.

A sua função principal centra-se na responsabilidade directa pelas actividades de vendas da empresa, gestão de marketing, promoção e distribuição, planeamento de vendas, organização das diferentes distribuições.

Atribuir objetivos a serem cumpridos no que diz respeito às vendas por produtos e áreas, elaborar planos estratégicos para melhorar o sucesso da empresa, estudar os clientes e locais que possam ser mais adequados para promover.

Promove uma atmosfera de trabalho em equipe, promovendo o espírito de vendas do pessoal responsável.

Analise as possíveis causas de problemas e reclamações de clientes.

Elabore políticas para determinar preços e condições de venda.

Crie planos para aumentar o andamento do treinamento das pessoas em seu departamento.

É responsável por receber, filtrar e distribuir os diversos procedimentos e melhorias na qualidade do serviço.

Controladoria e contabilidade

Departamento responsável pela análise e controle das operações financeiras e contábeis.

Também se dedica a preparar orçamentos anuais, previsões de receitas, demonstrações financeiras, elaboração de relatórios sobre a situação financeira, atendimento a auditorias de controladoria, etc.

Compras

É uma posição muito importante para o correto desenvolvimento do trabalho na empresa, pois são eles os responsáveis pela cadeia de abastecimento e compras de todos os bens necessários para o bom funcionamento do estabelecimento.

Podem ser compras para uso da empresa como para revenda e / ou matéria-prima para a produção de seus próprios produtos.

Esta cobrança também inclui a compra de serviços relacionados a transporte ou marketing.

Eles são responsáveis pelo uso de sistemas de informação e informática para a gestão da organização.

Eles planejam e dirigem todas as atividades relacionadas à tecnologia da informação e tecnologia da empresa para a qual trabalham.

Eles determinam as metas de negócios para a concepção de planos para atingir as metas previamente definidas.

4- Gerente assistente

Tem a incumbência de cumprir todas as funções do gerente nas suas ausências.

Em geral, ele não toma decisões importantes sem antes consultar o gerente, mas tem decisões sobre a rotina e os assuntos comuns que podem surgir no funcionamento normal do hotel.

Você deve ser treinado com todas as informações e conhecimentos necessários para assumir uma posição tão importante, conhecer todas as funções, o pessoal, suas tarefas, substituições, etc.

Além disso, o conhecimento das normas legais é algo que não pode faltar para evitar problemas com a lei.

Você precisa resolver rapidamente e ter um plano B para tudo, caso as coisas não saiam como o esperado.

Gerente de Divisão de Trimestre

Sua função consiste em planejar, supervisionar e controlar a execução de todas e cada uma das políticas operacionais relacionadas à sua área:

Planejar e supervisionar o funcionamento de grupos e convenções.
Analise as estatísticas mensais.
Estabeleça padrões e normas para a prestação de serviços em sua área.
Receba reclamações relacionadas à sua área.
Coordena com o gerente de manutenção o correto desempenho de suas tarefas.

Chefe de recepção

Organizar e controlar as tarefas do departamento de recepção:

Crie a programação da equipe sob seu comando.
Lidar com reclamações.
Ele se comunica com os outros departamentos, se necessário.
Eles cuidam do atendimento ao cliente e resolvem quaisquer dúvidas ou preocupações.
Ele é o principal responsável pelo contato com o cliente.

Governanta

Este departamento é o que conta com o maior número de funcionários responsáveis por todo o hotel e é principalmente responsável pela limpeza de todo o estabelecimento: tanto as áreas comuns do hotel como os corredores, escritórios, quartos, etc.

Esta posição é extremamente importante porque a limpeza é o cartão de visita de um hotel, grande parte do sucesso ou do fracasso depende disso.

Você deve receber treinamento, os funcionários devem ser amigáveis e transmitir cordialidade aos hóspedes.

Gerente de alimentos e bebidas

Ele é responsável pela supervisão da preparação e decoração de cada um dos pratos e bebidas que são preparados na cozinha do hotel, seguindo as receitas e padrões previamente estabelecidos pelo hotel.

Garantir o correto desempenho das funções dos demais colaboradores, o bom manuseio dos suprimentos, evitar o desperdício de material, preparar o cardápio, supervisionar a área de sobremesas, licores, estoque geral, etc.

Você deve fazer as compras necessárias e controlar os armazéns.

Esteja no controle de todo o pessoal sob seu comando.

Capitão de atendimento ao cliente

Responsável perante o gerente pelo correto funcionamento dos serviços oferecidos pelo restaurante ou cafeteria.

Receba o cliente.
Ele o acompanha até a mesa.
Obtenha sugestões.
Dispensar o restaurante.
Verifique se todos estão fazendo seu trabalho.
Verifique os suprimentos.
Ajude os garçons, se necessário.

A ele cabe o controle do pessoal, a elaboração dos cardápios, o acompanhamento do uso racional das matérias-primas e demais bens, o controle da produção e da qualidade dos pratos, a determinação do horário de trabalho dos demais trabalhadores sob sua responsabilidade.

Gerente de serviços gerais

Ele é responsável pelo desenvolvimento de um programa anual de manutenção e prevenção de máquinas e equipamentos.

Tomar todas as medidas necessárias para manter e melhorar as condições arquitetônicas do imóvel.

Administração dos serviços básicos, apoio às áreas que o compõem, salvaguarda da segurança do imóvel e dos seus ocupantes, funcionamento da comissão de segurança e higiene.

Chefe de manutenção

Você deve corrigir todos os problemas em tempo recorde para que a produção não seja interrompida.
Você deve organizar e coordenar as ordens de serviço de manutenção para todo o pessoal sob sua responsabilidade.
Coordenar a entrega e recebimento dos materiais necessários à realização dos trabalhos de manutenção.
Verifique a ordem e a qualidade do trabalho realizado.
Autorizar a retirada dos materiais armazenados no almoxarifado.
Se necessário, deve fornecer treinamento sobre os equipamentos, materiais e ferramentas presentes nas instalações.

Chefe de segurança

É responsável pela prevenção de riscos ocupacionais.

Analise possíveis situações de risco.
Faça planos de segurança.
Inspecione a equipe.
Monitore sistemas.
Garante a segurança de clientes e colaboradores.
Elabora relatórios sobre tudo o que foi feito e aconteceu.
Controle de estacionamento.

Gerente de jardim

Encarregado de tudo relacionado com o jardim e sua manutenção.

Gerente administrativo

Sua função é planejar e dirigir a gestão administrativa da empresa.

Gerenciar relacionamentos com fornecedores.
Controle disciplinar de pessoal.
Crie estratégias de produção, etc.

Chefe de recursos humanos

É responsável por tudo o que se refere ao controle de recursos humanos e atua em contato direto com a Gerência Geral e demais gestores.

Você deve manter um ambiente de trabalho favorável.
Organize os subsistemas de RH.
Medie conflitos entre funcionários.
Garantir o bem-estar das relações empregado-empresa.

Gerente de armazém

Controla as entradas e saídas de todos os materiais, equipamentos, produtos, ferramentas e em geral todos os bens da empresa.

Também realiza auditorias e inventários para o controle correto e eficaz.

Assistente de contabilidade

Seu trabalho está relacionado às tarefas contábeis, entre algumas de suas muitas funções podemos encontrar:

Gestão de inventário.
Pagamento de serviços.
Declarações de impostos.

Auxiliar administrativo

Suas principais funções são:

Processamento de correspondência, recebimento de documentos, atendimento de ligações, visitas, arquivamento de documentos, processamento de arquivos, manutenção da agenda em dia, etc.

Outro esquema é: