Políticas de inventário: tipos, como são estabelecidas e exemplo - Ciência - 2023

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As políticas de estoque são as instruções escritas da alta administração sobre o nível e a localização do estoque que uma empresa deve ter. Estoque é o termo usado na manufatura e logística para descrever materiais que são entradas para a produção, produtos acabados ou produtos que estão no processo de manufatura.

O principal objetivo das políticas de estoque é aumentar os lucros da empresa, buscando sempre garantir níveis adequados de estoque. Os procedimentos usados para fazer isso variam de acordo com o tipo de negócio.

O ativo mais valioso de uma empresa geralmente é o valor do estoque que ela possui. Políticas e procedimentos são usados para proteger esses ativos contra vencimento, roubo ou outros tipos de perda.

Além de proteger o estoque, as empresas querem ter certeza de que têm estoque suficiente para atender à demanda, caso contrário, podem perder vendas. Por outro lado, manter um estoque excessivo é caro, não só pelo risco de danos ou perdas, mas também pelo espaço necessário para armazená-lo.

Tipos

Fluxo de custos

O fluxo de custo FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) pressupõe que o estoque mais antigo seja vendido primeiro.

Como os custos tendem a aumentar com o tempo, o FIFO usa os custos mais baixos para calcular o custo das mercadorias vendidas. Isso maximiza os lucros e, portanto, cria um passivo fiscal mais alto.

O fluxo de custos LIFO (Last In First Out) tem o efeito oposto: ele minimiza os lucros tributáveis quando os preços sobem.

Avaliação de estoque

Essa política visa garantir que o estoque seja controlado e calculado de forma adequada, evitando perdas ou faltas, tanto de produtos em elaboração como de produtos acabados.

Da mesma forma, para que os suprimentos adquiridos sejam convertidos como parte da mercadoria a ser vendida.

Esta política analisa o menor custo ou método de valoração de mercado, estabelecendo que deve ser aplicado sobre as quantidades reais do estoque, para determinar o valor de cada item.

Reserva de estoque

Os princípios contábeis exigem que as despesas correspondam à receita gerada e ao período contábil.

Isso pode ser feito com a despesa com perda de estoque, estabelecendo uma contra-conta de reserva de estoque.

É calculado o valor das perdas e danos que serão sofridos no período, amortizando no início do período. Isso é feito debitando os custos das mercadorias vendidas e creditando a reserva de estoque.

Ao perceber as perdas, a conta reserva é debitada e o estoque é creditado.

Perpétuo vs periódico

Se for utilizado um sistema de inventário perpétuo, os registros são continuamente atualizados em caso de alterações de inventário, por meio de um sistema informatizado. O custo das mercadorias vendidas está sempre atualizado.

Um sistema periódico é baseado em contagens físicas. É mais fácil e barato, mas não fornece informações em tempo real. Atualiza os custos das mercadorias vendidas em parcela única no final do período.

Como são estabelecidas as políticas de estoque?

Devem ser avaliados os requisitos de cada área da empresa, buscando um equilíbrio entre eles. As variáveis a levar em consideração são:

Custos

O primeiro aspecto refere-se ao custo de manter os produtos armazenados. Você deve examinar o valor a ser pago pelo depósito e o pessoal que gerencia e monitora o estoque.

O segundo ponto são os custos de obsolescência, que correspondem ao caso de produtos alimentícios ou medicamentos perecíveis. Estes têm uma vida útil curta, pois expiram após um certo tempo e não podem ser negociados.

Em terceiro lugar estão os custos do pedido, relativos à organização administrativa responsável por fazer as compras.

Nível de serviço

Essa variável leva em consideração as expectativas dos clientes em relação ao serviço, qual o percentual de pedidos concluídos que são entregues ao cliente e qual o prazo de entrega prometido que a empresa tem cumprido.

Restrições do provedor

Leve em consideração as condições a serem atendidas para a obtenção do produto. Por exemplo, se o fornecedor exige uma quantidade mínima para comprar, se é uma empresa flexível e confiável, se oferece descontos de acordo com o volume do pedido.

Da mesma forma, se o fornecedor tiver a quantidade necessária disponível e se os produtos forem despachados de seu estoque ou iniciar seu processo de produção após a realização do pedido.

Tempo de reposição

Corresponde ao período de tempo a partir do momento em que é revelado que um produto deve ser encomendado e ao momento em que esse produto fica à disposição da empresa para o utilizar.

Cinco períodos estão envolvidos neste processo: verificação de estoque, gerenciamento de compras, gerenciamento de pedidos de fornecedores, transporte e entrada no sistema da empresa.

Padrões de demanda

Está relacionado ao número de clientes que compram os produtos regularmente, a fim de avaliar a frequência de vendas e fazer pedidos de acordo com a média de vendas.

Esses esquemas não são conclusivos e podem mudar a qualquer momento. Portanto, um inventário de segurança deve ser mantido.

Exemplo

A seguir está um exemplo do modelo de política de estoque para uma universidade.

Declaração de política

Os estoques são definidos como artigos de papelaria, peças sobressalentes, materiais de laboratório, produtos químicos, estoque em consignação e equipamentos menores, vendidos a estudantes ou ao público em geral.

Gestão de inventário

Cada área que possui estoque deve ter um sistema de manutenção de registros para registrar:

- Aditivos.

- Vendas ou transferências.

- Retorna.

Os registros de estoque devem ser mantidos por pessoas que não sejam responsáveis pelo manuseio físico do estoque no depósito.

Uma inspeção física e contagem de inventário devem ser realizadas anualmente para verificar e confirmar os registros de inventário. Devem ser identificados escassez, excedentes, estoques obsoletos e danificados.

Os itens obsoletos devem ser descartados, obtendo-se a aprovação do responsável oficialmente autorizado por meio do procedimento de delegação financeira.

Quando uma contagem de estoque revela uma discrepância entre os níveis de estoque teórico e físico, os registros de estoque devem ser modificados assim que a contagem física for verificada.

Todas as entradas de ajuste devem ser aprovadas pelo representante oficialmente autorizado no âmbito do procedimento de delegação financeira.

As unidades organizacionais devem garantir o armazenamento seguro dos estoques, incluindo proteção contra roubo, incêndio e outros danos. O acesso às áreas de armazenamento é restrito.

Avaliação

Todos os estoques avaliados com o objetivo de inclusão nas demonstrações financeiras devem ser avaliados pelo menos pelo custo e pelo valor realizável líquido. Quando prático, o custo dos estoques de itens específicos será alocado em uma base FIFO.

Referências

Eric Bank (2019). Políticas de contabilidade de estoque. Pequena empresa - Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
Universidade de Queensland (2019). Biblioteca de políticas e procedimentos de UQ. Retirado de: ppl.app.uq.edu.au.
Study (2019). Controle de estoque: políticas e procedimentos. Retirado de: study.com.
Adriana Carolina Leal (2018). Políticas de estoque em uma empresa. Eu sigo. Retirado de: siigo.com.
Treinamento Jsw (2019). Políticas e procedimentos de controle de estoque. Retirado de: jsw.org.au.