Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos - Ciência - 2023

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o controle administrativo É definido como o processo pelo qual os gerentes influenciam outros membros da organização para implementar estratégias. É executado com base nas informações recebidas pelos gestores.

Ele lida com coordenação, alocação de recursos, motivação e medição de desempenho. A prática de controle de gestão e o projeto de sistemas de controle de gestão são baseados em uma série de disciplinas acadêmicas.

O controle administrativo envolve extensas medições. Portanto, está relacionado e requer informações da contabilidade, especialmente da contabilidade gerencial. Em segundo lugar, envolve decisões de alocação de recursos. Portanto, está relacionado e requer contribuição da economia, especialmente da economia gerencial.

Terceiro, envolve comunicação e motivação para o trabalho. Isso significa que está relacionado e requer contribuição da psicologia social, principalmente do comportamento organizacional.

Controles deficientes dentro de uma empresa representam ameaças significativas, como uso ineficiente de recursos, erros de processamento, redução da lucratividade, falta de conformidade regulatória e roubo ou apropriação indevida de ativos por funcionários.

Planificação e controle

Existe uma estreita ligação entre planejamento e controle. O planejamento é um processo pelo qual os objetivos de uma organização e os métodos para alcançá-los são estabelecidos. Controle é um processo que mede e direciona o desempenho real em relação aos objetivos planejados da organização.

Uma vez que as estratégias são estabelecidas e os planos são feitos, a principal tarefa da administração é tomar medidas para garantir que esses planos sejam executados ou, se as condições exigirem, que os planos sejam modificados.

O controle administrativo é uma das funções gerenciais, assim como o planejamento, a organização, a supervisão e a direção.

É uma função importante, porque ajuda a verificar erros e tomar medidas corretivas para minimizar o desvio dos padrões e atingir os objetivos declarados da organização da maneira desejada.

O controle administrativo pode ser definido como a função do sistema que ajusta as operações conforme necessário para atingir o plano ou para manter as variações nos objetivos do sistema dentro dos limites permitidos.

Sistemas de controle administrativo

São sistemas que coletam e utilizam informações para avaliar o desempenho de diferentes recursos empresariais, como humanos, físicos, financeiros e da organização em geral, em decorrência das estratégias de gestão perseguidas.

Portanto, são o conjunto de procedimentos formais necessários à eficiência administrativa e econômica. Os gerentes o usam para manter ou alterar os padrões nas atividades da organização.

Sendo parte integrante de todo o sistema de controle de uma empresa, tem por objetivo garantir a execução completa e oportuna dos planos e políticas de gestão.

Eles podem incluir tudo, desde como os suprimentos são solicitados até como os ativos são programados para serem usados, os trabalhos são atribuídos ou o estoque é gerenciado.

Um sistema de controle de gestão é a forma como os gerentes podem documentar suas estratégias ou políticas organizacionais. Da mesma forma, é uma forma de avaliar o desempenho dos processos corporativos internos, comparando-os com os objetivos e políticas declarados.

Ferramenta de negócios

O sistema de controle administrativo é uma ferramenta de negócios que pode dar uma indicação do desempenho de uma organização de acordo com seus objetivos.

No entanto, os controles administrativos são apenas uma das ferramentas que os gestores usam para implementar as estratégias desejadas.

As estratégias são implementadas não apenas por meio de controles administrativos, mas também com estrutura organizacional, gestão de recursos humanos e cultura organizacional.

Componentes

O sistema de controle administrativo é uma ferramenta que ajuda a administração a direcionar uma organização para seus objetivos estratégicos e sua vantagem competitiva. É geralmente entendido como tendo três componentes:

- Estabelecimento de padrões.

- Medição do desempenho real em relação a esses padrões.

- Tomar medidas corretivas em face de desvios das regras e planos.

Dificuldades

Existem duas dificuldades comuns que envolvem os sistemas de controle administrativo nas empresas.

- Ser capaz de reconhecer as áreas onde é necessário um maior controle.

- Ser capaz de reconhecer quando os controles existentes são ineficientes ou defeituosos.

metas

Os objetivos de controle administrativo referem-se à confiabilidade das informações financeiras, feedback oportuno sobre o cumprimento dos objetivos operacionais ou estratégicos e conformidade com leis e regulamentos.

Detecção de erro

Uma irregularidade na gestão da empresa pode comprometer o cumprimento dos objetivos gerais da empresa, fazendo-a perder terreno para a concorrência e até que a sua própria sobrevivência seja comprometida.

Portanto, torna-se importante detectar anormalidades rapidamente. Da mesma forma, podem ser identificados diferentes circuitos e áreas que, embora não sejam afetados por anomalias ou falhas graves, podem ser otimizados para o bem-estar geral da empresa.

Mostre que tudo funciona corretamente

O controle administrativo verifica se tudo está funcionando bem e se tanto os objetivos propostos quanto os níveis estabelecidos na esfera administrativa no que diz respeito a lucros, vendas, segurança, etc., são atendidos sem modificações significativas.

Dessa forma, a empresa fica mais segura, seus padrões e processos de tomada de decisões operacionais mais sólidos.

Aja quando necessário

Detectar uma situação não é muito útil se não forem tomadas ações específicas para redirecionar uma circunstância negativa, graças às informações detalhadas e concretas fornecidas pelo controle administrativo.

Comunicar e motivar os trabalhadores

O conhecimento preciso do estado da empresa, incluindo seus erros, problemas e aspectos corretamente tratados, promove uma melhor comunicação com os trabalhadores, motivando-os a garantir que os aspectos necessários sejam aprimorados ou que a linha correta seja seguida.

Implementar medidas preventivas

O diagnóstico prematuro de problemas específicos detectados pelo controle administrativo torna desnecessárias as ações corretivas, pois são substituídas apenas por ações preventivas.

Vantagem

A maior vantagem do controle gerencial é que ele cria um ciclo de direção e controle para a liderança empresarial. A tomada de decisões é simplificada, pois menos pessoas estão envolvidas.

Ajuda os gestores a medir o desempenho real e como um guia para o cumprimento dos objetivos.

Ajuda a descentralização

A tendência moderna nas organizações empresariais é a descentralização, o que requer um sistema de controle.

Na descentralização, a autoridade de tomada de decisão está dispersa por toda a organização.

A administração deve manter o controle em suas mãos para ver se a autoridade está sendo usada corretamente. Sem controles administrativos adequados, a descentralização não pode ser bem-sucedida.

Ajuda na coordenação

O tamanho das empresas modernas está aumentando. Neles está empregado um grande capital e um grande número de pessoas.

Isso cria o problema de controle adequado, uma vez que existem muitas divisões que produzem e distribuem produtos diferentes. Para coordenar suas atividades, é necessário um sistema de controle.

Simplifique a supervisão

Simplifique o monitoramento apontando desvios significativos. Mantém os funcionários sob controle.

Um bom sistema de controle detecta pontos fracos muito rapidamente. Isso ajuda a expandir o escopo de controle em todos os níveis.

Aumente a motivação

As técnicas de controle criam uma atmosfera de ordem e disciplina na organização, encontrando desvios e identificando os fatores responsáveis por eles.

Isso aumenta a motivação dos funcionários, porque eles conhecem o cargo pelo qual são responsáveis.

Desvantagens

Uma desvantagem do controle administrativo é que ele pode desestimular a criatividade e a inovação, tornando a empresa mais padronizada e menos flexível.

Organizações com controle administrativo rígido costumam ser menos capazes de se adaptar às mudanças no mercado, em seu setor ou no ambiente jurídico, tendo limitado o escopo de possíveis ideias e planos.

Dificuldade em estabelecer padrões quantitativos

O controle administrativo perde eficácia quando o padrão de desempenho não pode ser definido em termos quantitativos.

É muito difícil estabelecer um padrão quantitativo para o comportamento humano, nível de eficiência, satisfação no trabalho, motivação dos funcionários, etc. Nesses casos, o julgamento fica a critério do gerente.

Não há controle sobre fatores externos

Uma empresa não pode controlar fatores externos, como política governamental, mudanças tecnológicas, mudança na moda, mudança na política de concorrência, etc.

Resistência do empregado

Os funcionários de base podem se sentir subestimados e insatisfeitos porque não têm permissão para apresentar suas idéias. Os funcionários sentem que o controle reduz sua liberdade de ação. Isso pode levar a uma grande rotatividade de pessoal.

Os funcionários geralmente resistem ao controle. Como resultado, sua eficácia é reduzida.

Caso caro

As organizações precisam gastar muito tempo e dinheiro para instalar um sistema de controle administrativo.

Os benefícios devem ser maiores do que o custo envolvido, então só o controle será eficaz, caso contrário levará à ineficiência.

Importância

Sem controle administrativo, o processo de gestão fica incompleto. Nas empresas, a necessidade de controle surge devido a vários fatores:

- É difícil estabelecer padrões de desempenho totalmente precisos em grandes organizações. Por outro lado, um gerente precisa de todos os tipos de informações oportunas, que nem sempre estão disponíveis. O controle é necessário para avaliar a precisão dos padrões.

- Os funcionários recebem grandes somas de dinheiro e recursos valiosos. No entanto, na ausência de controle, os funcionários podem ceder às tentações. Um sistema de controle eficiente ajuda a minimizar o comportamento desonesto por parte dos funcionários.

- Na ausência de controle, os funcionários podem relaxar em seus esforços e seu desempenho pode cair abaixo do normal.

Por meio do controle, garante-se que os recursos de uma organização sejam obtidos e utilizados de forma eficaz para atingir os objetivos desejados. O controle administrativo oferece os seguintes benefícios:

Verificação de política

Permite à gestão verificar a qualidade dos diferentes planos. Assim, pode revelar quais planos precisam ser redesenhados ou quais metas precisam ser modificadas.

Mudanças no ambiente podem tornar os planos originais impraticáveis ou deficientes. O controle ajuda a revisar e atualizar os planos.

Responsabilidade gerencial

Mesmo quando um gerente atribui algumas atividades e delega autoridade a seus subordinados, ele ainda é responsável pelo desempenho final.

Portanto, um gerente deve verificar o desempenho de seus subordinados para garantir que eles estejam usando a autoridade delegada da maneira desejada.

O controle administrativo permite que os gerentes cumpram suas responsabilidades e, ao mesmo tempo, delegem autoridade.

Motivador

Inspire os funcionários a trabalhar duro e ter um melhor desempenho. Quando eles sabem que seu desempenho está sendo valorizado e suas recompensas estão vinculadas a essa avaliação, eles tentarão contribuir com seus melhores esforços.

Eficiência

O controle contribui para a eficiência das operações, com foco no cumprimento dos objetivos. Portanto, permite aos gestores detectar e corrigir os erros antes que se tornem graves, ajudando a minimizar desperdícios e perdas.

Exemplos

Um controle administrativo é qualquer processo, prática, política, ferramenta, medição ou sistema que é implementado para permitir que o gerenciamento direcione os recursos de uma organização. Os seguintes são exemplos ilustrativos:

Controle de requisitos

Documente formalmente os planos como requisitos e gerencie a mudança desses planos.

Controles financeiros

Controles financeiros, como a prática de desenvolver, monitorar e contabilizar um orçamento.

Monitoramento de desempenho

O processo de chegar a um acordo sobre um conjunto de metas com os funcionários e avaliar o desempenho em relação a essas metas.

Supervisão

Acompanhamento do desempenho dos funcionários para melhorar a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho.

Controle de mudança

O processo de enviar, avaliar, aprovar, priorizar, implementar, comunicar e revisar mudanças em uma organização.

Controles de segurança

Implementar salvaguardas e contramedidas para evitar riscos a pessoas, propriedades e informações.

Verificações de conformidade

A implementação de processos, procedimentos, sistemas, controles, medições e relatórios para cumprimento de leis, regulamentos, normas e políticas internas.

avaliação comparativa

É o processo contínuo de benchmarking do desempenho da empresa em relação à indústria atual, à concorrência ou às melhores práticas.

Aperfeiçoamento contínuo

É o processo repetitivo de medir as coisas, aprimorá-las e medi-las novamente.

Controle de qualidade

Certifique-se de que as saídas estejam dentro das especificações. Por exemplo, implemente um processo para testar produtos em uma linha de produção.

Garantia de qualidade

É o processo de prevenção de futuras falhas de qualidade. Por exemplo, a prática de investigar a causa raiz de todas as falhas de qualidade para identificar melhorias.

Automação

Melhora a produtividade, eficiência e também qualidade ao substituir o trabalho pela automação.

Controle de dados

Controle de dados em áreas como qualidade de dados, ancestralidade de dados, segurança, integração e conformidade.

Controle de inventário

Regular e contabilizar o estoque para evitar escassez ou excesso de oferta.

Controle de ativos

Controle de ativos como instalações, infraestrutura, máquinas, software e propriedade intelectual.

Por exemplo, um sistema de contabilidade de ativos implementa uma separação apropriada de interesses sobre os ativos.

Referências

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